Communicatie

Aandacht voor de aanhef & afsluiting van je e-mail

0

We versturen bijna allemaal dagelijks stapels e-mails, en ontvangen die dus ook. Laten we eens bij het begin beginnen: hoe begin je een e-mail op een professionele manier? En hoe zit het met de afsluiting? Sta je daar nog weleens bij stil? Want het klinkt vanzelfsprekend, en soms is dat het ook. Maar het gaat nog regelmatig mis. Ik licht graag de grootste valkuilen toe én natuurlijk hoe het wel moet.

Het grote dilemma: je weet niet wie de mail leest

Vaak weet je wie je mailt, maar niet altijd. Mail je naar info@-adres? Dan heb je geen idee wie de mail leest. Is het dan gepast om ‘Hoi!‘ te roepen? Dat ligt aan jou als schrijver, aan het type bedrijf (en dus lezer) en aan je boodschap. Heb je een snelle informele vraag? Dan kan het misschien prima. Maar heb je een klacht, kondig je een aanbesteding aan, of wil je iemand uitnodigen voor een webinar, dan wil je een andere toon zetten.

Geachte dames en heren‘ volstaat vaak voor de formele boodschappen. Dat is een veilige optie waar mensen nog vaak voor kiezen. Maar het wat informelere ‘Beste lezer‘ volstaat toch ook prima? Als professionele taalidioot keur ik die variant goed. Het verouderde ‘L.S.‘, oftewel ‘Lectori salutem‘ dan weer niet.

Schrijf je een bedrijf aan waar meerdere mensen hetzelfde mailadres bemannen? Dan kun je best een naam noemen. Als je al eerder contact hebt gehad met iemand is het niet gek om die aan te spreken. Als iemand anders dan reageert, snapt die heus wel waarom je dat deed. En ken je iedereen al? Voel je dan vrij om ‘Goedemorgen!‘ te schrijven. Noteer je alle namen? Kijk daarmee uit. Als je iemand vergeet kan dat verkeerd vallen.

Kom ik wel oprecht over?

Het grote verschil met face-to-face communicatie is dat je met een e-mail niet direct iemands reactie kunt peilen. En een boodschap kan makkelijker anders overkomen dan je bedoelt. Maar ook daar kun je rekening mee houden. Als je bijvoorbeeld schrijft: ‘alvast bedankt voor je antwoord‘, kan dat behoorlijk dwingend overkomen. Je kunt beter iemand bedanken nadat diegene iets voor je heeft gedaan. Wat ik ook weleens zie is: ‘Ik hoop dat het goed met je gaat’. Je komt een stuk oprechter over als je daadwerkelijk vraagt hóé het met mij gaat, zeker in deze tijden!

Ga er niet vanuit dat alles in een keer duidelijk is. Ik zie al dat mensen inderdaad die optie open houden en schrijven: ‘neem gerust contact met mij op‘. Vermeld er dan direct een telefoonnummer bij, dat is wel zo makkelijk en nodigt daadwerkelijk uit tot contact. En werk je niet alle dagen? Dan is het handig om erbij te vermelden wanneer je lezer je kan bereiken of wanneer hij of zij een antwoord kan terugverwachten.

Ook het stellen van een vraag helpt om oprecht over te komen: ‘Heb je zo alle informatie die je nodig hebt? Anders dan hoor ik het graag.

Haastige spoed? Controleer je aanhef en afsluiting goed

Als je wel weet wie je aanschrijft, zorg dan dat je ook echt de juiste naam overneemt. Dat geldt voor de persoon én de bedrijfsnaam. Ik ontvang met enige regelmaat mailtjes die bestemd lijken te zijn voor ‘Jan’. En ik heb al alle mogelijke varianten van de naam Taalcentrum-VU voorbij zien komen. Soms wordt zelfs de naam van een concurrent genoemd. Dat staat slordig. De lezer kan het persoonlijk opvatten, bijvoorbeeld als desinteresse, maar het kan je ook zakelijk wat kosten. Bijvoorbeeld doordat je met een mailfoutje per ongeluk weggeeft dat je nog meer offertes hebt aangevraagd. Helemaal als duidelijk wordt bij wie, kan dat ten koste gaan van je onderhandelingspositie.

Afsluiting: consistent is key

De afsluiting van jouw e-mail is belangrijk in een zakelijke context. Sluit je mail af met de juiste woordkeus. ‘Hoogachtend‘ is eigenlijk niet meer van deze tijd, maar ook afhankelijk van je branche. Zelfs ‘Met vriendelijke groet‘ wordt al als afstandelijk gezien, omdat het heel standaard is. Mijn persoonlijke favoriet? ‘Hartelijke groet‘.

Tot slot: zorg voor consistentie in je boodschap. Open je je e-mail formeel, zorg dan dat je afsluiting daarbij hoort. En andersom misschien nog wel belangrijker. Als je opent met een informele groet, en amicaal communiceert, wil je dan wel afsluiten met een standaard ‘vriendelijke groet’? En voor als je het even niet meer weet, een aantal consistente voorbeelden van een aanhef en afsluiting:

  • Beste lezer‘ als opening past goed bij ‘Met vriendelijke groet‘ als afsluiting.
  • Hoi!‘ als opening past goed bij ‘Groet‘ als afsluiting.
  • Geachte dames en heren‘ als opening past goed bij ‘Hoogachtend‘ als afsluiting.
  • Dag Peter‘ als opening past goed bij ‘Met hartelijke groet‘ als afsluiting.

E-mail als tekstsoort

We kunnen dus wel concluderen dat een zakelijke e-mail een typische tekst is, waarbij je altijd oog moet houden voor de lezer. Juist in de aanhef en afsluiting. Als je dat niet doet, gaat het ten koste van je boodschap. We staan er niet altijd bij stil, en besteden niet zoveel aandacht aan e-mails als aan andere teksten die we schrijven. Misschien is dat niet zo erg, maar hiermee kun je wel het verschil maken.

Ik ben benieuwd naar jouw ervaring met de aanhef en afsluiting van e-mails. Wat gebruik jij (altijd)? En waar heb je een hekel aan?