Communicatieteams bij gemeenten onder druk: van oorzaak tot tips [onderzoek]

Je werkt je een slag in de rondte, maar de stapel opdrachten blijft groeien. Frustratie over collega’s die zelf aan de knutsel gaan, loopt geregeld hoog op. Herkenbaar? Communicatieteams bij gemeenten staan onder toenemende druk. Uit recent onderzoek blijkt dat bijna 80% van hen een groei in communicatievraag ziet, terwijl de beschikbare capaciteit achterblijft. Wat zijn de grootste uitdagingen en hoe kunnen teams hiermee omgaan?

De antwoorden op deze vragen komen naar voren in de Gemeente Communicatie Monitor 2024/2025. Een onderzoek uitgevoerd door Capital ID. Wij deden onderzoek onder 117 communicatieadviseurs, communicatiemedewerkers en teammanagers communicatie, van tenminste 70 Nederlandse gemeenten. Hoe kan het toch dat de vraag naar content en communicatiemiddelen blijft toenemen?

Alsmaar groeiende vraag

De cijfers liegen er niet om: 79,8% van de communicatieprofessionals (n=117) ziet een toenemende vraag naar communicatie vanuit de organisatie.

Iedereen denkt in middelen en alles is belangrijk.

Door de groei aan digitale kanalen en de opkomst van sociale media is er meer vraag naar frequente en relevante content om inwoners te bereiken. Tegelijkertijd geeft 69,3% aan dat hun team te klein is om deze groei op te vangen.

Klik op de afbeelding voor een grotere versie.

Overvraagde teams

Veel teams kampen met een structureel tekort van één of twee collega’s. Dit lijkt misschien weinig, maar in een team van vijf tot tien mensen betekent dit al snel 10 tot 20% minder capaciteit. Dus het aantal taken is flink toegenomen, maar de teamgrootte is niet meegegroeid. De gevolgen? Die zijn duidelijk: hogere werkdruk, het gevoel van tijd tekort en een constante worsteling om aan alle verwachtingen te voldoen. Voor communicatieteams is het balanceren tussen wat moet en wat kan.

Prioriteiten stellen wordt steeds lastiger als het aantal opdrachten blijft groeien, geven respondenten aan.

Klik op de afbeelding voor een grotere versie.

Stress onder communicatieprofessionals

Ruim 46% van de ondervraagden ervaart veel tot heel veel stress door de hoge werkdruk. Bijna de helft van de professionals zit dus in de gevarenzone als het gaat om werkstress.

Het onderzoek laat zien dat de interne organisatie steeds meer behoefte heeft aan zichtbaarheid en communicatie richting inwoners. Respondenten geven daarnaast ook aan dat het belang van tijdig communiceren steeds meer de standaard wordt binnen hun organisatie. En dat is natuurlijk een goede ontwikkeling. Maar is er ruimte binnen de teams voor een meer strategische aanpak?

De combinatie van steeds hogere verwachtingen vanuit de organisatie en onvoldoende capaciteit om hieraan te voldoen, leidt tot een onhoudbare situatie. Terwijl de werkdruk toeneemt, blijft de capaciteit vaak hetzelfde of neemt deze zelfs af door bezuinigingen.

Opvallend is dat 37% van de respondenten technologie als mogelijke oplossing ziet om de werkdruk te verlagen. Software kan mogelijk een deel van het werk overnemen of vergemakkelijken.

Klik op de afbeelding voor een grotere versie.

Overheidscommunicatie verandert

“Burgers vragen meer transparantie en dialoog, wat onze communicatiestrategieën aanzienlijk heeft beïnvloed.” In eerdere gesprekken kregen we al signalen over de groeiende werkdruk. Hoe groot zijn die struggles en waar liggen kansen?

Tijdrovende taken slokken capaciteit op

Waar gaat de schaarse tijd van de communicatieprofessionals aan op? Uit het onderzoek komt de volgende top 3 van meest tijdrovende taken naar voren:

1. Contentcreatie
2. Begrijpelijke taal waarborgen
3. Corrigeren van uitingen van collega’s

Daarna volgt op plek 4 tot en met 7: strategie, de organisatie communicatiever maken, digitoegankelijkheid en de huisstijl borgen. Dat de meeste tijd gaat naar het creëren van content, past natuurlijk bij de trend dat gemeenten sneller en frequenter willen communiceren met hun omgeving.

Klik op de afbeelding voor een grotere versie.

Vooral het corrigeren van uitingen blijkt een groot probleem. Maar liefst 61% van de respondenten geeft aan dat collega’s, buiten de communicatieafdeling, de huisstijl niet correct toepassen. Dit levert dus veel extra correctiewerk op. En bovendien lijkt in veel gevallen een communicatieprofessional niet te ontkomen aan een discussie met een collega over de correcte toepassing van de huisstijl. Want 30% heeft vaak discussies over de huisstijl en nog eens 55% heeft ze soms.

We zijn zoveel meer dan de ‘knip en plak-afdeling’

Communicatieteams fungeren zo te vaak als een soort kwaliteitscontrole achteraf, terwijl ze liever proactief bezig zouden zijn met strategie en contentcreatie.

De druk moet omlaag: wat te doen?

Het goede nieuws is: dit is geen individueel probleem. Groeiende werkdruk, stress en tijdrovende taken? De Gemeente Communicatie Monitor laat zien dat het merendeel van de communicatieprofessionals in gemeenteland ermee bekend is. En daarom is het ook geen luxe, maar noodzaak om die druk aan te pakken. Wat kunnen teams nu al doen? We vroegen vakgenoten hun tips en aanbevelingen te delen.

1. Digitalisering als kans

Digitalisering biedt gemeenten mogelijkheden om communicatie effectiever, efficiënter en toegankelijker te maken. Het is niet altijd nodig om het team uit te breiden. Slimme processen en tools kunnen helpen om doelgerichter en consistenter te communiceren.

Met de juiste digitale middelen kan één communicatieprofessional het werk doen dat voorheen door twee of meer collega’s werd gedaan.

2. Tijdswinst behalen met tooling

De drie grootste tijdvreters – contentcreatie, begrijpelijke taal waarborgen en correctiewerk – zijn juist de gebieden waar technologie grote winst kan opleveren. Denk aan tools die je kunt gebruiken voor automatische tekstcontrole. Bijvoorbeeld een tool die direct feedback geeft over hoe begrijpelijk een tekst is.

Ook handig: Brand Portal software die de huisstijl automatisch toepast op alle communicatie-uitingen. Of je kunt AI inzetten die alvast een eerste versie maakt van je content.

Met deze hulpmiddelen hoef je als communicatieteam niet meer zoveel tijd te besteden aan routineklussen. Zo houd je meer ruimte over voor strategisch werk en persoonlijke begeleiding van collega’s.

3. Werk vanuit een strategie

Een open deur: met alleen digitale hulpmiddelen red je het niet. Dat weten communicatieprofessionals ook. In bijna de helft van alle tips draait het om het belang van een duidelijke strategie. Maak als afdeling keuzes en zorg voor een heldere rolverdeling. Zorg dat je mandaat hebt en dat het bestuur en het management de strategie kennen. Dan kun je werken met focus, kaders en prioriteiten. Opvallend detail: de aanpak ‘Communiceren met focus’ (affiliate) van Renata Verloop en Aart Paardekooper wordt meerdere keren genoemd.

Een andere tip: zorg dat je vroeg in het proces aan tafel zit.

Intake is key. En zo laat je collega’s direct zien hoe de kwaliteit van communicatie beter wordt als zij eerst met communicatie zitten.

4. Wees pro-actief en zichtbaar

Meerdere vakgenoten raden aan om interne sessies te organiseren over communicatie. Laat zien waar jullie voor staan. En leg uit wat wel en wat niet te doen en neem collega’s mee in de werkwijze.

Maak afspraken over planning en aanlevermomenten van inhoud en beeldmateriaal. Zo voorkom je ruis en last minute acties.

Het stellen van randvoorwaarden is essentieel. Hierdoor kunnen jullie als team steeds meer een andere rol aannemen. En vaak heeft een communicatieteam alle skills al in huis om meer regisseur en coach te worden.

5. Drempel verlagen voor collega’s

Minder corrigeren en meer regisseren. Dat is wat je wil. Maak het voor collega’s binnen je organisatie zo eenvoudig mogelijk om correcte communicatie-uitingen te maken. Werk met kant-en-klare sjablonen en zorg dat het huisstijlhandboek niet alleen beschikbaar, maar ook gebruiksvriendelijk is.

Je kunt ook denken aan een Brand Portal waar collega’s zelf communicatiemiddelen kunnen maken binnen de kaders van de huisstijl. Hoe minder correctiewerk achteraf nodig is, hoe meer tijd het communicatieteam overhoudt.

6. Hergebruik inzetten

Verrassend: uit de antwoorden blijkt dat 36,5% van de gemeenten nooit tot zelden communicatiemiddelen hergebruikt. Op dit vlak kun je al snel winst behalen. Stop met ad-hoc contentcreatie en werk met voorspelbare formats. Sommige content komt regelmatig terug, zoals updates over wegwerkzaamheden, nieuwsbrieven of berichten over gemeenteraadsvergaderingen.

Klik op de afbeelding voor een grotere versie.

Verzamel deze content op een centrale plek, zoals SharePoint of een Brand Portal. Zo hoef je niet steeds opnieuw het wiel uit te vinden en kan jouw team sneller en efficiënter werken.

De toekomst van gemeentelijke communicatieteams?

Communicatieteams bij gemeenten staan voor grote uitdagingen: een groeiende vraag naar communicatie, te weinig capaciteit en een hoge werkdruk. Daarnaast zorgen krapte op de arbeidsmarkt en strakke budgetten ervoor dat teams niet snel aangevuld kunnen worden. Bijna de helft van de professionals ervaart veel tot heel veel stress. En tijdrovende taken, zoals correctiewerk, slokken kostbare capaciteit op.

De oplossing ligt enerzijds in digitalisering en slimme tools, want zo kun je een goede start maken om de werkdruk te verlagen en effectiever te communiceren. Aan de andere kant vergt het ook een organisatorische verandering: werken vanuit een strategie, afwegingskaders toepassen en een intensievere samenwerking. Door processen te stroomlijnen, hergebruik te stimuleren en drempels voor collega’s te verlagen, kunnen communicatieteams meer bereiken met minder stress.

Herkenbaar of opvallend?

Wat was voor jou het meest opvallende inzicht uit dit onderzoek? Wat doen jullie om de werkdruk binnen jullie communicatieteam te verlagen? Deel je ervaringen in de reacties.

Home < Communicatieteams bij gemeenten onder druk: van oorzaak tot tips [onderzoek]