Productieve vergaderingen? Facilitators maken het verschil [3 technieken]

“Weer een vergadering die net zo goed een e-mail had kunnen zijn.” Klinkt bekend? Uit onderzoek blijkt dat je als medewerker gemiddeld 392 uur per jaar besteedt aan vergaderen. Dit komt neer op bijna een derde van je werkweek.

In het ‘acceleration equation survey’ wat we bij Lucid Software recent deden, gaf meer dan 60 procent van de kenniswerkers aan regelmatig vergaderingen te verlaten zonder duidelijke vervolgstappen. Er lijkt dus een wijdverbreid probleem te zijn met de effectiviteit van vergaderingen. Dat is jammer, want goed geleide vergaderingen zijn een effectieve manier om teams te verbinden, draagvlak te creëren en innovatieve ideeën te genereren.

Ik merk het zelf ook. Als een paar deelnemers het hele gesprek domineren, deelnemers afgeleid zijn of focus ontbreekt, dan leiden meetings vaak tot vervolgvergaderingen waarin de knopen alsnog moeten worden doorgehakt. Zelfs als een gesprek productief voelt, vertaalt dat zich niet altijd naar het bereiken van de vergaderdoelen.

Facilitators maken het verschil

De effectiviteit van een vergadering hangt minder af van de agenda en meer van hoe discussies worden begeleid. Ik denk dat een goede facilitator het gesprek op koers houdt, zorgt voor evenwichtige deelname en routinematige afvinklijstjes transformeert in constructieve gesprekken. Toch merk ik dat facilitator-vaardigheden ondanks hun impact ondergewaardeerd en onderontwikkeld blijven in veel organisaties.

Laten we dat veranderen. Hier zijn drie technieken die jouw vergaderingen effectiever en waardevoller maken:

1. Begrijp de verschillende vergaderrollen en jouw rol als facilitator

Ik vergelijk een meeting graag met een driepoot: elke rol is even belangrijk voor de stabiliteit. Je hebt de sponsor, dat is de kampioen vergaderdoelen stellen, met laser-focus op de gewenste resultaten. Daarnaast heb je de deelnemers, de ideeëngeneratoren, de probleemoplossers, elk met hun eigen expertise. En tot slot, de facilitator, de spil in het geheel.

De rol van facilitator houdt in dat je niet je eigen ideeën ‘pusht’, maar dat je de samenwerking stimuleert terwijl je de vergaderdoelstellingen scherp in het oog houdt. Voorbereiding is daarbij alles.

• Creëer een duidelijke agenda
• Deel relevante informatie
• Vraag deelnemers vooraf om input

Het bieden van een veilige omgeving waar iedereen een stem heeft en waarin actief naar elkaar wordt geluisterd is minstens zo belangrijk. Geef aan het begin van de vergadering duidelijke spelregels mee over discussie en focus. Zo bouw je een stevig fundament voor samenwerking, zelfs wanneer gesprekken intens worden of de vergadering dreigt af te dwalen.

2. Beheers het vergaderproces: een kader voor ‘flow’

Er zijn een paar belangrijke stappen in het leiden van een effectieve vergadering:

• Definieer duidelijk de vergaderdoelstellingen om een gedeeld begrip te creëren van wat een succesvolle uitkomst vormt.
• Ontwerp een reeks activiteiten die deelnemers betrekt en de vaart erin houdt.
• Leid de vergadering zelf, documenteer beslissingen en evalueer voor continue verbetering.

Tijdens de vergadering is het jouw taak om de groep gefocust te houden op de beoogde resultaten. Praktische tools en oefeningen ondersteunen dit. Gebruik bijvoorbeeld een zichtbare timer, creëer een ‘parkeerplaats’ voor off-topic ideeën en check met de vergadersponsor of je nog op koers ligt.

Neem na de vergadering de tijd om te reflecteren. Documenteer de genomen beslissingen, evalueer wat goed werkte en leg dit vast. Met het inzetten van deze inzichten in toekomstige sessies versterk je voortdurend je facilitator-vaardigheden en slinger je de productiviteit van vergaderingen verder aan.

3. Cultiveer samenwerking op gelijke voet: de kunst van inclusie

Als facilitator heb je de juiste positie om de groepsdynamiek te observeren en richting productieve resultaten te sturen. Je observeert en reageert actief op signalen tijdens de vergadering, houdt de dynamiek tussen de personen in balans, en regelt de energie van de groep.

Een belangrijk onderdeel van je rol als facilitator is het bevorderen van gelijkheid in de samenwerking. Waarschijnlijk heeft niet iedereen dezelfde communicatiestijl. Sommige deelnemers zijn van nature spraakzaam, anderen meer gereserveerd. Met dat in gedachten kan je binnen de vergadering deze verschillen een plek geven en een balans tussen perspectieven en benaderingen creëren.

Gebruik ook visuele tools om werk te versnellen

Visuele tools helpen teams om op een visuele en interactieve manier samen te werken; voor, tijdens én na vergaderingen. In plaats van alleen tekst te gebruiken, kunnen teamleden diagrammen, mindmaps, flowcharts, video’s, tekeningen en andere visuele elementen maken of toevoegen om complexe ideeën, processen of structuren beter te begrijpen. Dit maakt het makkelijker om snel tot een gedeeld inzicht te komen.

Aan zulke visuele tools kun je ook tegelijkertijd met meerdere gebruikers aan hetzelfde document te werken, ongeacht je locatie. Dit is handig tijdens vergaderingen, omdat iedereen toch direct kan bijdragen aan het proces, zonder fysiek aanwezig te zijn.

Ze maken je communicatie en besluitvorming dus eenvoudiger en duidelijker, vooral wanneer er abstracte of ingewikkelde concepten besproken worden. Door alles visueel weer te geven, wordt de kans op misverstanden kleiner.

Geen nutteloze vergaderingen meer

Effectief faciliteren is de beste manier om vergaderingen doelgericht, inclusief en resultaatgericht te maken. Als je een vergadering goed faciliteert, dan houd je je team op één lijn en gefocust. En je helpt hen om hun doelen te bereiken. Met de juiste technieken en tools zijn vergaderingen te transformeren van tijdverspilling naar waardevolle sessies. En die vrijgemaakte tijd kun je dan besteden aan het realiseren van de tijdens de vergadering afgestemde werkzaamheden.

Home < Productieve vergaderingen? Facilitators maken het verschil [3 technieken]