Reportage: Microsoft Portal Event

[[image:kaart.jpg::right:1]]Gistermiddag vond in Amstelveen het Microsoft Portal Event plaats. Microsoft Nederland, Macaw en e-office gaven een update over de mogelijkheden van het nieuwe SharePoint 2007. Onder leiding van de altijd weer verrassende dagvoorzitter George Parker kregen we updates van Microsoft zelf en een tweetal interessante praktijkcases: het nieuwe intranet van Intervet International (een veterinair-farmaceutisch bedrijf) en het Kantoor van de toekomst, een geïntegreerd digitaal dossier via internet, extranet en intranet, van BDO CampsObers (Accountants & Adviseurs).

Microsoft: Introductie SharePoint 2007 

Zoals gewoonlijk wordt het Microsoft Portal Event voorafgegaan door een speciale presessie voor iedereen die nog geen ervaring heeft met Sharepoint 2007. In een verhaal van een uur geeft Jurrien de Haan, Technolgy Specialist Information Worker bij de Enterprise & Partner Group van Microsoft Nederland, een introductie tot dit enterprise content management platform. Onderstaande sheets geven een overzicht van de mogelijkheden van het SharePoint platform.

Office heeft wereldwijd meer dan 400 miljoen gebruikers, maar ook SharePoint heeft inmiddels al ruim 80 miljoen gebruikers (10.000 SharePoint klanten). De kracht van SharePoint is enerzijds de prima aansluiting met Office, anderzijds het feit dat er veel Out-of-the-box functionaliteit is. Ook is er een groeiende community van klanten en partners die bijdraagt aan de kracht van het product.

Microsoft: People ready business

[[image:stigter.jpg::right:1]]Ernst-Jan Stigter, director Enterprise & Partner Group Microsoft Nederland, neemt de openingspresentatie van de eigenlijke meeting voor zijn rekening. Het onderwerp van zijn verhaal ‘Is uw onderneming ‘people ready’?’.

Hij begint met wat citaten uit het boek The World is Flat van Thomas Friedman. De kern van dit boek is dat de macht verhuisd van aanbod naar vraag. Informatie is de grootste gemene deler en digitalisatie brengt met zich mee dat de macht naar het individu verhuisd. Voor ondernemingen liggen er (soms veranderende) uitdagingen (globalisatie, klantbehoeften, regulatie etc) en is er de druk om een performance (winst, groei omzet koers etc) neer te zetten.

Onderzoek wijst uit dat succesvolle bedrijven vier dingen goed doen:

• ontwikkelen van relaties: stelt je in staat om inzicht te krijgen in de vraag
• verbeteren van operaties: een permanente drang om dit te doen (voorbeeld: Dell)
• najagen van innovatie: voorbeeld ING, waar 17% van de winstgevendheid te danken is aan ING Direct
• bouwen van connecties: hou ik me bezig met mijn core-business, kan ik zaken soms beter uitbesteden

Het zijn niet de bedrijven die dit op gang brengen, het zijn de mensen die het doen. De mensen maken het verschil en in een kenniseconomie als de onze zal dat alleen maar toenemen.  

De sheets van deze presentatie van Ernst-Jan Stigter zijn hieronder te bekijken.

e-office: Internationale samenwerking bij Intervet

[[image:krikke.jpg::right:1]]Bas Krikke, Projectfacilitator e-office, presenteert de praktijkcase van intervet: 'Internationale samenwerking optimaliseren door inzet SharePoint 2007'. Intervet International is een business unit van de Pharma-groep van Akzo Nobel en een bedrijf dat wereldwijd is uitgegroeid tot een van de leidende veterinair-farmaceutische bedrijven. Men ontwikkelt en produceert al meer dan 50 jaar diergeneesmiddelen voor inmiddels meer dan 100 landen in de wereld. 

Bas Krikke is bij Intervet als projectmanager verantwoordelijk voor het nieuwe internationale intranet dat gebouwd is met SharePoint 2007. Het vorige intranet van Intervet was een echt eerste generatie intranet en faciliteerde op geen enkele manier samenwerking tussen medewerkers. 

Hij geeft allereerst aan waarom er voor SharePoint 2007 werd gekozen en waarop de businesscase gebaseerd was:

• snelle, relevante, kwalitatieve en dynamische informatievoorziening
• kostenreductie IT-ondersteuning
• optimaliseren samenwerking tussen internationale kennisteams (tijdzones!)
• voorbereiding voor workflow en applicatie publicatie

Eind 2005 werd een Proof of Concept uitgevoerd met de tools die toen beschikbaar waren: SharePoint 2003 en Content Management Server 2002. Doordat SharePoint 2007 beschikbaar kwam kon de uiteindelijke realisatie op dit platform plaatsvinden.

Er werd gekozen om niet ICT maar de business leading te laten zijn. Via een vragenlijst zijn de behoeftes van de business boven tafel gekregen. Er werd vervolgens een projectorganisatie samengesteld met, naast de projectmanager, Prince 2 expertise, een stuurgroep bestaande uit vertegenwoordigers van Global Communications en IT, een multidisciplinair team, begeleiding vanuit Microsoft i.v.m. het gebruik van een beta versie en een e-officeteam voor de training en implementatie. 

In de projectaanpak is gewerkt met workshops, geplande begeleiding, een continue focus op het multidisciplinaire team en SharePoint 2007 Beta1. In februari ging het project van start, in augustus ging men live en a.s. december volgt de afsluiting. Onderweg kwam er een – onvoorzien – branding-project tussendoor, dus er ontstonden plotseling veel huisstijl en lay-out issues.
 
Via onderstaande sheets krijg je een completer beeld van de projectaanpak en daarnaast van de opzet (vormgeving, navigatie, functionaliteit, sites) van het intranet.

My Site, een persoonlijk plekje op intranet, is bewust nog niet opengezet. Er gebeurt dus nog niets met individuele kennis, dat was voor Intervet nog een stap te ver. Ook Instant Messaging (Live Communications Server) werd nog niet geïmplementeerd, voor een deel vanwege technische redenen (bandbreedte bij internationale verbindingen), voor een ander deel omdat het nog niet echt paste bij de manier van werken (cultuur).

Men is in augustus live gegaan voor 5.000 mensen. Op het intranet zijn er op dit moment vijf bedrijfsonderdelen zelf actief.

Bas Krikke sluit af met zijn visie op de toekomst. Er zal meer internationaal samengewerkt moeten worden en lokale organisaties (landen) zullen nog aangesloten gaan worden. Verder zullen via workflows (WWF) en formulieren (Forms Server en InforPath 2007) de processen verder geoptimaliseerd worden.

Macaw en BDO CampsObers: Kantoor van de toekomst 

Alexander Leppink is zijn loopbaan gestart als accountant, maar heeft de overstap gemaakt naar product- en dienstontwikkeling. Hij is bij BDO CampsOber als manager verantwoordelijk voor Business Development. BDO is, na de grote 4, het vijfde accountantskantoor van Nederland.

BDO heeft te maken met allerlei ontwikkelingen, mensen veranderen, technologie verandert en de regels worden steeds strenger. Een grote dynamiek in klantgedrag en marktontwikkeling en genoeg reden om met het concept ‘Kantoor van de toekomst’ bezig te gaan.

[[image:alexander.jpg::right:1]]Het project Digitaal Dossier ging in juli 2006 van start, de eerste versie ervan werd afgelopen week opgeleverd en de uitrol zal vanaf eind oktober plaatsvinden. In het Kantoor van de toekomst concept worden intranet, extranet en internet bij elkaar gebracht. Steeds meer ondernemers doen hun administratie online (salaris, boekhouding, adviseur). Dat betekent dat er steeds meer online toepassingen ontstaan en in zekere zin de grenzen tussen internet, extranet en intranet vervagen. Dus niet langer een portaalomgeving per doelgroep najagen maar vooral kijken hoe je slim zaken op elkaar aan kunt laten sluiten. Er is immers een grote overlap tussen wat medewerkers en klanten op internet, extranet en intranet doen. Begin dit jaar raakte Alexander Leppink hierover met Macaw aan de praat en daaruit ontstond dit project.

BDO werkt binnen haar digitale dossiers met een bepaalde opbouw, deze opbouw is ook doorgetrokken naar het kantoor van de toekomst. Van alle klanten zijn online statusoverzichten beschikbaar en alerts (‘waarschuwingen’) voor opdrachten. Vanuit opdrachten kun je doorklikken naar de klantdossiers die weer op de klantsite staan. De onderstaande sheets geven een beeld van de Kantoor van de toekomst omgeving.

Tseard Hoekstra, manager SharePoint Competence Center bij Macaw, gaat verder in op de rol van SharePoint 2007 binnen het geheel. Zijn verhaal gaat over een specifieke toepassing, digitale dossiers, een onderdeel dus van het Kantoor van de toekomst.

[[image:tseard.jpg::right:1]]Macaw heeft om dit te realiseren een koppeling gemaakt tussen het ERP-systeem van BDO en SharePoint. Iets vergelijkbaars is eerder gedaan voor een onderwijsinstelling waarbij inschrijvingen voor cursussen gekoppeld werden. 

Macaw heeft een specifiek webpart geschreven waarmee er events m.b.t. het digitale dossier kunnen worden opgestart. Op basis van een aantal business rules (die overigens in SharePoint zijn geadministreerd) worden er meldingen en waarschuwingen aangemaakt en eigenschappen van het document zelf bepaald (metadata).

In SharePoint 2007 kun je dit soort meldingen en waarschuwingen aggregeren en bijvoorbeeld per klant of accountant presenteren. Dit is geregeld met zogenaamde content types in SharePoint, dat is in feite niets anders dan een definitie van het type informatie in een systeem. We hebben het over metadata, document templates, workflows en informatie management policies. Contenttypes die je bijvoorbeeld aan gebruikers kunt aanbieden bij het aanmaken van documenten zijn rapport, gespreksverslag en presentatie. Elk van deze contenttypes heeft standaard eigen metadata 'aan boord'. 

InfoPath, de formulierenapplicatie van Microsoft, is eveneens erg goed geïntegreerd in het nieuwe Sharepoint, onder meer v.w.b. huisstijl elementen die standaard meegegeven kunnen worden. De voordelen van dit alles? Kort gezegd komt het neer op onderhoudbaarheid, vindbaarheid (je kunt contenttypes gebruiken om te zoeken), flexibiliteit en content query webpart (bijv. zoekvraag 'haal alle persberichten op'). Dat is in een notedop wat Macaw samen met BDO in korte tijd voor elkaar heeft gekregen. De sheets (met schermvoorbeelden) van Tseard Hoekstra zijn hieronder te bekijken.

Vervolgens is er volop interactie met de zaal en geven zowel Alexander als Tseard nog wat aanvullende informatie.

Vanuit één platform worden dus zowel internet, intranet als eventuele extranet-toepassingen voor klanten ontsloten. Het gaat dus om applicaties en toegangsrechten die in een keer geregeld zijn. Als medewerkers vanuit het eigen netwerk zich aanmelden dan is er qua authenticatie een lagere drempel. Uiteraard heeft BDO de zaak extreem goed beveiligd. Aan de buitenkant worden afzonderlijke maatregelen genomen in de vorm van een aditioneel token of crypt card, binnen staat het geheel gewoon in de DMZ. Alle barrières rondom content management en toegang vallen nu weg, men is nu echt in staat single sign on te realiseren. Dus terug managen van alle lijstjes met wachtwoorden en toegangsnamen.

[[image:duo.jpg::center:1]]

"Hoe zorg je ervoor dat klanten er mee gaan werken?" is een volgende vraag. Er is een nieuwe generatie (de MSN-generatie ) in opkomst, die willen graag digitaal zaken doen met BDO, aldus Alexander. Uiteraard zullen begin volgend jaar niet alle 10.000 klanten overgaan naar deze manier van werken (online boekhouden), maar het aantal klanten dat aansluiting zoekt groeit snel. Vorig jaar was 1% van de klanten online aangesloten, nu is dat al 6% dus de groei is sterk. De strategie van BDO is dat je maar beter voorop kunt lopen om affiniteit te krijgen en ervaring op doen.

Straks zullen er 3.500 klantsites staan, vanuit het CRM-systeem aangemaakt met een veelvoud van digitale kluizen erachter. Op een gemiddelde teamsite moeten er vijf collega’s geautoriseerd worden. Een partner krijgt dan een mailtje met een klantsite en een voorstel voor mensen uit het team die vermoedelijk geautoriseerd worden. Rule based access management, voor 95% gaat dat goed, de rest moet de partner aanpassen. De rollen die in het bedrijf toegekend zijn worden zoveel mogelijk vertaald naar SharePoint. Verder maakt de nieuwe wet- en regelgeving dat de administratieve last steeds zwaarder wordt. Met dit soort oplossingen probeert BDO het ongemak voor haar klanten zo laag mogelijk te houden.

Afsluiting

[[image:gp1.jpg::right:1]]Illusionist George Parker, die de hele middag de sessies op een grandioze manier aan elkaar heeft geknoopt, sluit deze zeer informatieve meeting af met wederom een prachtig betoog en een laatste act. Hij heeft de middag met zijn inspirerende verhalen, humoristische intermezzo's en raadselachtige acts op een mooie manier aan elkaar geknoopt.

Mijn complimenten ook voor de organisatie, Annemarie en Lisette van Macaw en Saskia en collega van e-office hadden ook ditmaal weer alles tot in de puntjes verzorgd. Dat bleek ook uit de evaluatieformulieren, het evenement scoorde een gemiddeld rapportcijfer van 7,35! Het was ook bijzonder leuk om weer met allerlei mensen kennis te maken. Patrick van Macaw (die ik nog niet eerder ontmoet had), Liesbeth en Maarten van het Trimbos instituut (trouwe bezoekers van Frankwatching zo begreep ik), Mathilda en Saskia van e-office (die vandaag zeker even hier langs zouden komen…) en alle sprekers natuurlijk. En Annemarie en Lisette weer reuze bedankt voor de prettige samenwerking en de perfecte manier waarop alles voor me geregeld werd!

Het volgende Microsoft Portal Event vindt vermoedelijk plaats in april of mei van 2007. Binnenkort, op 14 november a.s. bij Figi in Zeist, is er overigens al wel weer een Business Intelligence Event. Het programma van het BI event vind je hier.

Mocht je geïnteresseerd zijn in de verslagen van enkele eerdere Microsoft Portal Events, dan vind je die hier:

• Reportage Microsoft Portal Event (Frankwatching, 16 mei 2006)
• SharePoint in de praktijk (Frankwatching, 5 oktober 2005)