Strategie, Trends

Intranet Monitor 2014: welk rapportcijfer geven we ons intranet?

0

Een mager zesje. Dat is het rapportcijfer dat intranetmanagers en andere deelnemers van de Intranet Monitor 2014 dit jaar aan hun intranet geven. Deze monitor lijkt daarmee niet bepaald een inspirerende bron om het intranet in jouw organisatie een oppepper te geven. Maar als er zoiets als ‘wisdom of the crowd‘ bestaat, dan bieden de trends en ontwikkelingen die opduiken een kans om het intranet van je organisatie een impuls te geven.

Over inspiratie gesproken. Ik vind het nog steeds een fascinerend boek: The Wisdom of Crowds. De Amerikaanse journalist James Surowiecki bracht het in 2004 uit. Hij draagt voorbeelden aan om de stelling te onderbouwen dat kennis en ideeën die voortkomen uit een collectief van mensen, tot betere beslissingen leiden dan een individu uit die groep zou kunnen nemen. Dat geldt zelfs voor mensen met uitzonderlijke expertise op een bepaald gebied. Ook daar geeft het collectief een richting aan die waardevoller is, dan een specialist in zijn eentje zou kunnen uitdenken.

Terug naar eind jaren 60: het collectief

Toen eind jaren zestig de Amerikaanse onderzeeër Scorpion spoorloos verdween in de onpeilbare dieptes van de Noord-Atlantische Oceaan, was de Amerikaanse marine er na een maandenlange zoektocht niet in geslaagd om het wrak te vinden. Het laatste radiocontact van de Scorpion met de buitenwereld liep op een dood spoor uit. Het wrak was vooral een tikkende tijdbom omdat deze onderzeeër een aantal kruisraketten met nucleaire lading meenam naar de zeebodem.

De juiste man op de juiste plaats

In dit geval was de hoofdonderzoeker van de Amerikaanse marine Craven, die twee jaar daarvoor met succes een waterstofbom terug wist te vinden in de Middellandse Zee, de juiste man op de juiste plaats. Net als bij deze eerste zoekactie, verzamelde Craven een groep deskundigen om zich heen. In de groep had hij bergingsspecialisten, Marine-mensen die alles wisten van Amerikaanse onderzeeërs en wiskundigen.

Wat zou het er met het vaartuig gebeurd kunnen zijn?

Craven legde deze groep een reeks van scenario’s van wat er met het vaartuig gebeurd zou kunnen zijn voor. Hij liet hen los van elkaar het scenario kiezen dat zij het meest waarschijnlijk vonden. Het scenario dat door de meeste leden van deze groep aangewezen werd als het meest waarschijnlijke, plozen ze uit. Een computer rekende op basis van algoritmes factoren als oorspronkelijke locatie, snelheid en dalingshoek van de onderzeeër uit. Dit leverde een nieuwe locatie op waar de marine voor die tijd nog niet gezocht had. Op de locatie die de meeste deelnemers aanwezen als de meest waarschijnlijke, bevond zich inderdaad de Scorpion. Op een diepte van drie kilometer van deze grote oceaan, kon de Amerikaanse marine vaststellen dat de kernkoppen in het wrak geen gevaar liepen.

Als collectief kijken naar trends & ontwikkelingen

Wat mij aanspreekt in dit voorbeeld is dat geen van de leden van deze groep als individu het antwoord had, maar gezamenlijk als collectief wisten zij dit raadsel op te lossen. Om een zelfde reden neem ik je mee naar de trends en ontwikkelingen die opdoemen in de Intranet Monitor 2014. Ruim 400 respondenten namen de moeite om deze enquête over het gebruik en de stand van zaken rond het intranet in hun organisatie in te vullen. Ook al was dit rapportcijfer niet al te best, omdat bepaalde keuzes als collectief genomen zijn, denk ik juist dat ze van waarde zijn bij het verbeteren van het intranet in jouw organisatie.

Meest_gebruikte_intranet_onderdelen

2014: verwachtingen van gebruikers zijn hoger

Drie jaar terug vroeg Entopic in dezelfde enquête ook naar een rapportcijfer voor het intranet. Dat cijfer, dat toen eveneens op een zesje uitkwam, werd in de 2011 editie toegeschreven aan een geleidelijke veroudering van de intranetsystemen die in Nederland gebruikt werden. In de 2014-editie wordt er geen verklaring gegeven. Ik schrijf het niet zozeer toe aan een stilstand van de intranetten zelf. Eerder aan het feit dat de verwachtingen van gebruikers ten aanzien van het intranet nu een stuk hoger zijn.

Rondstrooien van corporate nieuwtjes en een digitaal telefoonboek

Visioenen van een bedrijfskritisch intranet dat de samenwerking en de productiviteit in organisaties tot ongekende hoogtes stuwt, komen niet overeen met de realiteit. Een gemiddeld intranet in Nederland komt niet veel verder dan het rondstrooien van wat corporate nieuwtjes en het ontsluiten van een intern digitaal telefoonboek Dat zijn, serieus, ook in de jongste monitor nog steeds de meest genoemde toepassingsgebieden die er rond het intranet genoemd worden.

Tips voor een digital workplace

Die praktijk van alledag contrasteert nogal met het idee om het intranet door te laten groeien van een platform voor interne communicatie naar een social intranet of digital workplace. Een workplace dat communicatie, kennisdelen en samenwerking in de organisatie optimaal faciliteert. Tijd voor een paar ideeën om de verwezenlijking van dat ideaal stap voor stap dichterbij te brengen.

Tip 1: zet verbetering op de kaart met een strategisch plan

Deze tip voor verbetering heeft niets te maken met technologie, maar alles met de manier waarop jouw organisatie met technologie omgaat. Het lijkt misschien een open deur, maar er zijn nog steeds veel organisaties die geen stip op de horizon hebben wat betreft de doelstellingen voor hun intranet. Hoe wil jouw organisatie de doorontwikkeling van het intranet de komende jaren uitvoeren?

De helft van de organisaties heeft geen strategisch actieplan

Uit de Intranet Monitor 2014 blijkt dat de helft van de geënquêteerde organisaties nog geen plannen heeft voor de doorontwikkeling van het intranet met een strategisch actieplan. Op dit punt is er zeker sprake van vooruitgang. Drie jaar terug liet een meerderheid van 64 procent van de ondervraagden weten dat hun organisatie geen roadmap had voor het intranet. In die situatie is zeker verbetering gekomen.

Strategisch_plan_frankwatching

Wat hoop je met het intranet te bereiken?

In zo’n strategisch plan breng je onder woorden waarom jouw organisatie een intranet nodig heeft en wat je ermee hoopt te bereiken. Dat hoeft niet zozeer een weerslag te zijn van de bestaande praktijk, maar mag juist ook jouw aspiraties en dromen bevatten. Door samen concreet te benoemen hoe je een visie realiseert en te bepalen wanneer het intranet succesvol is, heb je de essentie van een doeltreffend strategisch intranetbeleidsplan te pakken.

Zo’n concreet beeld van een toekomstig intranet motiveert medewerkers. Daarnaast wordt duidelijk wat prioriteit moet krijgen en wat bijzaken zijn. Op deze manier creëer je handvatten voor de onvermijdelijke keuzes die je gedurende het traject moet nemen. Welke stappen zet je? En in welke volgorde, zodat je de belangrijkste doelen in je intranetstrategie behaalt? Daar komen heel wat keuzes bij kijken.

Draagvlak creëren onder stakeholders

Een belangrijk doel van een strategisch plan rond intranet, is het creëren van draagvlak en een gemeenschappelijk doel. Op intranet komen de belangen van veel interne stakeholders bij elkaar. Denk aan Product-/Dienstenontwikkeling, Sales, Service, P&O, IT, Facilitaire zaken, Communicatie en  en niet in de laatste plaats de directie. Al die afdelingen en managers hebben elk hun eigen belangen en stokpaardjes. In zo’n setting kan het lastig zijn om vast te stellen wie welke knopen doorhakt, waar de nadruk op moet komen te liggen en welke belangen prevaleren.

Je kunt de neuzen dezelfde kant op krijgen door de intranetvisie te baseren op een bredere visie over de toekomst van de organisatie. Ervan uitgaande dat deze bestaat is dit een ideale kapstok, omdat het intranet in veel organisaties het startpunt is van de dagelijkse werkzaamheden. De kans is dan groot dat je plan in goede aarde valt.

Hoe krijg je de directie mee?

Een niet te missen belanghebbende is de directie. Je wilt ze op hoofdlijnen meekrijgen in je strategische plan omdat zij budgethouder zijn en je middelen nodig hebt voor de verwezenlijking. Licenties voor nieuwe systemen zijn daar maar één aspect van. Er is tijd en inzet nodig voor goed functioneel en technisch beheer als fundament voor het vernieuwde intranet.

En vergeet vooral niet de kosten voor het bijhouden en actualiseren van content. Voor deze kosten moet je een financiële verantwoording vinden. Giet het vernieuwingsvoorstel uit je overkoepelende strategisch plan in de vorm van een business case, waarin je de kosten afweegt tegen de voordelen. Hoe moeilijk doelstellingen als verbetering van de communicatie of het integreren van een bedrijfsapplicatie in het intranet ook hard te maken zijn, het geeft de organisatie wel een concreet instrument om te beoordelen of een vernieuwing zinvol is of niet.

Tip 2: geef het intranet een rol in tijds- en plaatsonafhankelijk werken

Intranet moet een oplossing bieden voor een probleem, om relevant te kunnen zijn. Ik deed al de suggestie om je toekomstvisie op het intranet te baseren op een bredere visie van de toekomst van de organisatie. Een andere optie is om in je plannenmakerij aan te sluiten bij andere organisatieveranderingen die op stapel staan. Zo blijkt uit de Intranet Monitor 2014 dat veel Nederlandse organisaties plannen hebben om tijd- en plaatsonafhankelijk werken beter te ondersteunen. Door voor een intranet te gaan dat het vaste uitgangspunt voor een digitale werkomgeving is, kun je het intranet tot de spil van deze verandering maken.

Hetnieuwewerken

Het Nieuwe Werken geeft intranet nieuwe relevatie & opzet

Uit de Intranet Monitor 2014 blijkt dat ruim de helft van de organisaties het ‘nieuwe werken’ heeft ingevoerd of concrete plannen maakt om dit te gaan doen. Respondenten geven aan dat door het nieuwe werken hun intranet nieuwe relevantie en opzet gekregen heeft. Bij deze aanpak wordt het intranet een belangrijk middel om deze flexibele manier van werken te realiseren. Bedenk wat er concreet nodig is aan kennis, vaardigheden en middelen om collega’s optimaal te laten communiceren en samenwerken als ze zich niet in dezelfde ruimte bevinden.

Ik hoop dat ik je in dit artikel van inspiratie heb voorzien om het intranet in je organisatie een nieuwe impuls te geven, door met een strategisch plan te komen of aan te sluiten bij organisatieverandering. Ben je al aan de slag met een strategisch plan? Dan hoor ik graag meer over je ervaringen. Ook voor andere ideeën om een nieuwe draai te geven aan het intranet sta ik open.

Aan de Intranet Monitor 2014 deden in totaal 408 respondenten mee. De participerende bedrijven waren in 70% van de gevallen relatief groot (≥ 250 medewerkers). De meerderheid is communicatieprofessional en daarnaast komt een functie in de ICT regelmatig voor. Het is de zevende keer dat dit grootschalig onderzoek naar de ontwikkelingen rond het intranet bij in Nederland gevestigde organisaties gehouden is.