Social intranet? Pas het business model canvas toe

Je kent ze vast nog wel. De concurrent: zelfde product, net ietsjes goedkoper. De consument: een definieerbare groep eenstemmigen. De arbeidsmarkt: personeel dat dagelijks naar kantoor gaat. Mocht je vermoeden dat dit beeld verandert, dan is het zinvol om na te denken over een nieuwe manier van werken. Voor veel organisaties is de eerste stap naar die nieuwe werkwijze vooral gericht op digitale samenwerking. Een social intranet kan in die behoefte voorzien. Maar hoe weet je of dat gaat werken? En hoe weet je welk platform voor jou geschikt is? De vragen in dit artikel gaan je daarbij helpen.

Het social intranet is de laatste jaren flink in ontwikkeling. Organisaties gebruiken het digitale platform om processen te organiseren, medewerkers te betrekken, om kennis te delen en beter samen te werken. Het heeft er alle schijn van dat het platform misschien wel de makkelijkste manier is op weg naar de digital workplace. Voldoende redenen dus om ermee aan de slag te gaan, zou je denken.

Maar past dit dekseltje wel op ieder potje? Welk platform heb je nodig, aan welke wensen en eisen moet deze voldoen, hoe integreer je die nieuwe werkwijze in je bedrijfscultuur en hoe zorg je dat dit project alles in zich heeft om een succes worden? Om dat te achterhalen moet je de juiste mensen de juiste vragen stellen.

Business model canvas als basis

Een ongekend populaire manier om nieuwe ideeën en strategieën vorm te geven is het business model canvas van Alex Osterwalder.

Daar is al het nodige over geschreven, maar voor wie het is ontgaan: deze visuele, praktische en voor iedereen begrijpbare tool wordt door miljoenen bedrijven ingezet om beter om te gaan met snelle veranderingen.

Canvas onderzoek van Strategyzer blijkt dat het dan vooral gaat om:

• ontwerpen van nieuwe business (36%)
• het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten (21%)
• een strategische heroriëntatie (19%)
• renovatie van bestaande modellen (15%)

Kortom: breed inzetbaar. Het canvas model gaat over verdienen, klanten, relaties en leveranciers. Bijzonder nuttig. Wat als we iets meer naar ‘binnen’ kijken, naar onze manier van samenwerken en communiceren? Hoe inventariseer ik dan de huidige situatie en bepaal ik onze wensen en eisen ten aanzien van een nieuwe werkwijze? Is dan de aanschaf van een social intranet genoeg? Op het eerste oog zou je denken van wel, verstandiger is om zekerheid te krijgen rondom je keuze.

Volledig toegespitst op de eigen situatie

Het canvas model inzetten om de interne communicatie tegen het licht te houden, kan je inzicht geven in het nut én de werking van social intranet. Er is al veel geschreven over de toegevoegde waarde van dit digitale platform en de aandachtspunten om er een succes van te maken. Probleem is dikwijls dat dit een theoretische benadering is, die alleen standhoudt als weerspiegeling van een ‘gemiddelde’ organisatie. Wil je geen algemeen verhaal en een gerichte aanpak die leidt tot een specifieke RPF (Request for Proposal) of business case, dan zou je op canvasachtige wijze stakeholders bij elkaar kunnen zetten om de echte meerwaarde te bepalen.

Het initiëren van een digitaal platform is alleen zinvol met duidelijke doelstellingen die door de hele organisatie worden gedragen. Het grootste probleem is echter dat organisaties vaak niet tot doelstellingen komen, simpelweg omdat ze moeite hebben om de behoefte goed in kaart te brengen. Welke vragen stel je, aan wie, waarom? Beoog je een cultuuromslag, een nieuwe manier van werken, betere kennisdeling? Je bent al een flink eind op de goede weg als je de juiste vragen weet te formuleren

De zeven belangrijkste thema’s voor een succesvolle uitrol

Hoe kom je tot een waardevolle RPF of business case? Welk model gebruik je daarvoor dat past bij je organisatie? Kijk uit dat je niet te grote stappen maakt en direct overgaat tot de functionaliteiten van je platform. Die zijn immers de uitkomst van je behoefte. Eerst dus maar eens die behoefte bepalen en de belangrijkste vragen opstellen.

De zeven belangrijkste thema’s die essentieel zijn voor een succesvolle uitrol van je social intranet:

1. Waarom willen wij een social intranet?

Dit moet voor iedereen herkenbaar zijn. Om je werk naar behoren uit te voeren word je ondersteund door verschillende softwaresystemen. Ook voor projecten kun je terugvallen op diverse tools. Social intranet heeft zich bewezen als een krachtig digitaal platform, maar wat is voor jou de aanleiding om hiermee van start te gaan? Bezint alvorens je begint!

Het zou zo maar eens kunnen zijn dat je meerdere redenen hebt om met social intranet van start te gaan. De behoefte kan gepeild worden in drie categorieën: informatiebehoefte, digitale samenwerkingsbehoefte en culturele samenwerkingsbehoefte. Dat gaat dus verder dan aan marketing of HR vragen wat zij willen.

2. Hoe organiseren wij onze informatie?

Welke specifieke informatiebehoefte hebben je medewerkers? En hoe is dat op dit moment georganiseerd? Wie plaatst welke type informatie? Weet jij waar ze dat doen en op welke manier? Dit zijn belangrijke vragen. Informatie is er in vele vormen en maten. Organiseer de complexe informatiestroom en zorg ervoor dat deze in goede banen wordt geleid.

Het gemak waarmee informatie en kennis gedeeld wordt is van het grootst mogelijke belang. Goed ‘googelen’ is een vak, weten wat je moeten zoeken maakt de informatie vindbaar. Dat heeft alles met het organiseren van je informatie te maken.

3. Hoe organiseer ik samenwerking?

Samenwerken is dikwijls moeilijker dan je denkt. Zeker met grote groepen, op verschillende locaties en met afwijkende verantwoordelijkheden. Hoe ziet bij jullie die samenwerking eruit? Wie zijn de stakeholders? Welk doel dient de samenwerking? Op welke manier heb je dat momenteel ingericht? Hoe borg je afspraken?

Het goede nieuws is dat je samenwerking kunt vormgeven. Het is een kwestie van inventariseren en daarna goed organiseren. Zowel intern als extern. Pas wel op dat je niet doorslaat in je organisatiedrift en mooie initiatieven frustreert: een goed balans geeft mensen de mogelijkheid om organisch, flexibel en dynamisch zelf hun zaakjes te regelen.

4. Wie betrek ik tijdens de implementatie?

Om een social intranet te laten landen in een organisatie heb je draagvlak nodig. Een digitale community zonder participatie is immers een moeilijke combinatie. Het komt er op neer dat je de juiste stakeholders betrekt. Ga op zoek naar de ‘early adoptors’, mensen binnen de organisatie die openstaan voor vernieuwing, affiniteit hebben met digitaal werken of al fan zijn van het nieuwe intranet.

Wie ga je erbij halen? Best belangrijk om daar eens bij stil te staan. Ik zou beginnen met de gebruikers. Maar vergeet ook niet de informatie- en procesverantwoordelijken, ambassadeurs, community managers of externen. En – voor hun voorbeeldfunctie en budget – het management.

5. Welke eisen stellen wij aan het nieuwe intranet?

Functionaliteiten. Features. Specs. De knoppen. Wat moet ons social intranet kunnen? Welke gebruikers moeten over welke functionaliteiten beschikken? Het is niet zozeer belangrijk om specifieke functionaliteiten te definiëren, maar vooral om er achter te komen waar de behoefte ligt. De leverancier kan deze uitkomsten uiteindelijk vertalen naar functionaliteiten.

Kruip in de huid van de gebruiker. Wil iemand beter samenwerken? Fijn, bekijk welke functionaliteiten voorhanden zijn om die behoefte te stillen (groepen). Autorisatie (document- en agendabeheer) en techniek (profiel aanpassen) zijn andere voorbeelden. Door op deze manier naar de individuele behoefte van medewerkers te kijken, krijgt iedereen zijn of haar eigen intranetprofiel. Reken maar dat ze er gebruik van maken!

6. Hoe pakken we dit project aan?

Als je bovenstaande thema’s behandeld hebt, kun je aan de slag met de inhoud van je social intranet project. Met andere woorden: hoe ga je starten? Bepaal welke onderdelen je oppakt en koppel aan ieder onderdeel een fasering en prioriteit. Een tip kan ik je alvast meegeven: een social intranet mét draagvlak implementeren kost tijd!

De succesfactor is motivatie. Niet in de zin van een extra financiële bonus, maar wel door wat Daniel Pink omschrijft als de behoefte aan autonomie (zelf dingen regelen), meesterschap (dingen beter doen) en zingeving (dient een hoger doel).

7. Hoe evalueren en monitoren wij ons intranet?

De laatste stap. Voordat je feitelijk start met social intranet is het van belang om na te denken over hoe je gaat evalueren. Zijn de doelstellingen die je bij aanvang van dit project had gerealiseerd? Is er voldaan aan de initiële behoefte?

Evalueren van het project is een verstandige zaak. Blijf het gebruik van het social intranet daarom monitoren. En bedenk welke toetsmomenten je inbouwt, hoe je meet en welke parameters je gebruikt. Meet niet alleen het gebruik (samenwerking), maar ook de informatie (kwaliteit en kennisdeling).

Motivatie als succesfactor

Nog even terug naar puntje 6. Motivatie als succesfactor. Er zijn talloze onderzoeken gedaan op dit terrein onder meer door McKinsey (Motivating people: getting beyond money). Geloof je in de intrinsieke waarde van Daniel Pink, dan is het betrekken van je medewerkers bij het social intranet-project al genoeg. Je geeft ze immers de ruimte om zich te laten horen, om zelf ideeën en initiatieven te laten ontwikkelen en om naar iets nieuws en groters toe te werken.

De zoektocht naar een geschikt social intranet is een serieuze aangelegenheid die je samen moet oppakken. Ooit zei een beroemde voetballer: ‘je gaat het pas zien als je het door hebt’. Een waarheid als een koe. Begin er gewoon aan, ervaar wat de kracht van social intranet is en laat stapsgewijs de puzzelstukjes in elkaar vallen.