Zo organiseer je in 12 stappen een succesvol webinar [infographic]

Een webinar is een van de meest effectieve tools voor B2B-marketing, volgens onderzoek van het Content Marketing Institute. Uit het onderzoek blijkt ook dat een gebrek aan tijd en mankracht de reden is dat (nog) niet alle marketeers webinars inzetten. In de praktijk zie ik dit beeld ook terug. Een webinar organiseren vraagt om een serieuze tijdsinvestering, vooral de eerste keer. In dit artikel geef ik je tips over hoe je dit aan kunt pakken, van voorbereiding tot livegang en na de uitzending.

Uit het onderzoek van het Content Marketing Institute komt naar voren dat 66 procent van de marketeers aangeeft gebruik te maken van webinars, en een derde van de marketeers dus nog niet. Onwetendheid is een andere reden waarom organisaties webinars (nog) niet inzetten.

Webinars kunnen voor meer doeleinden worden ingezet dan in eerste instantie gedacht. Meestal beperkt het gebruik zich tot marketingdoelen als top of the funnel-leadgeneratie en voor lead nurturing. Maar ze hebben ook andere toepassingen. Te denken valt aan interne- en/of externe communicatie en training & opleiding, zoals bijvoorbeeld communicatie met het personeel of voor trainingsdoeleinden.

Een webinar organiseren, welke stappen moet je nemen?

Een webinar organiseren hoeft gelukkig niet moeilijk te zijn, maar het is wel handig als je weet waar je moet beginnen. Om je op weg te helpen en tijd te besparen, is onderstaande infographic ontwikkeld met daarin een overzicht van de belangrijkste stappen.

De infographic laat zien dat de voorbereiding het allerbelangrijkste is en ook het meeste tijd in beslag neemt. Begin daarom ruim van tevoren. Aangeraden wordt om 6 weken van tevoren al met de voorbereiding te beginnen. In principe is 4 weken ook mogelijk, al is dit aan de krappe kant omdat je minder tijd hebt voor bijvoorbeeld de promotie van het webinar – een essentieel onderdeel voor succes.

Wie en wat wil je precies bereiken?

Denk goed na wat en wie je precies wil bereiken met een webinar. Wil je bijvoorbeeld leads genereren? Wil je intern een belangrijke management-update communiceren aan het personeel? Wil je klanten of medewerkers trainen? Wie wil je precies bereiken? Hoe specifieker de doelgroep, des te beter je de content kunt afstemmen op de specifieke behoefte van die groep. Gebruik eventueel buyer persona’s om de doelgroep echt af te bakenen.

Stel ook meetbare doelen op. Als je bijvoorbeeld leads wilt genereren, hoeveel leads wil je binnenhalen? Hoeveel kijkers wil je trekken? Wanneer ben je tevreden? Als een bepaald aantal mensen het webinar bekeken heeft bijvoorbeeld? Als je een bepaalde tevredenheidsscore haalt? Als kijkers een bepaalde activiteit vertonen tijdens of na afloop van het webinar? Stel je doelen SMART op en gebruik deze als leidraad tijdens het hele traject.

Stem tenslotte de content af op de doelgroep. Hoe relevanter en interessanter het onderwerp is voor je doelgroep, des te groter de kans dat de doelgroep zich inschrijft en tijdens het webinar ook echt blijft kijken. Ook voor onderwerpskeuze geldt: hoe specifieker, hoe beter. Een goed onderwerp geeft antwoord op een specifiek probleem. Een onderwerp als ‘Introductie van onze nieuwe productlijn’ vertelt een potentiële kijker niet hoe dat onderwerp zijn of haar specifieke probleem zal oplossen. ‘Hoe kunt u betere resultaten behalen met Twitter advertising?’ is al een stuk concreter en je kunt verwachten dat in het webinar een oplossing zal worden gegeven.

Presenteren is een vak

Presenteren voor een webinar is anders dan presenteren voor een groep mensen. Bij een ‘normale’ presentatie presenteer je voor een groep mensen en praat je tegen die groep. Je ziet de mensen en de gezichten en je kunt je makkelijk richten tot een bepaald persoon. Bij een webinar praat de spreker in feite tegen een camera. Zeker als je dat voor de eerste keer doet, kan het raar aanvoelen. Het lijkt alsof je tegen jezelf aan het praten bent. Oefen daarom van tevoren met spreken voor de camera, zodat het op de dag zelf natuurlijk zal aanvoelen.

Vergeet niet recht in de camera te kijken. Kijkers kunnen namelijk jouw ogen volgen. Als je links of rechts in de hoek kijkt, waar misschien een autocue staat, dan zien kijkers dat. Blijf daarom recht in de camera kijken alsof je direct tegen de kijker aan het spreken bent. Kies daarom bij voorkeur voor een spreker die gewend is voor de camera te staan.

Vaak is het aan te raden om voor een webinar een host in te zetten. De webinar-host is een goede en welkome aanvulling. Een webinar-host zorgt bij de start van het webinar voor een krachtige introductie. Daarmee worden de deelnemers vanaf het begin gebonden. Vervolgens leidt de host het gesprek en stelt hij of zij de juiste vragen om zo het gesprek op gang te houden en de interactie met de deelnemers in goede banen te leiden. Een host zorgt voor meer dynamiek.

Met een host hoeft de spreker tijdens de uitzending niet te multitasken met het bekijken en behandelen van inkomende vragen en poll-resultaten. Hij kan zich volledig richten op zijn presentatie, wat het webinar ten goede komt.

Vergeet niet te promoten

Uiteraard is de content belangrijk. Maar als niemand op het webinar afkomt, dan is alle moeite voor niks. Je wil waarschijnlijk zoveel mogelijk deelnemers onder je doelgroep trekken. Begin daarom op tijd met de promotie. Plan het webinar op een tijdstip dat jouw doelgroep het beste uitkomt. Promoot het vervolgens zoveel mogelijk op kanalen waar je doelgroep ook te vinden is, met een boodschap die hen aanspreekt.

Begin ruim van tevoren met de promotie en doe dit vooral in de laatste week voor het webinar. Het is niet ongewoon dat in de laatste week meer dan de helft van de inschrijvingen pas binnenkomen. Schrik daarom niet als aan het begin van de promotie het aantal aanmeldingen achterloopt op de verwachtingen. Ook op de dag ervoor en zelfs op de dag van het webinar, kun je nog inschrijvingen verwachten. Het voordeel is dat het een online event is. Mensen kunnen dus last-minute besluiten alsnog deel te nemen.

Wil je alle 12 stappen lezen en zo een succesvol webinar organiseren? Scroll naar beneden om de infographic te bekijken.

Afbeelding intro met dank aan 123RF.