Voorkom teleurstelling, plannen voor je werkdag zijn er om bij te stellen

Je maakt ook vast wel eens een plannetje voor de dag, wat wil je allemaal voor elkaar krijgen vandaag? Dan ben je vast ook bekend met de teleurstelling… je plannen zijn weer niet gelukt. Hoe zorg je ervoor dat je dagplanning wel voor je werkt?

Veel kenniswerkers hadden al de gewoonte voor elke dag, soms de avond tevoren, een plannetje te maken. Wat staat in de agenda, wat moet af, waar wil ik tenminste aan werken? Veel teams deelden dat in een dagstart. Met het op afstand werken is dat ook een goede gewoonte geworden voor teams die dat nog niet deden. Dagelijks melden in bijvoorbeeld een Slack- of Teams-kanaal waar je aan gaat werken of een paar keer week een video-check-in met jouw prioriteiten.

Prima gewoonte als je jouw plannen ook maar durft bij te stellen. In deze bijzondere omstandigheid maar zeker ook in de toekomst.

Teleurstellingen

In de podcast Back to Work besprak Merlin Mann het fenomeen agenda en dagplanning ooit met de magische woorden dat vaak iets geen plan was maar het voeden van de ‘personal disappointment machine’. Elke dag een plan en elke dag het plan weer niet gehaald en jezelf teleurgesteld.

Plannen voor de dag haal ik nooit

In trainingen en workshops hoor ik het ook vaak: ik maak een plan voor een dag en kom daar helemaal niet aan toe. Waarom niet? Een vergadering die uitloopt, een presentatie maken bleek toch wat ingewikkelder, voor een urgente e-mail was een collega nodig en die bespreking was ook wat ingewikkelder dan gehoopt en wat ad hoc-zaken die onverwacht opdoken. Kortom, business as usual. Want:

• vergaderingen werken volgens een van de wetten van Parkinson (pdf): elke taak zwelt op naar de tijd die je ervoor uitrekt.
• veel taken voor kenniswerkers zijn uniek, dus lastig in te schatten hoe lang die precies gaan duren. Zeker als je taken vrij breed formuleert: ‘presentatie Vandelay maken’. Oftewel de Wet van Hofstadter: “Alles duurt langerdan je denkt, zelfs als je rekening houdt met de Wet van Hofstadter.”
• als er elke dag iets onverwachts is, is het niet meer onverwacht dat er iets onverwachts is. Als je daar in je planning geen marge voor inbouwt, weet je zeker dat je in de problemen komt met je planning.

Tel daarbij op dat een aantal kenniswerkers nu voor het eerst op afstand werkt of met samenwerkingssoftware die daarvoor nauwelijks echt gebruikt werd. Met hier en daar nog wat kinderen in dezelfde ruimte die ook aandacht vragen. Zo lang die geldt: ‘Resultaat – Verwachting = Tevredenheid’, zijn in zo’n situatie laaggespannen verwachtingen de sleutel tot succes.

Losers have goals and winners have systems

Scott Adams, tekenaar van Dilbert, zei ooit: “Losers have goals and winners have systems.” Stel dat je in een week 1 kilo wil afvallen en je krijgt een pittige buikgriep, waardoor je nauwelijks eet en 2 kilo lichter de week afsluit. Hulde? Niet echt, toch? Stel dat je de week gebruikt om meer te bewegen en je te verdiepen in gezonder eten en wat experimenteert daarmee. Eind van de week 1 pond lichter. Mislukt? Niet echt, toch?

Het doel halen door toeval of met een goede reeks nieuwe gewoonte nog niet halen (door dat bewegen kreeg je wat meer trek) maar op weg zijn naar blijvende verandering, zijn heel verschillende strategieën. Nadeel van een doel stellen, is dat het doel niet halen tot frustratie kan leiden.

Te veel focus op doelen kan ertoe leiden dat bij KPI’s, key performance indicators, de ‘I’ uit de ‘KPI’ wel gehaald wordt maar de ‘KP’ niet. De telefoniste moet binnen twee keer overgaan de telefoon opnemen en doet dat. Maar de stress die het oplevert, leidt tot gehaaste, kortaffe gesprekken. De score op het doel is positief, maar het achterliggende gedrag niet.

Een spel spelen dat je kunt winnen

Voor vaardigheden als een goede dagplanning maken, is een systeem belangrijker dan de vraag of je je doel gehaald hebt of niet. Om van doelen naar systemen te gaan, bekijk je waarom iets wel of niet lukt en hoe je bijstellingen kunt doen.

• Bekijk gedurende de dag een aantal maal je plannetje. Gegeven de dynamiek van de dag nog haalbaar? Aarzel niet tijdig aanpassingen te doen.
• Komt er iets onverwachts (“Kun jij om 11:00 inbellen voor een gesprek over project De Vries?”), vergelijk dat met jouw prioriteiten voor de dag. Zeg dan ‘ja’ en pas je plannen aan. Of zeg ‘nee’ en stel voor dat bijvoorbeeld morgen te doen (“Sorry, andere prioriteiten -zie mijn check-in in Teams- maar morgen kan. Dan ben ik ook beter voorbereid dan ik vandaag kan zijn”). Het risico is dat je vindt dat het moet omdat je dat nu eenmaal met jezelf afgesproken had.
• Maak grote taken kleiner en specifieker, zodat ze wat makkelijker te plannen zijn. In plaat van “presentatie maken” bijvoorbeeld “invalshoek voor de presentatie bedenken.” Ook lekker als je vaker iets af kunt vinken.
• Houd rekening met pauzes. Het is zeker als je alleen werkt erg verleidelijk door te blijven werken, waardoor je productiviteit op een bepaald moment afvlakt. Met name als het jouw werk is creatief te denken, dan is doorduwen niet de manier om goede ideeën te krijgen. Daniel Pink geeft in zijn boek When (aff.) adviezen voor pauzes. Een kleine pauze is beter dan geen pauze, bewegen is beter dan zitten, een sociale pauze is beter dan een solo pauze, buiten pauze is beter dan binnen en helemaal offline gaan is beter dan nog verbonden blijven. Een goede pauze is zo’n beetje het tegenovergestelde van hoe je doorgaans zult werken.
• Wees mild en onderzoek waarom plannen wel of niet werkt. Je kunt je aan het eind van de dag kwalijk nemen dat je je hebt laten afleiden door een door-chattende teamgenoot of dat je “ja” zei op de vraag of je een mail wilde tegenlezen. Nadeel van het jezelf kwalijk nemen, is dat het niks verandert. Tweede nadeel is dat het niet leuk is. En wie wil bezig zijn met gedrag dat niks verandert en niet leuk is? Handiger is na te gaan of je dat morgen anders wil doen en wat kan helpen om dat anders te doen.
• In plaats van jezelf te meten met exacte doelen (“Heb ik vandaag drie artikelen geschreven?” stelt Marshall Goldsmith in zijn boek Triggers (aff.) voor jezelf elke dag een aantal vragen te stellen die beginnen met “Heb ik mijn best gedaan om …”
  Immers, doelen kunnen onrealistisch zijn, te makkelijk, door toeval snel gerealiseerd zijn of juist complex zijn en lang duren voor je resultaten ziet. Maar de vraag aan jezelf stellen “Heb ik vandaag mijn best gedaan om …” leidt altijd tot relevante reflectie. Bijvoorbeeld:
  • Heb ik vandaag mijn best gedaan mijn prioriteiten te volgen?
  • En mijn best gedaan open te staan voor vragen van anderen?
  • Heb ik vandaag constructieve voorstellen gedaan om onproductieve besprekingen productiever te maken?

Dagplanning met een tevreden gevoel

Kortom, een dagplanning is erg prettig en maakt dat je een tevreden gevoel aan het eind van de dag hebt. Maar speel wel een spel dat je kunt winnen.