Grip op thuiswerken: van tijdelijke oplossingen naar slimme samenwerking

Thuiswerken blijft nog even de norm, daar was Premier Rutte duidelijk over. Ook al hebben zowel veel medewerkers als managers het er inmiddels wel een beetje mee gehad. In ieder geval in deze mate. We willen elkaar weer zien. We willen graag weer samenwerken. Al na 8 weken thuiswerken stelden we dit vast in ons onderzoek onder 2000 medewerkers van verschillende bedrijven. Werkgevers willen bovendien grip kunnen krijgen op thuiswerken.

Veel organisaties kwamen er wel uit met tijdelijke oplossingen om de toestroom naar kantoor te managen en het thuiswerken te coördineren. Het maximaal aantal beschikbare werkplekken is nog steeds beperkt, maar de vraag bleef er tot nu toe meestal nog wel onder. Dat lijkt te veranderen. De behoefte aan structurele coördinatie neemt hierdoor toe. De maximale capaciteit moet worden bewaakt. Maar hoe zit het met de minima? Raken medewerkers niet uit het oog? Hoe staat het met de betrokkenheid, onderlinge afstemming en samenwerken?

Er zijn oplossingen nodig die niet alleen de maximale toestroom bewaken. Tegelijkertijd moeten ze de mogelijkheid bieden om te sturen op zaken als betrokkenheid en samenwerking.

Grip op thuiswerken is noodzakelijk, maar het biedt ook kansen. Door nu slimme oplossingen te implementeren krijg je middelen in handen om de toestroom te beperken en te sturen op zaken als betrokkenheid en samenwerken. Met als bonus besparingen op kosten voor werkplekken, kantoorruimte en mobiliteit.

Tijdelijke oplossingen

Corona zou eerst iets tijdelijks zijn en wel overwaaien. Om de toestroom naar kantoor te beperken en (samen)werken mogelijk te maken werden daarom diverse tijdelijke oplossingen toegepast. Een paar voorbeelden van oplossingen hiervoor zijn:

• Inroosteren
• Toestemming vragen
• Opsplitsen van de medewerkers in team rood en team blauw
• Reserveren met een excelsheet of met Google calendar, power app of een gratis tool

Maximale capaciteit

Deze oplossingen voorkomen dat maximale capaciteiten worden overschreden. Ze lossen vooral dat probleem op en zijn statisch en niet-gepersonaliseerd. Inroosteren en vergelijkbare oplossingen zijn bovendien tijdrovend. Zeker als je toch rekening moet houden met veranderende individuele wensen en eisen van je medewerkers en van teamleiders en managers. Als iemand ziek wordt, pas je dan bijvoorbeeld de roosters aan? En als een grote opdracht wordt binnengehaald of juist wordt geannuleerd?

Maximale bezetting

Het alternatief is om het initiatief te leggen bij de medewerker door zich vooraf aan te melden of te reserveren. Dit is minder tijdrovend. Zonder aanvullende afspraken is het nadeel hiervan echter dat je dan geen grip hebt op wie er naar kantoor komt. Er ontstaan schuine verdelingen van aanwezigheid van de medewerkers. Medewerkers die bepaalde faciliteiten nodig hebben of op kantoor willen samenwerken kunnen bijvoorbeeld achter het net vissen als de meer assertieve collega’s hen voor zijn geweest. Het gebruik van faciliteiten is niet in lijn met de optimale benutting.

Optimale benutting

Een slimmere oplossing voor het managen van de toestroom naar kantoor is een oplossing waarbij medewerkers keuzes kunnen maken binnen kaders. Dit kun je doen met aanvullende afspraken en beleidsregels. De kaders zorgen er dan voor dat de toestroom stuurbaar wordt.

Een kantoor biedt medewerkers faciliteiten die ze niet hebben bij het thuiswerken. Medewerkers gebruiken deze faciliteiten om de doelen van de organisatie te bereiken. Bij een maximale benutting dragen het kantoor en de faciliteiten maximaal bij aan de doelen van de organisatie. De ideale oplossing biedt niet alleen de mogelijkheid om te sturen op toestroom, maar vooral ook op benutting.

Wat gewenste benutting is, verschilt per organisatie. Voor de ene organisatie is het belangrijk om te kunnen sturen op samenwerken. Voor een andere organisatie is een minimale aanwezigheid per week van alle medewerkers belangrijk.

Sturen op benutting

Sturen op bezetting en benutting, zoals samenwerking en betrokkenheid, kun je doen met beleidsregels en gedragsbeïnvloeding. Een paar voorbeelden van beleidsregels die ingezet kunnen worden om te sturen op benutting zijn:

• Afspraken over een maximale aanwezigheid op kantoor per week, per medewerker of per team. De maxima kunnen verschillen per medewerker(groep), afhankelijk van de behoeften van de medewerkers en teamleiders. En afhankelijk van de noodzaak in het licht van de doelen van de organisatie.
• Afspraken over minimale aanwezigheid per week op kantoor (terwijl iedereen zich uiteraard aan de richtlijnen houdt) . Ook hier geldt: deze minima kunnen verschillen.
• Voorrang geven aan medewerkers die willen komen samenwerken of specifieke faciliteiten nodig hebben.
• Voorrang geven aan medewerkers die vorige week niet op kantoor zijn geweest.

Sturen op gedrag

Sturen op bezetting en benutting is ook mogelijk met gedragsbeïnvloeding. Een paar voorbeelden van middelen die je kunt inzetten om te sturen op benutting:

• Informatie geven over dagen waarop andere teamleden op kantoor zijn om samen te kunnen werken.
• Alternatieven bieden voor een werkplek in de buurt van de medewerker.
• Samenwerken belonen met privileges.
• Gratis parkeren voor medewerkers die op woensdag komen in plaats van op donderdag.
• Parkeerkosten in rekening brengen aan een medewerker die met de auto komt op een donderdag terwijl hij of zij dichtbij woont.

Krijg grip op thuiswerken

Slimme afspraken over het gebruik van werkplekken en andere faciliteiten, aangevuld met middelen voor gedragsbeïnvloeding, kunnen je grip geven op thuiswerken en de benutting van faciliteiten.

Je kunt dit effect vergroten door slimme combinaties te maken van regels voor gebruik van faciliteiten. Zo krijg je meer knoppen om aan te draaien en om te sturen naar optimale benutting van faciliteiten. Faciliteiten waarvoor regels slim kunnen worden gecombineerd zijn bijvoorbeeld werkplekken, parkeerplekken (met of zonder laadpaal), vervoersopties, vergaderruimtes en werkplekken (met speciale set-up of specifieke software).

Bied bijvoorbeeld de mogelijkheid om op een woensdag een werkplek te reserveren in combinatie met een gratis parkeerplek en een plekje in de kantine. En breng parkeerkosten op donderdag juist in rekening bij medewerkers die dichtbij wonen terwijl je het juist beloont als ze die dag met de fiets komen.

Hierdoor kun je sturen op:

• Wie wanneer en hoe vaak thuis of op kantoor werkt
• Hoe vaak collega’s, teams of managers elkaar zien om samen te werken of te vergaderen
• Wie er met de auto komt en wie met de fiets
• Waarvoor het kantoor en andere faciliteiten worden gebruikt

Ik ben betrokken geweest bij een casus voor een MUMC+. Op piekdagen was de drukte zo groot dat patiënten en bezoekers moeilijk een parkeerplaats konden vinden. Zij losten dit op door bijvoorbeeld parkeerkosten te heffen bij medewerkers die dichtbij wonen en medewerkers die met de fiets of het openbaar vervoer kwamen te belonen. De introductie van een slimme mix van maatregelen heeft geleid tot een reductie van 40% op het aantal parkeerders op piekdagen.

Ga nu aan de slag en bespaar!

Als je eenmaal de knoppen hebt om aan te draaien zal er tijd nodig zijn om te leren sturen. Sturen op thuiswerken en gebruik van faciliteiten zal voor veel organisaties een weg zijn van vallen en opstaan. Maar de beloning is aanzienlijk.

Momenteel moet je maatregelen treffen om de toestroom te beperken. Dit is een mooie aanleiding om hiermee aan de slag te gaan. Het biedt de vereiste flexibiliteit om te kunnen reageren op de onvoorspelbare ontwikkelingen van deze tijd (komt er een tweede golf?) en er is tijd om ervaringen op te doen met het sturen. Op de langere termijn ben je als werkgever dan ook klaar voor een toekomst met meer thuiswerken.

Never waste a good crisis

Dit artikel is een oproep aan werkgevers: vervang de paardenmiddelen door een slim alternatief. Maak de vraag naar werkplekken en andere faciliteiten stuurbaar en ga hiermee ervaring opdoen.

Begin met een aantal afspraken en beleidsregels. De regels die hier zijn genoemd als voorbeeld kunnen helpen ter inspiratie. Stem een eerste set regels intern af en ga aan de slag. Vraag je bij het ontwerp van de eerste set aan regels af welke uitdagingen van thuiswerken je wil oplossen. Probeer niet voor perfectie te gaan maar voor een goede eerste stap.

Implementeer het beleid, en blijf erover communiceren. Houd vervolgens vinger aan de pols, en ga meten in hoeverre je doelen worden bereikt. Stel je plan bij, in kleine stappen, en meet het opnieuw.

Zo doe je gaandeweg ervaring op met sturen op samenwerken en betrokkenheid in een tijd waarin we de nieuwe rol van thuiswerken vormen. En ondertussen maak je je organisatie wendbaar voor de grillen van het virus en bereid je de organisatie voor op het nieuwe normaal. Met besparingen als bonus.