In 5 stappen een digitale newsroom: haak je collega’s weer aan

Nu door de intelligente lockdown en het thuiswerken het contact tussen collega’s is verschraald, is het voor veel organisaties ‘alle hens aan dek’ om medewerkers aangesloten te houden. Maar, hoe doe je dat? Een praatje bij de koffieautomaat zit er voorlopig niet in, maar juist nieuwtjes, ontwikkelingen, geruchten en roddels zijn smeerolie om werken leuk te houden.

Net als voor veel uitdagingen in deze tijd, kun je de oplossing zoeken in digitale hulpmiddelen. Bouw bijvoorbeeld een newsroom of een sociaal intranet van waaruit je alle communicatie en marketingactiviteiten samenbrengt. Op die manier kun je dagelijks updates verzorgen voor je medewerkers. Waar die dan ook maar uithangen.

Hoe zet je een goede newsroom op? Daarvoor kun je de onderstaande stappen gebruiken.

1. Licht je interne communicatie door

• Wat voor organisatie ben je?
• Wordt er over het algemeen veel informatie gedeeld?
• Zit de bedrijfsvisie goed tussen de oren?
• Heb je mensen die voldoende creativiteit hebben om een nieuwsstroom langer dan pakweg twee weken vol te houden? 

Deze fase is het moment om je interne communicatie tegen het licht te houden en heel eerlijk vast te stellen wat en hoe je wil communiceren. En welke frequentie nodig is om mensen aangesloten te houden.

2. Bepaal je doel

Een newsroom is geen ding op zich, maar dient een doel. In dit geval ‘zorgen voor verbinding’. Communiceer dat duidelijk naar iedereen en vraag om medewerking. De kracht van het praatje bij de koffiemachine is het gemak waarmee ideeën worden uitgewisseld. Dat wil je nu digitaal mogelijk maken. De updates die je op vaste tijden doet, moeten aanvoelen als een verrassing. 

Laat de mensen die verantwoordelijk zijn voor de productie actief zoeken naar zaken die verwonderen. Een mailtje rondsturen met de vraag om content is geen nieuwsgaring en brengt het project bij voorbaat om zeep.

3. Verdeel het werk

We kunnen aan de slag. Tijd om goede afspraken te maken. Er zou geen dagelijkse talkshow op televisie zijn of geen krant verschijnen als er geen vaste afspraken zijn over de verschijning. Als je iedere dag een uitzending hebt, hoort daar ook een dagelijkse productie bij. 

Het is geen taak die je ‘er even bij doet’. Het binden en boeien van je medewerkers is een hoofddoel. Zonder mensen heb je immers geen organisatie. Verdeel de rollen dus zorgvuldig als je resultaten wil behalen. Het mooie van een newsroom is het multidisciplinaire karakter. Het is geen feestje van de HR- of communicatieafdeling. Het hele bedrijf doet mee.

4. Welke middelen kies je? En meet!

De grootste uitdaging in deze tijd is het bereiken van je mensen. Zeker de techbedrijven hebben talloze kanalen. Van e-mail tot Yammer. En iedere oplossing heeft zijn eigen ambassadeurs in het bedrijf. Het gaat er simpelweg om dat je iedereen aansluit. Laat dat leidend zijn en kies bij voorkeur een middel waarbij je kunt meten of de content is geopend. 

Laat de techniek het werk doen, maar vergeet niet dat tools bijna nooit content uit zichzelf maken. Waardeer het creatieve proces van de newsroom. Het aantal kliks op content is niet zaligmakend. Het mooiste is als je een lopend vuurtje kunt ervaren. Dat mensen je aanspreken op iets wat in het ‘nieuws’ is geweest en er vragen over stellen. Uiteindelijk moet het bijdragen aan de binding en zie je resultaten terug in een verminderde uitstroom van medewerkers.

5. Ga van start

Neem de voorgaande stappen serieus, maar het belangrijkste is dat je begint. De eerste versie is nooit perfect. Dat is niet erg. Bijsturen hoort bij het proces.

Let op interessante content. Bijvoorbeeld door ervaringen en oplossingen voor thuiswerken te delen of problemen te benoemen die spelen in je organisatie. Denk aan diversiteit, vergrijzing en misschien wel overwegingen om wel of niet mee te doen aan regelingen van de overheid in deze tijd. Je kunt mensen thuis opzoeken en hun werkplek laten zien, mensen met dezelfde hobby’s laten vertellen hoe ze dat nu thuis doen of verslag doen van gezamenlijke online activiteiten zoals een pubquiz. Neem je mensen serieus en verras.

Succes!