Carrière

Maak van je virtuele strategische sessie een succes [4 quick tips]

0

Nu het herfstseizoen is begonnen en thuiswerken weer de norm is, worden strategische sessies of ‘heisessies’ in rap tempo van het veld naar de virtuele wereld getrokken. Juist nu is het ontzettend belangrijk om met het team samen te gaan zitten, te reflecteren en vooruit te kijken. Maar hoe zet je een succesvolle virtuele sessie in elkaar? In dit artikel deel ik 4 lessen, op basis van een aantal sessies die ik de afgelopen tijd mocht faciliteren.

Gezellig samen met elkaar over hete kolen lopen, met Wim Hof in een ijsbad zitten of met elkaar met Lego spelen. Heisessies worden tegenwoordig op de meest uiteenlopende manieren in elkaar gestoken. Om de deelnemers uit hun comfortzone te trekken, met elkaar te verbinden en het meest creatieve naar boven te halen. Hoe krijg je dit online voor elkaar?

Eerder schreef ik al over de massale Zoom-vermoeidheid, die onder werkend Nederland steeds erger wordt. Volle dagen achter Teams hangen heeft dan ook eerder een averechts effect. Waar kun je wél aan denken?

1. Bereid de sessie goed voor

De aanloop naar de heisessie is misschien wel net zo belangrijk als de dag zelf. Te vaak wordt dit afgedaan met het simpelweg sturen van een meeting met een link. Terwijl het goed voorbereiden van én met deelnemers de heisessie zoveel productiever en effectiever kan maken.

Denk hierbij aan de juiste deelnemers uitnodigen op basis van profiel, input en expertise, die niet alleen ja-knikken. Laat deze deelnemers ook zelf allemaal een onderdeel voorbereiden en geef iedereen een strak programma met verwachtingen, doelen en gewenste uitkomsten.

De Zoom-zuchters zijn in de meerderheid, dus zorg dat alles virtueel vloeiend verloopt. Een behapbaar en strak programma, met blokken van maximaal een uur lengte, veel pauzes van het scherm en presentaties die maximaal 20 minuten duren en tot een minimum worden beperkt. Bespreek ook met elkaar de spelregels rondom de virtuele dialoog bij aftrap:

  • Hoe reageer je op elkaar?
  • De vragen, hoe stel je die?
  • Hoe behandelen we elkaar met respect?
  • Welke normen en waarden hanteren we?

Houd er rekening mee dat niet iedereen het gebruikte online platform weet te gebruiken. Dus zorg van tevoren voor een duidelijke instructie en tijdens de sessie voor een verantwoordelijke collega voor de helpdesk.

2. Voorkom een monoloog

Veel heisessies zie je al snel ontaarden in een eenzijdige monoloog vanuit de directie. Ze ontvouwen plannen die ze voor kennis meegeven aan de andere deelnemers, om vervolgens snel terug te vluchten naar de hotelkamer of de teambuildingactiviteit te starten.

Betrokkenheid van het personeel bij een bedrijf is volgens veel onderzoeken (pdf) een essentieel onderdeel voor het succes van het bedrijf. Zorg dan ook bij een heisessie voor tweerichtingsverkeer, een luisterend oor en een constante, goede dialoog. Online is dat een grotere uitdaging dan offline, dus zorg voor een goede moderator en probeer niet zelf de voorzitter uit te hangen.

3. Vergeet de fun niet!

Naast een goede voorbereiding, goede interactie en goede sfeer, is een gevarieerd programma ook zeker aan te raden, vooral bij een virtuele variant. Bouw de sessie niet alleen vol met discussie, maar kijk ook of je outside inspiration kunt programmeren. Luister eens naar een mening van buiten de organisatiebubbel. Maak een hybride mix met vooraf opgenomen video’s van klanten, partners en collega’s. Of voeg een mooie act toe.

Ook al zijn de discussies soms verhit, de sessies worden vaak ook als teambuilding gezien. Dit kun je ook prima faciliteren. Aan het begin als ijsbreker, om iedereen uit een comfortzone te trekken, of aan het einde als dank voor alle betrokkenheid. Virtueel bingoën, een virtuele escaperoom oplossen of virtueel cluedo spelen, dit zorgt gegarandeerd voor een unieke virtuele teambuilding. Stuur de deelnemers van tevoren een welkomstpakket op met een Moleskine, lunchpakket of borrelmix voor de virtuele cocktailreceptie.

4. Stoei niet met online stickynotes

Een uitdaging waar ik veel organisaties mee zie worstelen, is het goed structureren van de dialogen en samen uitwerken van mogelijke oplossingen. Mogelijke frameworks hiervoor zijn er in overvloed en kunnen ook geweldig online worden toegepast en gebruikt:

Het online organiseren brengt heel wat aandachtspunten en uitdagingen met zich mee. Maar ervaring leert dat de juiste voorbereiding, het juiste programma en de beste tools, zo’n sessie succesvol kunnen faciliteren.