Zo betrek je collega’s met minder technische kennis wél in je innovatietraject

We omarmen massaal technologische oplossingen om ons (werkende) leven makkelijker te maken. Zeker nu het normaler wordt om op afstand te werken. Maar de adoptie van nieuwe technologie gaat vaak niet zonder slag of stoot. Doorgaans valt of staat het succes van innovatietrajecten met effectieve communicatie tussen verschillende stakeholders, ook op technisch vlak. Helaas blijkt het verschil in kennis van of affiniteit met ICT soms een obstakel. In dit artikel geef ik 5 tips voor hoe je ook de collega’s met minder technische kennis meeneemt in je innovatietraject.

Bij innovatietrajecten kan sprake zijn van diverse stakeholders, met verschillende achtergronden en expertises. Het is essentieel dat zij allemaal begrijpen wat de technologie precies omvat, hoe die ingezet kan worden en welke voordelen er voor hen in zitten. Om draagvlak te creëren is het cruciaal om ook eventuele uitdagingen en aandachtsgebieden bespreekbaar te maken en een realistisch plaatje te schetsen van de potentiële impact en beoogde resultaten. Na aanvang van het innovatietraject is het vervolgens belangrijk om de betrokkenheid te waarborgen door regelmatig updates te geven. Dit klinkt misschien heel makkelijk, maar het blijkt in de praktijk best lastig. Zeker als er sprake is van mensen met uiteenlopende technische kennisniveaus.

Tip 1. Ken je doelgroep en communiceer gericht

Het start bij begrip van het kennisniveau en de informatiebehoefte van de betrokken stakeholders. Dit begrip helpt om zo efficiënt mogelijk te communiceren. Je hoeft dan niet al te lang stil te staan bij dingen die zij al weten en kunt gericht toelichten hoe nieuwe concepten daarop aansluiten.

Bij een doelgroep met uiteenlopende kennisniveaus is het een kunst om de juiste balans te vinden tussen eenvoud en diepgang. Je wilt minder technische mensen niet kwijtraken in het gesprek. En tegelijkertijd de technisch onderlegde mensen van de juiste details voorzien. Het zal enige tijd en praktijkervaring vereisen om de juiste informatiebalans te vinden. Je kunt bijvoorbeeld op de lichaamstaal van mensen en de algehele sfeer letten om te bepalen wanneer het tijd is om door te gaan met het volgende punt, of wanneer je meer tijd moet uittrekken om bepaalde aspecten toe te lichten.

Het is raadzaam om vanaf de start van het innovatietraject een bronbestand met het concept, de planning en waar mogelijk ook de afspraken en aanvullende bronnen beschikbaar te stellen. Dit stelt mensen in staat om informatie op te zoeken die aansluit op hun kennisniveau en behoeften. Door een centrale informatiebron te creëren zorg je bovendien voor een ‘single source of truth’ die mensen kunnen raadplegen als er iets onduidelijk is.

Tip 2. Vermijd technisch jargon

De IT-wereld staat bol van het technisch jargon. De kans bestaat echter dat veel mensen in je publiek geen kennis hebben van de technische kreten en acroniemen. Het gebruik van jargon kan ertoe leiden dat sommige mensen zich buitengesloten voelen en afhaken. Dat betekent echter niet dat je technische termen volledig uit de weg moet gaan. Zorg er alleen voor dat de betekenis daarvan zo duidelijk mogelijk is.

Als je bijvoorbeeld de afkorting CTR gebruikt, is het de vraag of je daarmee verwijst naar de click-through-rate, een certified test report of iets anders. Het is beter om precies te zeggen wat je bedoelt en er niet klakkeloos vanuit te gaan dat je publiek een acroniem begrijpt. En als er geen betere manier is om iets te zeggen, moet je de informatie in een begrijpelijke context plaatsen. Je publiek zal je beter begrijpen als je dingen duidelijk en accuraat uitlegt.

Tip 3. Focus op de resultaten

Wat over het algemeen het meeste telt voor stakeholders, is het eindresultaat. Besteed daarom niet te veel tijd aan het ontwerp of de aanpak. Het is vooral zaak om je publiek uit te leggen hoe je innovatietraject in hun zakelijke behoeften voorziet en hun problemen oplost. Praat over de technologie in verhouding tot het eindproduct of eindgebruik. Beschrijf hoe dat eruit zal zien en hoe het werkt. En wat gebruikers ermee kunnen realiseren en hoe het hun leven eenvoudiger zal maken.

Tip 4. Moedig vragen stellen aan

Misschien merk je dat sommige mensen wel met hun hoofd knikken, maar in werkelijkheid niet begrijpen wat je vertelt en zich te beschaamd voelen om vragen te stellen. Daarom is het goed om tijdens je presentatie af en toe te pauzeren en te toetsen of iedereen je verhaal nog volgt. Zorg ook voor een sfeer waarin stakeholders zich op hun gemak voelen bij het stellen van vragen en het aangaan van discussies. Doe dat bijvoorbeeld door geen negatief oordeel te vellen over de vraag in kwestie, zodat mensen weten dat je open staat voor een conversatie.

Tip 5. Kijk of je informatie visueel kunt maken

Je kent vast het gezegde “een beeld zegt meer dan duizend woorden”. Dat blijkt als een bus te kloppen als je kijkt naar de manier waarop onze hersenen informatie verwerken. We leven in een visuele cultuur. En het is wetenschappelijk bewezen dat kleuren, vormen en patronen onze aandacht veel beter en langer vasthouden dan tekst alleen. De visualisatie van je data of concept kan daarom helpen om je communicatie te verduidelijken.

Je kunt technische concepten bijvoorbeeld uitleggen door processen, informatiestromen, infrastructuren of verbanden visueel weer te geven met behulp van diagrammen, draadmodellen of kaarten. Een visuele weergave kan helpen om overzicht te creëren en maakt het bovendien eenvoudiger om mogelijke knel- of verbeterpunten waar te nemen. Een bijkomend voordeel is dat visuele communicatie tot eenvoud dwingt, omdat je nu eenmaal niet ieder detail kunt meenemen wanneer je effectief wil communiceren. Dit helpt om concepten te ontwerpen die begrijpelijk zijn voor mensen met verschillende achtergronden en kennisniveaus.

Aan de slag met je innovatietraject

Het vergt wat voorbereiding om je optimaal te kunnen verplaatsen in de verschillende stakeholders en hun achtergronden. En om daar vervolgens je communicatie op aan te passen. Maar wanneer je hier in de voorbereidende fase van je innovatietraject voldoende aandacht aan besteedt, vergroot je de kansen dat je snel met je mooie nieuwe tool aan de slag kunt of een veelbelovende innovatie of optimalisatie kunt doorvoeren. Ook na aanvang helpt het als je mensen succesvol betrekt. Door effectief te communiceren kun je het nodige enthousiasme kweken om na de uitrol een vliegende start te maken. Uiteindelijk werkt de techniek dan weer vóór je in plaats van tegen je.