Slimmer notities maken: je tweede brein online

Voor veel kenniswerkers is noteren een voortdurende bezigheid. In een gesprek maak je aantekeningen in je Moleskin, als het druk is noteer je even de taken die je echt wil doen op een post-it en wat denkwerk rond een project belandt op een pagina in OneNote. Vaak zijn dit vluchtige notities die snel uit beeld verdwijnen. Weinig kenniswerkers bladeren terug en zetten hun notitieboektaken over naar hun takensysteem. Laat staan dat ze notities uit gesprekken scannen en toevoegen aan een archief. De post-it is, half afgevinkt, verfrommeld en OneNote is al snel zo vol dat het lastig wordt iets te vinden. Hoe kun je beter notities maken en bewaren?

In 20 minuten een trainingsdag gepland

In een nieuwsbrief beschreef productiviteitsdenker Tiago Forte hoe hij een grote commerciële kans kreeg bij Toyota. Hij mocht een sessie voor een senior-team doen, maar dan wel over twee dagen. Hij beschrijft hoe hij uit bestaande notities en materialen in 20 minuten een maatwerkprogramma maakt. Een aantal citaten, artikelen, opdrachten en dia’s kon hij snel vinden, herorganiseren en opnieuw vormgeven. Dank zij goed georganiseerde notities in een goed programma.

Have you ever felt the crushing weight of being completely in over your head? I had no one to rely on. No team, no collaborators, no advisors. I had just one companion – a system of digital notes I thought of as my “Second Brain”.

In How to take Smart Notes van Sönke Ahrens beschrijft Ahrens hoe de meest productieve schrijvers niet beginnen met schrijven als ze een boek gaan maken, maar voortdurend schrijven in de vorm van notities. Een boek of artikel maken is dan zoeken, combineren, reorganiseren en herschrijven. Je zit dus nooit naar een leeg scherm te staren.

Ik weet uit eigen ervaring hoe snel je werkt als je zo werkt. De meeste boeken die ik gemaakt heb, kwamen voort uit het herorganiseren van allerlei notities in Evernote die ik met allerlei tags kon vinden. Uiteindelijk herschrijf je veel, maar op basis van bestaande kennis en inzichten.

Persoonlijk kennismanagementsysteem: je externe of tweede brein

Een tweede of extern brein is een term die vaak gebruikt wordt voor dit type notities. Ook wel een persoonlijk kennismanagement-systeem (PKM) genoemd. Een verzameling notities die voortdurend in waarde toeneemt en waar je periodiek een artikel, presentatie, training of bijvoorbeeld offerte uit samenstelt.

Het idee van externe cognitie is ouder dan het denken van Forte en ook de basis van Getting Things Done. David Allen laat in zijn boek Getting Things Done. De kunst van stressvrije productiviteit zien hoe je door verplichtingen vast te leggen meer rust ervaart dan als ze in je hoofd rondspoken. Ook heb je meer controle over taken op een rijtje, dan als je – met alle biasen van dien – probeert te herinneren wat je vandaag ook al weer wilde doen.

Gebruik je hoofd om over dingen te denken. Niet om aan dingen te denken.

Kortom, voor zowel taken als voor allerlei notities is het handig ze vast te leggen, zodat je niet probeert dit met je geheugen op te lossen.

Zettelkasten versus sub-submappen

De kern van het klassieke werk How to take Smart Notes verwijst naar het zogenaamde Zettelkasten-systeem, oftewel een kast vol met kaartjes met informatie. Een van de bekendste gebruikers van deze methodiek is Niklas Luhmann die in de tweede helft van de vorige eeuw zo’n 70 boeken en 400 artikelen publiceerde. Hij noteerde voortdurend ideeën, inzichten, citaten, samenvattingen van gesprekken of boeken op kleine notitiekaartjes en verbond die aan elkaar met een nummering. Luhmann kon een kaartje pakken en vanuit dat ene kaartje alle eraan gekoppelde kaartjes vinden. Hij herschreef kaartjes, maakte nieuwe kaartjes en voegde die weer tussen de bestaande kaartjes. Al doende had hij een decentraal georganiseerd systeem, waarbij elk knooppunt meerdere andere knooppunten bevat.

In dit systeem kan één zin net zo goed een kaartje zijn als 10 adviezen uit een boek. Als iets betekenisvol is, leg je het vast. Liefst maak je er je eigen tekst van, dus niet een korte samenvatting van een boek maar een commentaar. Dus ook liever niet allerlei ongelezen pdf’s of geclipte blogs in je notities, want dan zijn het niet meer jouw notities. In de woorden van Nick Milo:

Stop taking notes and start making notes.

Je kunt met mooie indexkaartjes zoals de Usem Notes zo’n systeem bouwen, maar het kan ook digitaal. Sterker nog, een aantal digitale tools (zoals Obsidian) lijkt gemaakt om op deze manier notities te maken en te koppelen.

Online notities bewaren in een mappensysteem

Als je een map hebt voor een thema (bijvoorbeeld: presentatietechniek), dan zul je submappen maken (bijvoorbeeld: mediagebruik, nonverbale communicatie, opbouw) en sub-submappen (zoals: openingen, eindes, verhaallijnen). Daarmee zit een eenheid informatie, bijvoorbeeld de klassieke presentatie-opbouw van the hero’s journey, verstopt in een sub-submap die je alleen vindt als je dat ene pad volgt. Als je een Zettelkastensysteem had gebouwd, dan waren er meerdere wegen die naar die ene notitie leiden. De kans is namelijk groot dat veel andere notities iets met deze te maken hebben.

Stel, je hebt een netwerkgesprek met iemand (Kim de Vries). Je bespreekt een mogelijke samenwerking, hebt het over een gemeenschappelijke kennis (Fred de Jong) en de persoon waar je mee praat heeft ook nog een interessante boekentip voor je. Als je van dit gesprek een notitie maakt en dat op de klassieke manier opslaat, dan komt deze notitie als een bestand (20220401 Kim de Vries) in een map (Gesprekken).

Stel, dat je nu Fred de Jong tegenkomt of voor je vakantie wat leeswerk wil aanschaffen… Hoe maak je dan de koppeling met het netwerkgesprek? Misschien herinner je je iets ervan, maar anders is die informatie afgesneden door de naam van het bestand en de map. Bestanden en mappen zijn silo’s waar informatie afgesneden wordt van allerlei connecties die die informatie heeft. Niet anders dan de oude vellen papier in een tabblad in een ordner in een kast. In het boek Ons werk is stuk beschrijven Aslander, Meinema en ik dat onder de naam het dogma van het document. Omdat we ooit zo moesten werken, doen we het nu ook nog. Al kan het nu makkelijk anders.

Bestanden en mappen zijn silo’s waar informatie afgesneden wordt van allerlei connecties die die informatie heeft.

Online notities bewaren

Er is een wereld aan papieren notitieboeken (Hobonichi, Leuchtturm, Moleskine) en systemen (bullet journal, planners) om notities mee te maken. Als we naar de digitale wereld kijken, dan is er ook iets te kiezen: Microsofts OneNote, Google Keep, Evernote, Bear, Roam Research, NV Alt, Devon Think, Obsidian, Craft en Notion.

Voor sommige kenniswerkers valt er niks te kiezen, omdat je data per se binnen de bedrijfssoftware (vaak Microsoft) moet gebruiken. In dat geval is OneNote jouw notitie-omgeving. Hetzelfde geldt voor sommige ondernemingen die primair in de Google-omgeving werken, waarbij je met Keep aan de slag kan.

De voordelen van Obisidian

Voor de kenniswerkers die wel iets te kiezen hebben, wordt vaak Obsidian (beschikbaar voor Windows, Mac, iOS, Android) gekozen. Ik zet enkele voordelen van Obsidian op een rij:

• Je werkt met platte tekst en dat is erg snel. Je hebt niet de opmaak-balast van OneNote of tekstverwerkers.
• Bestanden staan als tekstbestanden op jouw laptop. Elke notitie is één bestand waar je direct bij kunt om die te backuppen, kopiëren of om ze te openen met een ander programma. De opmaak maak je via Markdown, dus in plaats van overvolle menu’s met veel muisgeklik typ je codes.
• Je kunt met een mappen- en bestandsindeling werken om je notities te organiseren.
• Je kunt tags toevoegen om dwarsverbanden tussen notities te maken.
• In notities kun je naar een andere notitie verwijzen, waarbij de notitie waar je naar verwijst dit ‘weet’. Oftewel, in die notities staat een link terug naar de verwijzende notities.
• Je kunt notities embedden, zodat je alinea’s of stukken tekst kunt ziet in een bestaande tekst. En je kunt ze separaat bewerken.
• Naast de basisfuncties kun je van allerlei ontwikkelaars plugins toevoegen die je extra opties geven. Zoals een plugin die een dagelijkse en wekelijkse notitie maakt op basis van een sjabloon (Periodic Notes), een plugin die de markdown-tekst in allerlei formaten exporteert (Pandoc) of een plugin die je alinea’s razendsnel laat omzetten in aparte notities (Refactor).
• Naast de tekstweergave is er ook een graph view die je alle notities als een netwerk van notities laat zien. Hierdoor kun je koppelingen zien, repareren en losse notities aan bestaande koppelen.

Kleine demo Obsidian

Om te zien hoe de eerder genoemde notitie van een netwerkgesprek eruit ziet een demo.

Kortom, maak notities en gebruik slimme tools als Obsidian

Notities maken is waardevol. Niet alleen de vluchtige notities, maar vooral de inzichten, ideeën, kansen, theorieën die je in je eigen woorden vastlegt, herschrijft, her-combineert, gebruikt, weerlegt en exporteert naar artikelen of presentaties wanneer je die nodig hebt. Met een snelle, eenvoudige én erg complete notitie-app als Obsidian wordt dat makkelijker vol te houden.