Medewerkers zijn het overzicht kwijt: dit is wat jij als werkgever kunt doen

Column – “Inspectie: Rutte en zijn ministerie in de fout met archiveren sms’jes” kopte de NOS op 3 oktober jongstleden. Nadat eerder dit jaar naar voren kwam dat het merendeel van de bewindspersonen privémail en WhatsApp gebruiken voor hun werk. Iedereen spreekt er schande van dat het niet volgens de regels gaat, maar is het wel zo gek? Ik moet eerlijk zeggen dat ik ze wel begrijp…

Rutte is lang niet de enige

Met enige regelmaat mag ik een kijkje in de keuken nemen bij verschillende organisaties, zoals gemeentes, zorginstellingen of woningcorporaties. Om te begrijpen waar medewerkers tegenaanlopen met hun digitale werkplek, spreek ik veel verschillende mensen. Het zal je verbazen hoe vaak ik vergelijkbare verhalen hoor als de koppen die je bij de NOS terug ziet komen. Allemaal omdat de eigenlijke manier van werken frustreert en die andere manier nou eenmaal makkelijker is.

Olifantenpaadjes om fijner te kunnen werken

Dat het frusteert, is herkenbaar en ook herleidbaar. Want laten we eerlijk zijn, hoe vaak in de afgelopen – pak ‘m beet – 15 jaar is er bij een technische verandering daadwerkelijk gekeken of het de juiste oplossing is? En hoe vaak is er daadwerkelijk significant tijd, aandacht en budget besteed om medewerkers te helpen die nieuwe technologie ook te omarmen? In andere woorden: hoe vaak heeft men zich echt in de medewerkers verdiept? Ik durf te stellen dat dit zelden gebeurd is. Het is de voornaamste reden dat mensen olifantenpaadjes zoeken en gebruiken.

Voorbeeld uit de praktijk

Medewerkers zoeken naar manieren om makkelijker te kunnen werken. Neem bijvoorbeeld MS Teams dat bij sommige organisaties alleen buiten de werkomgeving gebruikt kan worden, waar documenten en mails binnen de werkomgeving staan. Beleidsstukken waar over vergaderd wordt, sturen medewerkers dan naar een privémailbox zodat deze naast de Teams-vergadering gehouden kunnen worden.

Medewerkers zijn gemiddeld een dag per week kwijt aan het zoeken naar informatie. Daarnaast zijn mensen gemiddeld 40 werkdagen per jaar bezig met het compenseren wat ze vergeten zijn of het opnieuw maken van zaken die ze kwijt zijn.

Werkafspraken ontbreken

Medewerkers zijn gemiddeld een dag per week kwijt aan het zoeken naar informatie volgens onderzoek van Mckinsey. Daarnaast zijn mensen gemiddeld 40 werkdagen per jaar bezig met het compenseren wat ze vergeten zijn of het opnieuw maken van zaken die ze kwijt zijn.

Het is niet bij te houden hoeveel schaduwarchieven met documenten er zijn, in de mail op een bureaublad of zelfs op een USB-stick. En waarom dan? Er zijn geen werkafspraken waardoor netwerkschijven onoverzichtelijk en niet te doorzoeken zijn. En de applicaties die aangeboden worden om het werk te doen, sluiten niet aan bij wat mensen vanuit hun privé situatie gewend zijn. Kortom, mensen zoeken continu work-arounds om grip op kennis en werk te houden.

De cloud als belofte! Toch?!

Als we inzoomen op het werken met documenten, merk je bij organisaties dat migratie naar de cloud vaak gezien wordt als belofte. De netwerkschijven zijn een vuilnisbelt: alles staat overal en er is geen vaste structuur. Overstappen naar de cloud is dan dé oplossing. Een georganiseerd magazijn waar je met behulp van slimme labels informatie kunt categoriseren en classificeren en waar retentie op orde is. Daarnaast is er ook nog de mogelijk om tegelijk samen te kunnen werken in die bestanden, win-win-win! Maar is dat wel zo?

Meer dan een verzameling bestanden

Technisch migreren is vaak het probleem niet. Mensen raken de weg kwijt en dat is waar het mis gaat. De cloud is veel meer dan alleen een bak bestanden. Kijkend naar bijvoorbeeld Microsoft laat zien dat documenten in SharePoint staan, binnen de werkruimtes van Teams of op OneDrive. En dan heb je ook nog zaaksystemen en andere applicaties die medewerkers gebruiken om met bestanden te werken.

Informatie staat dus op veel meer plekken dan alleen de netwerkschijf. Vergeet bijvoorbeeld ook niet communicatie die plaatsvindt in Outlook, WhatsApp of via LinkedIn. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers weten welke applicaties er zijn, wanneer je wat gebruikt en welke informatie belangrijk is om te borgen?

Medewerkers raken de weg kwijt in alle richtlijnen

Het is voor veel medewerkers niet duidelijk hoe keuzes van de organisaties aansluiten op hun dagelijks werk en er is geen eenduidig beleid over hoe te werken conform wet- en regelgeving. Niet gek dus dat iemand als Rutte, of Amira van de afdeling Finance, naar een privé-account grijpt of een eigen plan trekt, omdat dat gebruiksvriendelijker is.

Zet de medewerker centraal

De medewerker moet centraal staan als het gaat om werken met documenten. Vaak ontbreekt een uniform beleid en werkwijze waar afdelingen zich aan kunnen vasthouden. Als er al een beleid is, is dat te hoog over en sluit het lang niet altijd aan bij de verschillende werkwijzen binnen een organisaties.

Uniform maatwerk voor een afdeling

Dat uniforme beleid moet er komen en passend gemaakt worden bij hoe afdelingen binnen een organisatie werken. En het kan best dat er verschil zit tussen afdelingen binnen één organisatie.

1. Breng het uniform informatiebeleid in kaart, zodat je weet waar je het over hebt en dit ook kunt delen binnen de organisatie.
2. Zorg dat het informatiebeleid aansluit bij het dagelijks werk van afdelingen en medewerkers. Maak afdelingen mede-eigenaar van de werkafspraken en richtlijnen die gelden binnen de organisatie, zodat het bijdraagt aan hun manier van werken in plaats van dat het tegenwerkt. Geef ze een prominente rol in het project, in plaats van vanaf de zijlijn meekijken.
3. Neem afdelingen mee in de verandering. Maak het, met de juiste aandacht vanuit het projectteam, eigen zodat de werkafspraken die als afdeling gemaakt zijn, ook echt gaan leven en nageleefd worden.

Door naast de medewerkers te staan, met ze in gesprek te gaan over hoe het ze kan helpen en duidelijk te maken wat het voor hen oplevert, zullen ook de olifantenpaadjes  verdwijnen. En snapt Rutte waarom het niet handig is om zomaar appjes te verwijderen. Maar ook hoe hij het in het vervolg wel beter kan aanpakken.