Filter
Employee Experience Zo begeleid je een project met succes [tips & tricks]
Een succesvol (IT-)project zoals een sociaal intranet is niet een product dat je als organisatie aanzet en daarna wel ziet hoe het loopt. Het moet ook vallen binnen je organisatie en algeheel geaccepteerd worden om van waarde te zijn. De projectleiders bij een softwarebureau ondersteunen daar uiteraard bij, maar het echt runnen van een project, dat is wel een vak apart. We delen tips en tricks voor hoe je niet alleen een nieuw sociaal intranet, maar eigenlijk ieder project aanvliegt.
Waar begin je een project?
Al nemen we het sociaal intranet als voorbeeld, eigenlijk kun je ieder project hoe groot of klein het ook is, op dezelfde manier starten. En dat is: weet waar je vandaan komt. Ga niet gewoon beginnen aan een project, dat is alsof je blind een zwembad induikt en maar hoopt dat er water in zit. Niet aan te raden.
Begin een project dan ook met het maken van een mentale scan: hoe zit de organisatie in elkaar? Wat staat er al en wat heb je nodig om te verbeteren? Vanuit daar kun je gaan bepalen wat voor soort project het moet worden én welke mensen je daarvoor moet aanstellen.
Ga niet gewoon beginnen aan een project, dat is alsof je blind een zwembad induikt en maar hoopt dat er water in zit. Niet aan te raden.
Stel een projectleider aan
Het aanstellen van de juiste mensen begint bij de projectleider. Dit kan een interne medewerker zijn die de leiding neemt over het project. Of een extern projectleider die je als organisatie inhuurt. De projectleider is de persoon die de concrete planning maakt en de stappen die moeten worden genomen in kaart brengt. Onder dit stappenplan vallen onder andere het concreet maken van de verantwoordelijkheid, een resource request opstellen en het budget en de tijdlijn van het project vaststellen. Zo is helder binnen welke kaders er gewerkt kan gaan worden.
Governance first – altijd
Een van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvol project is het concreet maken van de verantwoordelijkheid, ook wel de governance genoemd. Het zijn alle besluiten die te nemen zijn bij elkaar genomen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het goedkeuren van de richting die je inslaat als project en het omgaan met uitzonderingen. Of aan hoe bepaalde strubbelingen in het project moeten worden opgelost.
Veel projecten lopen vast op een besluiteloosheid, waardoor belangrijke beslissingen in het midden blijven liggen. Terwijl je juist een individuele eigenaar nodig hebt die de voortgang bewaakt en de doelen behaalt. Governance en projectinrichting zijn randvoorwaardelijk. Door dit goed in te richten is er nog niets gebeurd, maar je schept er wel een noodzakelijke voorwaarde mee voor het succes van je project.
Resource request uitzetten
Naast het vaststellen van governance is het voor een projectleider belangrijk om een resource request te maken voor het project. Een project kost namelijk veel tijd en niet alleen van de projectleiders. Iedereen die geraakt wordt door het project, kost het tijd. Projecten in de zorg worden er vaak ‘bij’ gedaan, terwijl het zo’n blijvende indruk kan hebben op de manier van werken.
Daarom is het belangrijk om in kaart te brengen wanneer bepaalde zaken gedaan moeten worden én hoeveel tijd ze kosten voor de mensen in de organisatie. Moeten er bijvoorbeeld mensen worden uitgeroosterd of vervanging worden geregeld? Ook wil je niet dat het overlapt met andere belangrijke projecten, dat haalt de focus weg. Met het maken van een resource request geef je duidelijk vooraf inzicht in hoeveel tijd het project wanneer kost. Zodat je zeker weet dat er ook tijd voor het project wordt vrijgemaakt, nu en in de toekomst.
Een goede projectindeling
De governance die zo belangrijk is, begint bij de projectindeling. Als projectleider stel je projectteams aan met een duidelijke opdracht en mandaat. Hiermee beleg je de verantwoordelijkheid. Deze teams bestaan vaak uit teamleads van verschillende afdelingen, waardoor je direct de hele organisatie betrekt. Binnen dit team regelen zij alles en zijn zij de kartrekkers. Problemen worden dan ook eerst binnen dit team opgelost. Op een gegeven moment gaan zij echter tegen uitdagingen/problemen aanlopen die hun team of afdeling overstijgen. Op dat punt komt de stuurgroep in beeld.
Het belang van een stuurgroep
Een stuurgroep bevat drie essentiële personen met een vorm van gezag, zodat zij besluiten kunnen nemen. Zij overstijgen projectteams, maar komen vaak wel allen vanuit een bepaald perspectief: vraag en aanbod, financiën en gebruikers. Zo zijn alle belangen binnen de organisatie vertegenwoordigd en kunnen er beslissingen genomen worden. Concreet bestaat de stuurgroep uit:
- Senior Supplier | Levert menskracht en oplossingen om aan de vraag te voldoen, waakt over standaarden en beoordeelt de haalbaarheid van wat er moet worden geleverd. Bij een sociaal intranet-project kan dit bijvoorbeeld de IT-manager zijn die het project overziet.
- Senior User | Is verantwoordelijk voor het afstemmen van de projectresultaten op de praktijk en voor het ontvangen van de projectresultaten. Denk in de zorg bijvoorbeeld aan een zorgmanager die weet wat er speelt bij de medewerker en wat die nodig heeft.
- Opdrachtgever | Is overkoepelend eigenaar van het project en in die rol verantwoordelijk voor de business case van het project en de tijdslijn waarbinnen de projectresultaten moeten worden behaald.
Rol van de stuurgroep
De belangrijkste verantwoordelijkheid (daar heb je hem weer) van de stuurgroepleden is het nemen van besluiten. De projectleider vertaalt de ondervonden ‘hobbels’ in het project naar gevraagde stuurgroep besluiten. De stuurgroepleden dienen een besluit te nemen zodat het project, via de projectleider, deze hobbels in de praktijk kunnen aanpakken.
Om het project in een goed tempo door te laten lopen, is het goed om regelmatig samen te komen. Gebruik die stuurgroep-overleggen niet om alles wat er de afgelopen periode is gebeurd te bespreken. De stuurgroep is er om besluiten te nemen. Breng iedereen van tevoren op de hoogte van de inhoud, dan kun je de vergadering gebruiken om to the point te komen en besluiten te nemen.
Durf keuzes te maken
De stuurgroep moet niet slechts passief besluiten nemen als daar om wordt gevraagd, maar echt actief sturen. Zij moeten durven te kiezen voor een bepaalde richting met de informatie die zij op dat moment hebben. En daar ook achter staan als de informatie verandert. Zij moeten bijsturen op het moment dat er meer informatie binnenkomt en situaties veranderen. Pas dan komt een project echt van de grond, omdat besluiten sneller genomen worden genomen en teams daardoor sneller verder kunnen met de volgende stap. De projectleiders bij een softwarebureau ondersteunen daar uiteraard bij, maar uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid bij de stuurgroep. De verantwoordelijkheid van specifieke personen en het nemen van besluiten staat daarmee aan de basis van ieder project.
Succesvol een project begeleiden: concrete tips en tricks
Voordat je van start gaat met je volgende grote project, hier nog een aantal tips:
- Project is van de organisatie | We hebben het veel gehad over de verantwoordelijkheid concreet bij mensen neerleggen, zodat er beslissingen gemaakt kunnen worden. Maar daarbij moet je niet vergeten dat een project zoals het intranet de hele organisatie aangaat. Zij gaan er allemaal gebruik van maken. Houd dat altijd in je achterhoofd als je er mee bezig gaat. Door die gelaagdheid in projectteams en met een overkoepelende stuurgroep, hou je elkaar betrokken en op de hoogte. Vooral als een project langer duurt.
- Follow the rules of the game | Projectmanagement is niets nieuws, er zijn alle vele projectstrategieën die je kan toepassen. Kies een bepaalde projectstrategie en methodiek die past bij jouw organisatie en blijf daarbij. Zo behoud je overzicht, omdat het stappenplan helder is.
- Governance first | Ook wel “jij bent ervan”. Jij draagt er verantwoordelijkheid voor. Doe alles wat je kunt binnen die verantwoordelijkheid. Wees daarbij zacht waar kan, maar hard waar moet om tot het juiste besluit te komen.
- Stick-to-it-iveness | Projecten zijn niet altijd makkelijk. Soms moet je echt even doorzetten en vasthouden aan de structuur en processen die je niet voor niets in het leven hebt geroepen. Dat noemen we stick-to-it-iveness.
- Leg de nadruk op wat goed gaat | Geen enkel project gaat zo goed als dat je hoopt. Ieder project verloopt anders dan je misschien op het eerste oog verwacht, maar focus je op dat wat wel goed gaat. Dat houdt het project zelf ook leuker.
- Maak het leuk | Eigenlijk de belangrijkste tip en dé take away van dit artikel. Het is niet makkelijk en je gaat het niet altijd écht leuk vinden, maar probeer daar wel altijd naar op zoek te gaan. Want zolang een project leuk is, zijn mensen ook meer bereid een stapje extra te zetten. Succes!
Over de auteurs
