Stop met projecten, maak producten!

Welk beroep binnen het bedrijfsleven kent de meeste frustraties? Dat is ongetwijfeld de projectleider. Het aantal succesvolle projecten in een organisatie is vaak op hooguit één hand te tellen. Zoveel projecten slagen maar niet, duren eindeloos en bezorgen de organisatie vele hoofdbrekens. Aan de projectleider de schone taak dit lastige schip te manoeuvreren. Hoe zou het zijn als je dit eens deed als Product Owner?

Ik noem een aantal ongetwijfeld herkenbare hoofdbrekens van de projectleider:

• Je bent afhankelijk van mensen in je organisatie, maar hebt geen invloed op hun beschikbaarheid.
• Mensen willen steeds weer andere, nieuwe dingen, waardoor doelen niet meer in de gaten gehouden worden.
• Het ene risico is net weer onder controle of het volgende popt weer op.
• Jouw ene project concurreert qua capaciteit, geld en middelen met  vele andere projecten.

Maar zelfs als een project goed gaat, dan wordt vooral bedoeld dat het proces lekker loopt. Het zegt nog niet zoveel over het resultaat. Wanneer is een project geslaagd? Als de deadline is behaald? Als het plan is uitgevoerd? Als het budget niet is overschreden? Helaas zijn dat vaak de antwoorden die ik hoor. Maar ik hoop natuurlijk dat ik te horen krijg: ‘Als we een product hebben gerealiseerd dat waarde creëert voor onze organisatie en de gebruiker’.

Scrum is een werkwijze die zeer geschikt is voor product-denken in plaats van project-denken. En Scrum kent de rol van projectleider niet. De enige rollen in het Scrum-team zijn die van Developer, Scrum Master en Product Owner.

En voor die Product Owner heeft Bas van Amersfoort een praktisch boek geschreven: de SUPER Product Owner – Van projecten doen naar Producten maken (affiliate).

Hoe start je projecten met Scrum?

Het boek begint met de voordelen van Scrum. Als je daar al van overtuigd was, kun je dat gedeelte overslaan. Het geeft je wellicht wel de argumenten om je organisatie te overtuigen op deze manier te mogen gaan werken.

Van Amersfoort schetst dan de rol van Product Owner. De Product Owner focust op 3 hoofdvragen:

• Wat gaan we maken?
• Waarom is dat belangrijk?
• Wanneer maken we wát?

PS. Het boek bevat vele van deze toffe illustraties die je ook heel goed kunt gebruiken om bijvoorbeeld je organisatie mee te inspireren.

De groei van de Product Owner

Vervolgens beschrijft het boek hoe een beginnend Product Owner een Scrum-experiment kan starten. En passant komen daarbij wat Agile-principes langs, zoals het omarmen van onvoorspelbaarheid en het maximaliseren van dat wat je níet doet.

Een belangrijke les hierbij: experimenteer en leer door te doen! In projecten hebben we vaak de neiging om alles van tevoren te willen bedenken, inschatten en plannen. Dit leidt niet zelden tot ‘information overload’ en ‘analysis paralysis’.

We blijven maar nadenken en beginnen niet. En uiteindelijk blijkt al dat voorwerk helemaal niet zo nuttig. De context is immers onvoorspelbaar. En je begint pas te leren op het moment dat je bent gestart en ervaringen opdoet.

Vanaf dit punt wordt het boek een informatief handboek. Het legt uitgebreid uit hoe de Scrum-events gaan, hoe je je stakeholders bepaalt en hoe je hen betrekt en het bevat checklists hoe je je eerste Scrum-experiment aanpakt.

Gaandeweg ontwikkelt de Product Owner steeds meer. Volgens Van Amersfoort was hij ‘de sjaak’ toen hij begon. Maar vervolgens doorloopt hij de volgende niveaus:

Niveau 1. De Supporter

Heeft Watervalprojectmanagement achter zich gelaten en kiest voor Scrum.

Niveau 2. De Kapitein

Bepaalt zijn product (in plaats van project) en start een Scrum-experiment.

Niveau 3. De Professor

Richt zich volledig op het ontwikkelen en doorontwikkelen van een prototype voor zijn product, is een facilitator van innovatie.

Niveau 4. De Agile Ambassadeur

Inspireert zijn hele organisatie en start langzaam een Agile transitie.

Praktische stappen en tools voor de Product Owner

Deel 3 van de SUPER Product Owner is gerelateerd aan het ook door Van Amersfoort ontwikkelde ‘Wiel van de Product Owner’ (affiliate) en wordt zo mogelijk nóg praktischer. Het wiel is een cyclus van 5 stappen die de Product Owner continu doorloopt. De eerste keer om op te starten, de keren erna om aan te scherpen. Wat zijn de stappen?

1. Inspireer met een Visie
2. Plan met een Roadmap
3. Orden de Product Backlog
4. Garandeer met een ‘Definition of Done’
5. Leer in de Review

1. Inspireer met een Visie

Maak expliciet wat jouw product te brengen heeft. Zorg dat dit niet alleen logisch klinkt, maar ook in het hart voelbaar is. Beschrijf je droom én maak deze concreet, zodat je team duidelijke handvatten heeft hoe het die droom kan verwezenlijken. Van Amersfoort geeft hier een handig template voor dat je als A3 kunt gebruiken.

2. Plan met een Roadmap

Help een roadmap, dat klinkt weer als ouderwets projectmanagement! Iets dat we vastklikken en niet meer mag veranderen. Van Amersfoort nodigt je uit om niet in mijlpalen te deken, maar in successen. Gebaseerd op waarde en impact voor de gebruiker, niet op planningen en deadlines. Ook hiervoor is weer een template.

3. Orden de Product Backlog

Hier legt Van Amersfoort goed uit dat een Product Backlog geen to do-lijst is. Hij helpt de lezer om te denken in werkende deelproducten in plaats van in projectfasen. En benadrukt dat de Product Backlog dynamisch is. De Product Owner komt er in zijn Wielcyclus elke keer weer bij terug en past hem aan aan de nieuwste inzichten.

4. Garandeer met een ‘Definition of Done’

Van Amersfoort maakt de vergelijking met een wasmachine volgeplakt met labels, garanties en keurmerkstickers. Hij stelt een interessante vraag: “Wat was er eerst? De garantie of de wasmachine?” Je denkt misschien dat de wasmachine er eerst was, want die heb je nodig om alle beloftes te kunnen garanderen. Maar het is natuurlijk geen toeval dat deze wasmachine voldoet aan een KEMA-KEUR en een bepaald energielabel heeft.

De wasmachine is ontworpen met de garantie als belofte in het achterhoofd. Zo werkt binnen Scrum een Definition of Done. Het zijn de kwaliteitscriteria die gelden voor je totaalproduct. En als Product Owner speel je een grote rol bij het zetten van die standaard.

5. Leer in de Review

En omdat Scrum een empirische aanpak kent, is de Sprint Review voor de Product Owner het belangrijkste moment om feedback op te halen over de huidige staat van het product. En dan begint de cyclus weer opnieuw. Je past waar nodig je visie aan, verwerkt de feedback in de Product Backlog, kunt je Roadmap door het geleerde wat verder aanscherpen en de nieuwe sprint start weer.

Hoe gebruik je dit boek?

Het boek De SUPER Product Owner (affiliate) bevat heel veel kennis, legt zaken uitgebreid uit, maar is ook nog eens heel praktisch ingestoken. Elke paragraaf heeft een opdracht (uitdaging genoemd) met vragen die je voor jezelf moet beantwoorden. Van Amersfoort stimuleert je dat te doen en voor elke vraag 5 minuten de tijd te nemen. Dat lijkt beperkt, maar is voor het gehele boek een pittige tijdinvestering. Je bent uren bezig als je zijn advies hierin opvolgt…. En als je dit niet wil doen, is het misschien vervelend dat die opdracht elke keer weer terugkomt.

Desondanks ga je veel hebben aan de prikkelende vragen én aan de praktische lijstjes, concrete tips en illustrerende visuals.

Het boek is heel stellig dat de projectleider de rol van product Owner op zich moet nemen. Ik vraag me af of dit wel zo vanzelfsprekend is. Soms is het veel logischer dat de opdrachtgever fungeert als Product Owner, of dat de projectleider zich ontpopt tot Scrum Master. Van Amersfoort gaat hier naar mijn smaak voorbij aan het belang van inhoudelijke productkennis. In plaats van slechts het verzamelen van de behoeften van de gebruikers en stakeholders. En een verstokt projectleider zal ook best wat gedrag moeten ‘ontleren’ om niet teveel in zijn oude rol te vervallen…

Het is bovendien wat eenzijdig om vooral vanuit het perspectief van projecten en de projectleider te kijken. Maar feit is dat dit zeker een wereld is waar veel frustraties spelen en veel te winnen is. Dus als jij als projectleider (of toch ook als Scrum Product Owner) SUPER wil worden, dan zou dit boek jou er wel eens doorheen kunnen gaan slepen!