Waar is je online kantoor? Waar jij bent!

Veel kenniswerkers hebben autonomie over hun werkplekkeuze. Soms zijn er afspraken over een minimum of maximum aantal dagen thuis- en kantoorwerk, maar veel kenniswerkers bepalen dat zelf. Net als de manier waarop ze werk op kantoor en thuis invullen. Maar gaat werk niet juist om verbinden en samenwerken? Krijg je dat ook online voor elkaar?

Dat er op kantoren een wereld te winnen is aan productief werken, wordt snel duidelijk als je alleen al het woord ‘kantoortuin’ in je zoekmachine intikt. Tegelijkertijd is er ook heel wat te verbeteren aan het thuiswerken, ook al zijn veel kenniswerkers hele tevreden met de huidige invulling daarvan. Dit lukt met een online kantoor waarin een community samenwerkt in een gedeelde digitale ruimte, aldus consultant en auteur Kristian Esser.

Thuis, lekker ‘productief’

Veel kenniswerkers zeggen dat ze thuis het productiefst zijn. Dat betekent meestal dat ze thuis minder onderbroken worden bijvoorbeeld door vragen van collega’s of gesprekken in de buurt van hun werkplek. Gesprekken die beginnen met ‘Oh, nu ik je toch zie …’ zijn meestal niet de best voorbereide gesprekken. In zijn TEDx Talk Why Work doesn’t happen at Work schetst Jason Fried een herkenbaar beeld van de onrust op veel werkplekken.

Hoogste tijd dat samenwerken op dezelfde locatie onderwerp van gesprek van teams wordt, in plaats van het te laten gebeuren en alleen een beetje rust te hebben met ‘noise cancelling’ koptelefoons, als collega’s dat niet a-sociaal vinden.

Thuis of op afstand werken betekent dan vaak gepland, individueel werk ongestoord doen. Zoals een complex rapport lezen of een ingewikkelde spreadsheet maken voor een offerte. Dat is uiteraard fijn maar ook een beetje zorgwekkend: je werk is toch meer dan je eigen geplande werk afmaken? Je werk is toch ook sparren met anderen, een spontane brainstorm doen met anderen bij een (digitaal) whiteboard, bijpraten met teamgenoten over hoe het met ze gaat, anderen helpen?

Vaak associëren we dat type samenwerken als iets dat je vooral doet als je fysiek bij elkaar doet. Kristian Esser betoogt in zijn boek Waar is je online kantoor? Digitale samenwerking beter begrijpen en slimmer inrichten (affiliate) dat op afstand, online samenwerken juist heel geschikt is voor verbinding en creatie.

Online community met een project space

Esser stelt in Waar is je online kantoor? dat werk juist gaat om verbinden en samenwerken en dat je dat in online kantoor uitstekend kunt doen.

Wezenlijk voor de online ruimte is dat het team een project space heeft en een community is. Het online kantoor optimaliseer je voor samenwerken, kennisdelen, leren, verbeteren, samen resultaten halen. Begin de dag bijvoorbeeld met inloggen op de online ruimte en verbinden met die plek en dus met anderen, of ze er zijn of niet.

Immers, anderen hebben er berichten, notities, commentaren en likes achtergelaten. Ze zijn er misschien fysiek niet, je bent je wel van de anderen bewust. Esser noemt als een van de aspecten van online werken digitale empathie, dus begrijpen dat een like of een commentaar nuttig en nodig is voor de samenwerking en niet alleen lezen en doorscrollen.

Het interessante is dus niet dat we met een online kantoor vanaf elke plek kunnen werken, maar dat het online kantoor op elke locatie kan zijn. Zelfs op het fysieke kantoor. (…) deze ruimte kan volgen, waar je ook bent.

In die digitale ruimte kun je werken. Dat is volgens Esser:

• Denken. Ideeën hebben, samen met anderen uitwerken, analyseren, discussiëren.
• Organiseren. Zorgen dat er orde komt in het denken, zodat deze uitvoerbaar worden.
• Doen. Zorgen dat zaken gedaan worden.

Functionaliteiten voor een online bedrijfscommunity

Elk van die soorten werk vraagt om eigen tools die je in die digitale ruimte beschikbaar hebt. Daarmee is een online kantoor dus niet alleen samenwerken via Trello of Asana. Je kunt daarin goed organiseren, maar het is niet gemaakt om samen in te denken of te doen. Of Miro, waar je prima kunt denken maar wat niet ideaal is om te organiseren of te doen.

Esser beschrijft 11 functionaliteiten die een online bedrijfscommunity moet hebben, zoals:

• Berichten schrijven en daarop reageren
• Events organiseren
• Rich media ondersteunen
• Geïntegreerde leermodule

Daarmee is een plek waar je kunt samenwerken nog geen ideale tool voor een community. In zo’n bedrijfscommunity kun je samenwerken, in de breedste zin van het woord.

Mocht dit alles nog onvoldoende zijn om jouw volgende project met een online space te beginnen, dan heeft Esser als rode draad in het boek redenen opgenomen om een community te beginnen.

Alles is digitaal!

De samenwerking in een fysieke ruimte is vluchtig. Onze aanwezigheid, de gesproken woorden, onze non-verbale communicatie zijn weg als wij weg zijn. In een online kantoor is alles digitaal en dus naleesbaar, doorzoekbaar, deelbaar, herbruikbaar. Voeg een nieuw teamlid toe aan de community en de geschiedenis van het project is zichtbaar.

Esser geeft een voorbeeld van twee teamleden die in gesprek zijn en zich realiseren dat hun gesprek voor andere teamleden ook relevant is. Dus nemen ze het op. Met de vele mogelijkheden om transcripties en samenvattingen te maken, is dat in beeld en (samengevatte) tekst makkelijk te delen.

Metingen

Een digitaal kantoor maakt het ook makkelijker voor degenen die het managen om metingen op de interactie te doen:

• hoe staat het met de tijd die mensen er doorbrengen?
• hoeveel reacties zijn er?
• hoe snel worden taken afgevinkt?
• Wat zeggen de antwoorden op de digitale check-ins?

Met de kracht van allerlei semantische analyse is het mogelijk de sfeer en voortgang in een team te monitoren. Esser is zich bewust van gevoeligheden die bestaan op dit terrein, zoals er ook een heel hoofdstuk is over communities en duurzaamheid.

Daarmee is niet gezegd dat je niks meer offline of fysiek doet. Sterker nog, de aftrapbijeenkomst van een nieuw project waarbij er veel online gewerkt zal worden doe je liefst met een fysieke bijeenkomst. Na zo’n eerste kennismaking en sessie om afspraken te maken, is het vervolg digitaal doen makkelijker.

Digitaal leiderschap

Een online kantoor openen en verwachten dat teamleden toestromen en online denken, organiseren en doen is voor veel teams een naïeve gedachte. Het vraagt leiderschap om het team in die omgeving te ‘onboarden’, te ondersteunen en te leiden.

Alleen al het idee om te ‘delen en niet mailen’ is een uitdaging. Hierbij gaat het om in de digitale ruimte communiceren, zodat het voor iedereen te zien is en bewaard blijft. Dit in plaats van verstopt in overvolle individuele mailboxen, te midden van alle andere relevante en irrelevante communicatie.

Naar de community gaan in plaats van reactief de mail openen vergt wat van het team en het leiderschap. Als teamleden eenmaal zien dat aan een project werken zo simpel is als die digitale ruimte ingaan en niet meer alle communicatie en informatie reorganiseren uit versnipperde e-mails, documenten en chats, dan zal de aantrekking van die ruimte snel groter worden.

Ik deel hieronder een herkenbaar citaat in het boek over de transitie naar een nieuwe situatie. Die tussenfase kan het volgende gevoel oproepen.

Gebrek aan vertrouwen in het nieuwe en een te groot vertrouwen in het oude.

Naast het loslaten van e-mail zijn er veel andere best practices die online samenwerken beter maken. Door die op maat vast te leggen in een samenwerkingsmanifest, is er voor iedereen duidelijkheid. Dat manifest is een belangrijk middel om in kaart te brengen hoe online samenwerken het best werkt en een document om naar te verwijzen als er frictie ontstaat.

Kortom

Esser rekent in Waar is je online kantoor (affiliate) af met het stereotype beeld dat echt samenwerken fysiek bij elkaar komen betekent. Sterker nog, verbinden en samenwerken kan op een heel aantal punten beter digitaal in een online community met een eigen digitale kantoor.

En om de vraag uit de titel te beantwoorden: waar is je online kantoor? Waar jij bent!