Hoge werkdruk als marketeer? Bespaar tot een werkdag per week met slimme software
We kennen allemaal de dagen waarin 24 uur gewoon niet genoeg is. Als dit bij een dag blijft, is het niet zo’n issue. Maar wist je dat 44% van de werkenden in Nederland regelmatig tot te vaak een hoge werkdruk ervaart? Dit zorgt ervoor dat 1,6 miljoen Nederlanders last hebben van burn-out klachten, en we jaarlijks zo’n 14 miljoen dagen verzuimen.
Ook marketeers ontkomen er niet aan. Van het opzetten van campagnes en het analyseren van data tot het genereren van leads en het beheren van social media – de takenlijst lijkt eindeloos. Voeg daar strakke deadlines, hoge verwachtingen en steeds veranderende algoritmes aan toe, en je hebt een recept voor een hoge werkdruk. Hoe lekker zou het zijn als je aan het einde van de dag wél een uurtje overhoudt voor belangrijke, lange termijn
zaken? Een goed ingericht IT-landschap kan hier een groot verschil in maken.
1. Automatiseer je workflows
Deze zal niet uit de lucht komen vallen, maar het automatiseren van workflows kan je op dagelijkse basis een enorme bak met werk schelen. Hoewel het begrip redelijk logisch lijkt, is de uitvoering niet altijd een open deur. Veel marketingteams blijven vasthouden aan handmatige taken zonder dat het nodig is.
Er zijn genoeg taken die je op dagelijkse basis doet die repetitief zijn en geautomatiseerd kunnen worden. Maatwerk API’s of workflowtools als Zapier kunnen verschillende systemen verbinden en voeren taken automatisch uit. Voorbeelden kunnen zijn:
- Nieuwe leads van je website direct toevoegen aan je CRM;
- Automatisch meldingen sturen bij statusveranderingen in projecten;
- De opvolging van nieuwe contacten automatiseren met e-mailcampagnes.
Hoeveel tijd je hier precies mee bespaart is afhankelijk van de hoeveelheid en omvang van je automatiseringen. Sommige workflows kosten je misschien maar tien minuten per dag, andere een uur. 86% van de marketeers geeft aan dat automatiseringen in workflows ze in ieder geval 1+ uur per dag bespaart. Enkele voorbeelden van workflows die je kan automatiseren:
2. Laat je gebruikers het werk doen met een klantportaal
Waarom handmatig leads verwerken als je klanten zelf een deel van het werk kunnen doen? Veel marketeers verliezen tijd aan het doorsluizen van aanvragen, het verzamelen van extra informatie en het managen van losse bestanden. Een klantportaal kan dit proces volledig automatiseren en tegelijkertijd de klant een actievere rol geven. Denk aan een klantportaal waarin leads direct hun gegevens en voorkeuren invoeren, benodigde bestanden uploaden en misschien wel zelf een afspraak kunnen inplannen. Hierdoor vervallen veel tijdrovende handelingen, zoals het achteraf opvragen van informatie of het handmatig verwerken van aanvragen.
Door het portaal meteen te koppelen aan je CRM worden alle gegevens automatisch geregistreerd. Dit voorkomt fouten, versnelt de opvolging en zorgt ervoor dat leads zonder gedoe doorstromen naar de volgende stap. Hoeveel tijd dit je bespaart ligt aan het aantal handelingen dat je in het klantportaal mogelijk maakt. Bij het verwerken van meerdere leads kan het je zo een uur per dag besparen. Net als bij het vorige stuk over workflows, kun je per onderdeel berekenen hoeveel tijd het je scheelt. Denk bijvoorbeeld aan:
- Leads invoeren in CRM → 5 min
- Gegevens opvragen per e-mail → 10 min
- Bestanden verzamelen en opslaan → 10 min
- Opvolging incomplete aanvragen → 5-15 min
3. AI inzetten
AI is zonder twijfel hét trending onderwerp van de 21e eeuw. De technologie groeit razendsnel en AI-tools schieten als paddenstoelen uit de grond. Hoewel je soms weleens genoeg kan hebben van de constante stroom aan AI-tools, het is niet voor niets dat de technologie zo rijkelijk omarmt wordt. Steeds meer marketeers plukken er namelijk ook de vruchten ervan. Slimmer werken en minder tijd verspillen aan (repetitieve) taken beginnen steeds centraler te staan. Volgens HubSpot gebruikt inmiddels 74% van de marketeers AI in hun werk. Dit zijn de belangrijkste toepassingen:
- Contentcreatie: teksten schrijven, afbeeldingen maken en ideeën genereren – 43%
- Onderzoek: marktonderzoek uitvoeren, datasets vinden en artikelen samenvatten –34%
- Brainstormen: nieuwe (content)ideeën bedenken – 27%
- Nieuwe dingen leren: bijvoorbeeld leren met een Zapier workflow te werken of SQL-code debuggen – 40%
- Data-analyse/rapportage: marketingdata analyseren en rapporteren – 35%
- Notities maken of vergaderingen samenvatten – 27%
Wil je dat AI echt voor je gaat werken? Integreer het dan in je software. Misschien gebruik je bijvoorbeeld al een AI-notulist zodat je zelf geen notities hoeft te maken, of heb je een AI-tool ingezet om een marktrapport samen te vatten, zonder alles zelf door te hoeven spitten. Koppel je dit aan je bestaande software, hoef je niet meer alles los te verzamelen en erbij te pakken. Organisaties die dit doen kunnen volgens Hubspot tot 2 uur en 24 minuten per dag(!) besparen.
4. Een kennisbank maken
Vooral wanneer er gewerkt wordt met verschillende afdelingen binnen een organisatie wordt informatie vaak in silo’s opgeslagen. Sterker nog, maar één op de vijf marketeers geeft aan dat hun data volledig is geïntegreerd met de tools die ze gebruiken. Zo weet bijvoorbeeld enkel het contentteam welke campagnes lopen, terwijl het performance-team de advertentiegegevens en KPI’s beheert.
Dit zorgt ervoor dat je vaak informatie moet opzoeken of uitvragen bij collega’s. Hoewel het redelijk lastig is in te schatten hoeveel tijd dit precies kost, schatte McKinsey het in 2012 op zo’n 20% van je dag, oftewel een werkdag per week.
Dit probleem tackelen? Maak een geïntegreerde kennisbank. Door al je bestanden op te slaan op een centrale plek heb je 24/7 toegang tot alle informatie die je nodig hebt. Door de kennisbank te koppelen aan bestaande tools en automatisch te laten updaten hoef je ook niet handmatig alle informatie te uploaden. Wil je het écht goed doen? Zorg dan voor een AI-geïntegreerde zoekfunctie. Deze zoekt in de kennisbank naar precies de juiste informatie zodat je zelf de bestanden niet meer door hoeft te spitten!
