Intranet: “Wikis en weblogs winning the war”

“Het artikel besluit met een verhaal over een kinderziekenhuis en
regionaal medisch centrum in Seattle. Daar wordt de Movable Type
blogsoftware  van Six Apart Ltd. gebruikt om een intranet voor
3.000 medewerkers te servicen. De software, waarmee tientallen mensen
zelfstandig, dus zonder tussenkomst van een webmaster of kennis van
html, nieuws en updates voor kalenders, projectpagina’s en
beleidsdocumenten kunnen plaatsen (‘posten’). Web services manager
Christian Watson geeft aan dat dit veel beter werkt dan het intranet
dat hiervoor bestond en met Microsoft’s FrontPage was gemaakt. “”The
distributed authorship of people from different departments means
the content is fresher,” zo vertelt hij. De blog software voorkwam ook
dat er geld in een prijzig content management systeem moest worden
ge�nvesteerd. “This was
an internal project of the Web team, done without capital outlay and
with minimal IT staff time,” vertelt Watson. “The CIO is aware of it,
and
how it works, but it saved him money before he knew that the money
might have had to be spent.” Meer over dit onderwerp in het artikel Big-Time Blogging.”

[[image:isala.jpg::left:0]]Maar het verhaal bleef ons, en in het bijzonder Martijn Hulst,
wel bezig houden en hij was het ook die de stoute schoenen aantrok en
het ziekenhuis een e-mailtje stuurde met zijn brandende vragen. Martijn
is in het dagelijkse leven webco�rdinator bij ziekenhuis Isala
klinieken in Zwolle, zo valt op zijn weblog MartijnHulst.nl te lezen. Gisteren gaf Martijn hier op Frankwatching in de reacties aan dat het antwoord binnen was.

“De reactie uit Seattle is binnen en bottom-line komt het er op neer dat
ze de weblogsoftware als cms gebruiken en dat niet de medewerkers zelf
webloggen op het intranet”.

In een tweede artikel op zijn weblog gaat hij dieper op het onderwerp in. Een quote uit Blogs en ziekenhuis [deel 2]:

“Aangezien het idee van weblogs binnen ziekenhuizen mij erg aanspreekt
(daarover later vast meer op dit weblog), stuurde ik enkele vragen naar
de ‘web service manager’ Christian Watson (die zo aardig was deze te
beantwoorden). Het blijkt dat de software van Movable Type eigenlijk
als een content management systeem wordt ingezet: “Please note that
although we use Movable Type we use it as a CMS not to publish weblogs
in their traditional sense”. De commentaaroptie staat ook grotendeels
uit. Alleen binnen enkele toepassingen wordt de commentaaroptie
aangelaten, zoals bij het discussieforum.”

Menig blogger zou hier natuurlijk teleurgesteld op kunnen reageren en
tegenstanders van het bloggen zouden het verhaal als voorbeeld kunnen
gebruiken “hoe het hele bloggen wel niet overdreven wordt”. Maar
belangrijker is natuurlijk om te lezen wat er echt gezegd wordt: “The
tide of simple, low-cost publishing and collaboration software
is rising within companies, whether technology management is ready or
not.” Steeds meer organisaties kiezen om redenen van gebruiksgemak
(succesvol implementeren!), kosten (intranet hoeft of mag niet duur
(te) zijn) of samenwerking (met welke middelen krijgen we medewerkers
zo ver dat ze op het intranet actief worden) voor social software als
weblogs en wikis.

[[image:disney2.jpg::left:1]]Alsof dat al niet reden genoeg is om voortaan met blogging- en
wikisoftware te werken. Nog los van wat het verder nog kan betekenen
(zie de Macaw-story!). Toen ik eind vorig jaar voor
het eerst over de Disney-case hoorde begon het bij mij te
malen. Het was daarom een van de thema’s in mijn presentatie die ik op 25 oktober 2004 bij Emerce’s Outlook 2005 hield. Omdat de presentatie bij Emerce jammer genoeg niet meer te downloaden is, daarom nog even die ene sheet teruggehaald.
[[image:disney.jpg::center:1]]
“Disney replaces his Intranet by blogs and wikis”. Dat was voor mij een
echte eyeopener. Wat wil je natuurlijk ook, Disney is niet het
eerste beste bedrijf en als ze daar tot zo’n conclusie komen.

[[image:six.jpg::left:0]]Lo�c le Meur (Executive VP & Managing Director van de Europese vestiging van  Six Apart, het bedrijf achter de social software tools  TypePad en Movable Type) besteedde ruim een jaar geleden aandacht aan Disney.

We laten Lo�c even aan het woord.

Disney has hundreds of users on weblogs and wikis internally (authors and readers), replacing their current Intranet tools. They use movable type. I asked the following question: “How do you see the difference between
the use of wikis and weblogs after more than a year of experience
internally?” Elisabeth Freeman answered very clearly, I like it: “Blogs are for
news, project management, basically all the information that is fresh
and moves, wikis are here to stay and when we need to build information
that will become permanent”.

[[image:socialtext_copy.jpg::left:0]]
Collega Ross Mayfield, CEO van Socialtext, een andere belangrijke leverancier van social software solutions schreef
rond diezelfde tijd (situatie in februari 2004!) het
volgende over Disney en de voordelen van weblogs, wikis en webfeeds/RSS:

“In ops/engineering there are 100 people that log into the 6 weblogs.
In DIG (Disney Internet Group, Frank), 1 blog and 50 users, the wiki has been over 1.5 year 200 users
and lots of groups.

Mike (Mike Pusateri is een werknemer van Disney, Frank) works where coordination is king. Info flow between
programming, marketing, traffic and operations, etc. Consistent flow is
critical, constant change occured and must be communicated, catch up
must happen easily or problems result, archives. People don’t like
logging, dont know whats new and difficult to forward.

Shift Logs
* 24 hour positions necessitate the creation of a shift log to report
information to coworkers and management about what occured on the shift
* Previous solution was specialized FoxPro database with minimal features, not even search
* Now a MT-based group blog

Distribution
* New weblog style were popular but requests for email of entries began
* Instead of email notification, used RSS
* Newsgator chosen as aggregator because of the outlook plugin

Discrepancy Reports
* Detailed info on mistakes, problems or other events that affect the broadcast
* RSS feed reduced use of email

Ratings Information
* Daily need for overnight ratings information
* Generating RSS feed that encloses a styled table

Future
* News Clopping Service (currently web app)
* Playdate Memor changes (currently email)
* Addition of RSS feeds to existing intranet portal modules
* Use of ATOM to replace RSS (when 1.0 arrives) and compliant tools for
simple publishing. Because it is inherently 2-directional, for
interaction
* Syndication of some media content for review

Conclusions
* RSS feeds and Weblog software are useful for multitude of business
need where information flow is critical. Its not about opinion its
about information flow
* RSS feeds are for much more than weblog syndication
* Use of RSS feeds is inexpensive comparatively
* RSS aggregation into Outlook integration was critical
* Client side aggregation needs to move toward server side aggregation
* Need for authentication is immediate

Disney Internet Group is also using wikis inside:

* Wide variety of areas of expertise within our group
* Each person can contribute research and articles of interest to the entire group
* Best shared through a system that will notify, Notifications have had an impact — email and RSS
* Did some stylizing per group
* Repurpose internal datafeeds
* Had training sessions to get it going.

Reuters uses wikis instead of blogs as it was harder to adopt.

Problem security and authentication; provisioning new spaces and
resources. Disney has restricted write access, but not read access.
Comment from a person at the BBC affirmed they ran into this in some
areas too. They don’t have Socialtext’s ability to manage and work with lots of workspaces.”

Een uitvoerig citaat, maar ik ontdekte nu pas hoeveel waardevols hier
eigenlijk samengevat is. Laat het ons nogmaals (of voor velen ook pas
voor het eerst…) inspireren!

[[image:jotspot.jpg::left:0]]Diezelfde Ross Mayfield van Socialtext raakte eerder dit jaar zelfs verzeild in een heuse Wiki war toen Joe Kraus, mede oprichter en CEO van JotSpot
de strijd met hem aanging om de klant Disney. Uiteindelijk ging JotSPot
zelfs met Disney aan de haal. Dat leverde natuurlijk op 18 januari van
dit jaar mooie berichten op:

• SiliconValley.com over Wiki was born out of Walt Disney deal
• The Mercury News over Wiki war born out of Walt Disney deal (identiek verhaal, alleen na registratie beschikbaar)
• Ross Mayfield (zoals gezegd CEO van Socialtext) over Winning the Wiki War
• Graham Spencer (mede-oprichter en CTO van JobSpot) over “Wiki Wars?”

Beide eerste artikelen uit deze serie van drie leveren trouwens nog wat nieuwe inside information op.

“A wiki, in its simplest form, is a single
Web page that can be written upon, and edited, by multiple users at
once. Companies are beginning to use wiki software to help their
employees coordinate on team projects. A few years ago, Ross Mayfield, chief executive at Palo Alto’s
Socialtext, staked out prime wiki territory as an early player in the
space. His company has since signed up 75 customers, 15 of which are among
the 500 largest U.S. companies — and he’ll be announcing two more
shortly, he says. Until recently, all appeared to be smooth sailing:
Silicon Valley angels invested more than $500,000 in his start-up. He
has stayed hunkered down, employing only 10 people, even after getting
angel money. His team all work from their homes. He still takes all his
own calls.”

[[image:nokia.jpg::left:0]]Dus alleen Socialtext (“Get started! Free 30 day trial. Start using Socialtext today!”)
heeft al 75 bedrijven als klant voor hun wiki toepassing, waaronder 15
grote Amerikaanse concerns (onder meer Nokia, Kodak en investeringsbank Dresdner Kleinwort Wasserstein). Als je leest dat ze met z’n tienen de tent
runnen en de software binnen 24 uur up and running kunnen hebben, dan verbaast het me niets dat de leveranciers van
social software solutions een echte bedreiging gaan vormen voor de
leveranciers van content management systemen.

Nog een keer Disney over dit aspect aan het woord, een citaat uit Web 2.0: Socialtext (via Wiki Gone Mainstream at Disney) uit de prille begintijd – 5 oktober 2004 – toen Disney en Socialtext nog samenwerkten (cursivering is van mij, Frank):

Ross says enterprise software has failed us. 90 percent
of
collaboration is done with email; knowledge management software goes
unused by many. His view is to give people simple, bottoms-up tools to
let the people all join in. “It’s actually worth the risk to let users
step up and create something.” The’s the moral of the web, eh?

Mike Pusateri at the Disney ABC Cable Networks Group uses Socialtext and he’s going to tell us how. Note
that Disney is also the company that is using RSS as a transport
mechanism for video content and commercials in ESPN Motion. Note, too,
that Disney has employee blogs. Who would have thought that Disney
would be so advance in technology and vision?

Pusateri says
these tools are “multiple orders of magnitude cheaper.” That will go a
long way bringing this new grammar of interaction to the enterprise and
then the world. He said they didn’t call blogging blogging when they introduced it. They said here’s new software, period.

They use these tools, for example, for a “shift log” to share information from one shift to the next. Switching to blogging softwarewas
better than a proprietary solution; it was cheaper; and it added
functionality — e.g., search. Then they added RSS to give people
alerts. They didn’t call it RSS. They just used it. The architecture is
invisible, as somebody said in the prior session on RSS. It was also a
corporate benefit that they could hack at the software to make it fit
in with other software…

[[image:newsgator.jpg::left:0]]
Persoonlijk vond ik erg interessant hoe men bij Disney medewerkers zo
ver kreeg om met de nieuwe WWW-factor (weblogs, wikis en webfeeds/RSS) te gaan
werken. Een laatste citaat (en dan stop ik er echt mee):

A basic techniques is building off of email adoption. This is
accomplished both because Socialtext Workspace has integrated email for
sharing information and receiving notification, and how our support for
RSS enables use of Newsgator —
an Outlook-based news aggregator. Mike didn’t tell his employees that
they were adopting RSS, he said this is a way of delivering updates
from sites and spaces by email. 

Here’s an excerpt from his presentation, on: How do you get users to accept the new methodologies and paradigms?

• Don’t tell users there are new methodologies and paradigms, they don’t care or need to know.

• Show them that the new systems allow them to get their work done

• Show them that you can fix problems that prevent them from getting their work done going forward

By
allowing people to participate in spaces from their email client,
change of behavior isn’t as much of an issue, so you can focus your
time on new opportunities. Especially when users are brought into a
space that is as simple to use as email, yet powerful enough for them
to build their own solutions and applications.

Behoefte aan nog meer voorbeelden en achtergronden? Dit maal vooral wiki-gerelateerd materiaal:

• Customer Success Stories (Socialtext, 2005)
• PowerPoints: kenniscirkel over Social software (Frankwatching, 4 mei 2005)
• Blogging binnen bedrijven ontwikkelt zich razendsnel (Frankwatching, 27 april 2005)
• Macaw: the inside story (Frankwatching, 20 april 2005)
• Social software: niet de content maar de conversatie (Frankwatching, 14 april 2005)
• De week van de wiki (Frankwatching, 8 april 2005)
• Fortune Small Business on Socialtext (Socialtext, 7 april 2005;  bevat allerlei cijfers!)
• Get Wiki With It (Enterpreneur Magazine, april 2005)
• Blogs & Wikis for Enterprise Applications? (The Gilbane Report, maart 2005)
• Workers of the world – Collaborate (Fortune Small Business, maart 2005; bevat allerlei cijfers!)
• YahooGroups, Groove Or Socialtext Wiki: My Personal Impressions (Robin Good, 15 februari 2005)
• Top 10 toepassingen voor projectblogs (Frankwatching, 24 januari 2005)
• An Informative Intranet and People’s Portal (Socialtext, oktober 2004; bevat allerlei cijfers!)
• Kwiki Powers O’Reilly OSCON (Socialtext, oktober 2004)
• Wiki vs CMS… we have a winner! (PaperCut Blogs, 12 augustus 2004)

[[image:cms.jpg::left:0]]
Ben je bezig met de selectie van een cms-product? Dan in het bijzonder aandacht voor de CMS Wiki waarin diverse CMS-systemen (waaronder hosted, opensource, newsportal, weblog, wiki) met elkaar vergeleken worden (gevonden via de Frankwatching Furl over CMS). Voor degenen die ondanks dit verhaal toch alleen maar naar traditionele CMS-systemen willen kijken is de Evaluatie van Content Management Systemen en Portals in opdracht van Stichting SURF (pdf) nuttig (SURF, 6 oktober 2004 via Memori.be en SURFnet). In dit verband zeker ook niet te versmaden: Content management overview, een lijst met 112 CMS-producten opgesteld en bijgehouden door Hartman Communicatie BV.
Ook is er natuurlijk nog de Gids Content Management Systemen 2005 (79 euro), geschreven door Theo Hylkema, Hans Postma en Frans Straver van Entopic. Het is bij die drie (Nederlandse) overzichten dus alleen nog
even wachten wanneer ook daar de weblog- en wiki-oplossingen meegenomen
worden.

[[image:patient.jpg::left:1]]
Dat brengt me bij de aanleiding voor dit hele verhaal, inderdaad het
kinderziekenhuis. Wel blogsoftware dus, maar nog geen echte bloggers.
Dan is het High Point Regional Health System in North Carolina toch wat vooruitstrevender bezig, want daar mogen pati�nten al bloggen (met dank aan Jan Martens van Medicalfacts.nl). Al zet Martijn Hulst daar terecht een aantal kritische kanttekeningen bij. Een uitdaging om het hier in de Benelux beter te doen?

Ik kan me voorstellen dat er mensen in bedrijven zijn die naar aanleiding van dit verhaal het experiment aan willen gaan en met weblogs en wikis op hun intranet willen starten.
Ik nodig deze mensen van harte uit om hun vragen en ervaringen te delen
op de Frankwatching Wiki. Misschien kunnen we er wel een echte
community van maken en elkaar de komende maanden ondersteunen bij het delen van kennis en ervaringen.

Wie doet er mee op de Frankwatching Wiki?

• Bedrijven die intern bloggen
• Hoe krijg ik mijn organisatie aan het bloggen?
• Spelregels voor bloggende werknemers
• Weblog Software
• Of: registreer je eerst, lees de help en maak je eigen nieuwe hoofdstuk aan!

[[tt:wiki]], [[tt:blogs]], [[tt:tools]], [[tt:cms]], [[tt:social software]], [[tt:rss]], [[tt:intranet]], [[tt:gezondheidszorg]]