Het nieuwe werken en social media: een gouden combinatie!

Al geïnfecteerd door Het Nieuwe Werken virus? Nu zelfs een aantal vooraanstaande bedrijven samen met de overheid en stichting Natuur & Milieu een grootscheepse campagne zijn begonnen, kan niemand er meer omheen. Echter, bij het invoeren van Het Nieuwe Werken komt heel wat meer kijken dan bij het afschaffen van de parafencultuur, om maar een dwarsstraat te noemen. Hoe wordt een dergelijk project dan succesvol?

Begin niet met HNW, eindig ermee!

Soms lijkt het dat aanhangers lijnrecht tegenover sceptici staan en dat het een kwestie is van ‘vóór of tegen’. Deze tegenstelling komt vooral doordat de vooronderstellingen vaak extreem zijn: óf Het Nieuwe Werken is een wondermiddel en geen enkele organisatie kan zonder, óf Het Nieuwe Werken is een hype en leidt tot verspilde moeite en geld. Om uit deze patstelling te komen, ligt het voor de hand dat eerst de discussie wordt gevoerd over wat HNW nu precies is. Echter, hierover kun je dagen discussiëren zonder eruit te komen. De vraag is ook wat je ermee opschiet. Immers, de belangrijkste eerste vraag is of HNW bestaande problemen/uitdagingen wel oplost. En het is zeker niet het ‘wondermiddel voor al uw problemen’.

Het is zaak niet vanuit de oplossing (HNW) te denken, maar vanuit bestaande problemen/uitdagingen. Definieer daarom eerst een bestaand probleem/uitdaging. Wat wil je bereiken en wat zijn argumenten om dit middels HNW te doen? Een businesscase kan daarbij helpen (waarbij het rendement niet altijd in euro´s gedefinieerd hoeft te worden). Daarnaast is de koppeling met een bestaand probleem en de doelstelling dat te verbeteren nodig om de sleutelpersonen in de organisatie te overtuigen. Zonder een goed verhaal dat sponsors oplevert voor HNW hoef je echt niet te beginnen. Ook zullen de projectteamleden ambassadeurs moeten worden, of beter blijven, van HNW en dus overtuigd moeten zijn van het nut van hun bloed, zweet en tranen. De laatste groep sleutelpersonen wordt vaak vergeten, maar is cruciaal voor het succes: de betrokken medewerkers!

HNW gaat over veranderen

Als problemen en uitdagingen het startpunt zijn, kan geen enkel HNW-project hetzelfde zijn. Soms is het faciliteren van de mogelijkheid tot thuiswerken de oplossing van het probleem, maar voor hetzelfde geld is het creëren van mogelijkheden tot het bouwen van kennis- en samenwerkingsnetwerken binnen en buiten de organisatie de oplossing. In tegenstelling tot wat veel (maar gelukkig steeds minder) mensen denken, is HNW niet alleen een ICT-project. ICT is vaak wel een belangrijke pijler, maar het belangrijkste doel van een HNW-project is het veranderen van de mindset van mensen.

Het is dus vooral een veranderproject. Hier komt bij dat HNW vaak een groot deel van de medewerkers aangaat en daarmee een grote impact heeft! Daarnaast behelst het ook nog een verandering in de managementcultuur. HNW gaat namelijk over ‘vertrouwen & loslaten’ en ‘vrijheid & verantwoordelijkheid’. Voor managers betekent dit sturen op output, op resultaat i.p.v. het aansturen van het proces. Dit vergt een enorm omslagproces! Zie ook de laatste alinea van dit artikel.

Even op een rijtje:

• draagvlak is van uitermate groot belang;
• medewerkers moeten zich zo snel mogelijk thuis voelen in de nieuwe situatie;
• feedback van medewerkers is belangrijke input.

Zet social media in!

Bij bovenstaande zou het idee kunnen ontstaan dat het al snel een Poolse landdag wordt. Daar zit natuurlijk niemand op te wachten. Toch is het heel goed mogelijk om gericht betrokkenheid te creëren en input te vragen die wezenlijk bijdraagt aan het proces, namelijk door het gebruik van social media. Je slaat hiermee verschillende vliegen in één klap, want vaak wordt HNW ondersteund door social media en kunnen medewerkers gelijk al ervaring opdoen met deze manier van communiceren. Een bijkomend voordeel van het gebruik van social media is dat het gemakkelijk en snel in te zetten is en vaak gratis of goedkoop is.

Hoe kan je social media inzetten? Voor elke fase van het project kan een ander middel worden ingezet. Hieronder worden voorbeelden besproken die je op ideeën kunnen brengen.

Samenwerking

Binnen het project wordt veel samengewerkt, wordt kennis gedeeld en wordt gecreëerd. Dit moet gefaciliteerd worden. Kies een oplossing die bij je past. Je kan zwaar geschut inzetten, zoals grote platforms waarbij alles op 1 plek is geïntegreerd. Maar er zijn oneindig veel tools die meerdere samenwerkingsfuncties bundelen of die zich juist op één bepaalde functie toeleggen. Voor een overzicht van gratis of goedkope projecten, zie bijvoorbeeld deze bespreking of deze grote verzameling, gegroepeerd per functie.

Webvideo’s

Maak een rondgang langs verschillende medewerkers en maak met een videorecorder kleine clips van hun idee over HNW-project. Vraag hen bijvoorbeeld wat ze ervan verwachten, welke tips ze hebben of wat hun ideale werksituatie is. Publiceer deze reacties vervolgens en laat de medewerkers hierover (online) discussiëren. Uit deze discussie kan al snel een aantal pijnpunten, vooroordelen, te grote verwachtingen enzovoort worden gedestilleerd. Dit is zeer waardevolle informatie die je weer kan gebruiken.

Wiki’s

Een HNW-project heeft vaak veel verschillende aspecten (techniek, managen op output, kantoorinrichting etc.). Het is niet mogelijk alle mensen die bij deze aspecten betrokken moeten zijn in het projectteam te halen. Om deze toch optimaal te betrekken en waardevolle input te laten leveren, zou je een wiki kunnen aanmaken waar je samenwerkt aan ideeën. De voordelen van wiki’s worden mooi beschreven in dit Belgische artikel. Zie verder ook Wiki: welke en hoe dan? Een stappenplan.

Blogs

Natuurlijk wil je als projectteam ook laten zien waarmee je bezig bent. Wat is dan simpeler dan een gratis blog te openen en hier niet alleen het nieuws over het project te delen, maar ook polls te plaatsen en veelgestelde vragen? Hier is natuurlijk ook nog plaats voor video’s (zie hierboven) en twitterberichten (zie hierna). Laat medewerkers reageren op de posts en je hebt een mooi communicatieplatform wat zorgt voor een sterke verbondenheid met het project en met de uitkomst.

Tweet jam sessies

Net als muzikanten die samen muziek maken en elk iets toevoegen aan het geheel, zonder dat het van te voren is georkestreerd, is een tweet jam, een sessie binnen de organisatie waarbij in een beperkte periode over een bepaald onderwerp wordt getwitterd. In dit geval is het wel aan te raden het onderwerp duidelijk aan te geven, of een duidelijke vraag neer te leggen. Natuurlijk kun je hier ook mensen van buiten de organisatie in betrekken, zoals Forrester dat doet. Besef hierbij wel dat dit openbare tweets zijn en iedereen (ook buiten de organisatie) kan meedoen en meekijken in de discussie. Wellicht interessant voor een frisse blik op de zaken.

‘Return on investment’ van social media

Inzet van dergelijke tools kunnen veel tijd kosten. Daar kan ik maar één ding op zeggen: het succesvol implementeren van HNW kost nu eenmaal veel tijd. Het is geen ‘project’ dat na 3 maanden met succes kan worden afgerond. Het gaat om de veranderde mindset, en die verandering kost tijd.

Investeren in betrokkenheid, in het meenemen van iedereen door de verandering heen is dan ook cruciaal. Bovendien is een HNW-project dat op tijd en binnen budget is afgerond, maar niet wordt gedragen, een kostbare mislukking! Helaas komt dit erg vaak voor.

Social media is een onderdeel van HNW zelf. Social media zal een grote rol spelen in de manier waarop medewerkers communiceren. Zeker als het samenwerken tussen locaties of werken op afstand faciliteert. Zie het gebruik van deze social media tijdens het implementatieproject zelf dan ook als proeftuin waar medewerkers kunnen snuffelen en wennen aan dergelijke tools. Ook kan het zelfs worden gebruikt als (pre-)pilot voor ICT-oplossingen die je breed wilt uitrollen.

Laatste tip

Ik besef goed dat in veel organisaties HNW al een grote stap kan zijn, maar het gebruik van social media op de werkvloer een nog veel grotere. Eerder schreef ik al tot welke spanningen dit kan leiden, maar ook hoe je hier als organisatie mee om zou kunnen gaan.

Als je in de nabije toekomst veel jonge mensen wilt werven, zul je merken dat deze generatie HNW leeft en dat het goed kan zijn dat jongeren liever een andere werkgever kiezen als ze niet van social media gebruik kunnen maken. Als klap op de vuurpijl heeft deze generatie een grote behoefte aan deeltijdwerken en flexibele werktijden om privé en werk goed te kunnen combineren. Dat riekt naar HNW…