Apps & Tools, How to

Tools & apps voor online projectmanagement: kies activiteitgericht

0

Werk je veel in projecten? Over organisatiegrenzen heen? Zoek je een basis voor samenwerking en een sociale schil om elkaar eenvoudig op de hoogte te houden van ontwikkelingen en de voortgang? Pak projectmanagement dan slim aan en kies passende online ondersteuning.

Begin deze maand werd vanuit het programma Digivaardig & Digiveilig de noodklok geluid over het productiviteitsverlies in Nederland door ICT‐problemen en ontoereikende digitale vaardigheden op het werk. Velen zullen dit herkennen van de eigen werkvloer, maar dat het verlies over de gehele beroepsbevolking 19,3 miljard euro bedraagt, is toch even schrikken.

Gebrekkige internetvaardigheden, geen projectmanagementondersteuning

In dezelfde rapportage vielen mij twee dingen op, namelijk (1) dat, relatief gezien, dagelijks de meeste tijd verloren gaat door gebrekkige internetvaardigheden én (2) dat applicaties voor projectmanagement maar zeer beperkt worden gebruikt. Wel spannend denk ik dan, in een wereld waarin cloud-computing de toekomst heeft en onze economie bestaat uit (steeds meer) genetwerkte organisaties, waar continue aandacht nodig is voor het managen en afstemmen van onze samenwerking.

De praktijk van (online) samenwerken is weerbarstig

Als organisatie-adviseur werk ik veel in projectteams met projectleden uit één of meerdere organisaties. Dan is de vraag: “hoe gaan wij als team slim samenwerken om ons projectresultaat te realiseren” vaak niet eenvoudig te beantwoorden. Iedereen heeft (vaak) wel een eigen intranet. Maar dat wordt dan vooral gebruikt voor het intern delen van bestanden en het plaatsen van interne nieuwsberichten. Echte functionaliteiten voor projectmangement en samenwerking over de eigen afdelingsgrenzen, laat staan de organisatiegrenzen, worden niet (of nauwelijks) gebruikt dan wel aangeboden.

Daarom zoek ik graag, als daar ruimte voor is, naar een passend extern platform om het project en de samenwerking te ondersteunen. Een die past bij de wensen van het team, de organisatie en die gericht die ondersteuning biedt, die wij nodig hebben. Ik ben namelijk van mening dat we met het verbeteren van ons projectmanagement aan productiviteit kunnen winnen én dat we beter projectmanagement slim online kunnen ondersteunen.

Slim kiezen uit véél

Het wordt vaak gevraagd: “wanneer gebruik ik wat én hoe kies ik?” Online projectmangementdiensten ontwikkelen zich snel. Het is een uitdaging geworden om op de hoogte te blijven én slim te kunnen kiezen uit de vele mogelijkheden. Daarom hieronder een beschouwing van de aanpak die ik kies om samen met projectteams te komen tot passende ondersteuning.

De aanpak: activiteitgericht kiezen

Bij het kiezen van slimme tools voor projectmanagement en samenwerking in projectteams, beschouw ik mezelf en mijn teamleden als ‘persona’s met userstories’. Kortom, we inventariseren wat we overdag doen, welke activiteiten we ondernemen en waar we behoefte aan hebben. Groot voordeel is dat we daarbij niet met archetypen hoeven te werken, maar dat we het de teamleden gewoon zelf kunnen vragen. Ik start de inventarisatie altijd bij de bestaansreden van het projectteam én de individuele projectleden. Het projectteam formuleert haar gewenste resultaat.

De individuen, die dit resultaat moeten realiseren, staan vervolgens centraal. Zij moeten ieder voor zichzelf de activiteiten benoemen die zij nodig achten om het gezamenlijke resultaat te realiseren. Voor het opstellen van het projectplan gaat het om de inhoudelijke activiteiten. Voor het inrichten van de samenwerking gaat het om de wijze waarop deze activiteiten tot stand komen en hoe die slim ondersteund kunnen worden. Het gaat dan om activiteiten als: het vastleggen van inhoud, het delen/aanvullen/aanscherpen van die inhoud, overleggen en afstemmen, taakmanagement en -planning, overzicht van de voortgang, tijdregistratie en bijvoorbeeld budgetmonitoring.

Zoek en combineer wat je nodig hebt, niet alles wat kan

Vervolgens is het zaak te prioriteren. Afhankelijk van de omvang, kenmerken, impact en het budget van het project selecteer je die aspecten van het teamwerk, die je gezamenlijk slim wil laten ondersteunen. Dit zal voor een project van 4 weken anders zijn dan voor een project van 14 maanden en voor een project met 4 mensen anders dan voor een project met 80 deelnemers. Richt je echter altijd op de kernactiviteiten, die het meest voorkomen en denk daarbij aan de 80/20-regel. Dit geeft de uitgangspunten om verschillende projectmangementdiensten op de gewenste functionaliteiten te beoordelen.

Functionaliteit is één, maar belangrijk is ook identificatie. Zoals schoenen passen bij gelegenheden (formeel of informeel, gedurfd of behouden), passen online projectmanagement tools bij mensen, organisaties en type projecten. Daarom maak ik altijd een inschatting van de mate waarin projectleden digi- en internetvaardig zijn en de mate waarin zij door hun thuisba(a)sis daarin worden ondersteund.

Zoek en combineer in ieder geval altijd die functionaliteiten die je nodig hebt en laat je niet gek maken door alles wat kan. Selecteer één tool of maak een combinatie van bruikbare elementen. Kies je voor het tweede investeer dan in een ‘look and feel’ waardoor je projectteamleden het gevoel krijgen vanuit één omgeving te kunnen werken, waarin de verschillende tools worden ontsloten.

Passend bij de situatie, probeer ik projectteams mee te nemen in het kiezen van slimme ondersteuning. Ik ben namelijk van mening dat dit positief bijdraagt aan de mate waarin wij effectief en efficient het projectresultaat kunnen realiseren. In de praktijk werk ik veel met GoogleSites, BaseCamp, Wunderkit en verschillende combinaties. Hieronder licht ik deze 3 tools kort toe.

Google Sites + Google Apps

Google Sites is een dienst van Google, die deel uit maakt van de Google Apps-familie, die het mogelijk maakt voor gebruikers om eenvoudig een eigen website te maken en deze te beheren. Je kunt bijvoorbeeld voor ieder project een site aanmaken en deze inrichten met functionaliteiten ter ondersteuning van het team. Denk hierbij aan:

  • Nieuws en aankondigingen
  • Algemene projectinformatie
  • Contact gegevens
  • Gedeelde documenten (Google Docs)
  • Gedeelde kalender (Google Calendar)
  • Gedeelde takenlijst (Google Tasks)
  • Smoelenboek
  • Veelgestelde vragen (FAQ)

Basecamp

Basecamp is de project managementsoftware van 37 Signals. Door de minimalistische aanpak zijn alleen de kerntaken van projectmanagement aanwezig, maar daardoor is het zeer gebruiksvriendelijk. Je kan per project een Basecamp opzetten en alle teamleden uitnodigen. Basecamp werkt met vaste onderdelen:

  • Milestones voor de projectplanning
  • To-do lijst voor de taken van het project
  • Messages zijn gedeelde berichten die zichtbaar zijn voor één of de gehele projectgroep
  • Files om documenten met teamleden te delen

Wunderkit

Wunderkit, van 6wunderkinder, is de nieuwste dienst in projectmangementland. Het is een een gratis, licht-gewicht, online projectmanagement tool met sociale netwerkfunctionaliteiten voor het creëren van basis en binding in projectteams. Je kan per project een Workspace aanmaken en alle teamleden uitnodigen. Vervolgens bestaat iedere workspace uit drie tabbladen:

  • Dashboard, geeft een overzicht van statusupdates, projectactiviteiten
  • Tasks, voor aanmaken, verdelen, plannen en afvinken van taken
  • Notes, voor het vastleggen, aanvullen of reageren op projectaantekeningen.

In een volgend artikel zal ik mezelf in verschillende projecten als voorbeeld nemen en aan de hand van persona’s met userstories toelichten hoe we gekomen zijn tot welke passende online projectondersteuning.

Heb jij nog tips bij het vinden van de juiste projectondersteuning of heb je goede ervaringen met een van bovenstaande of andere projectmanagementtools, laat het dan zeker weten in een reactie hieronder.