How to, Strategie

Orde in de chaos: zo krijg je structuur in je sociale intranet

0

Binnen grote organisaties krijgen medewerkers vaak te maken met veel content op het intranet. Denk bijvoorbeeld aan updates, regelingen, procedures, werkinstructies of formulieren. Medewerkers worden snel overspoelt met het aanbod en zien door de bomen het bos niet meer. In dit artikel wordt inzicht gegeven in de informatiestromen op een sociaal intranet en uitgelegd hoe de je hier structuur in aanbrengt.

Met de ontwikkeling van het sociale intranet – waarbij niet alleen de intranetredactie content plaatst, maar alle medewerkers informatie delen – wordt dit bos nog veel groter. Medewerkers worden nog sneller overspoeld met informatie. Belangrijke mededelingen van de werkgever of van een collega kunnen zo eenvoudig worden gemist.

In mijn artikel ‘User journey: contentreis door de ogen van medewerkers‘ heb ik naar de informatiestroom gekeken vanuit het oogpunt van de medewerker. In dit artikel geef ik meer inzicht in de manier waarop informatie wordt gedeeld binnen locaties, afdelingen, teams, rollen en op basis van interesses. Zowel vanuit een organisatieperspectief als vanuit medewerkersperspectief. Deze informatie is cruciaal bij de inrichting van een sociaal intranet, medewerkers kunnen zelf namelijk geen orde aanbrengen in de continue informatiestroom.

De organisatiestructuur centraal

Eerst kijk ik naar informatie die aan de hand van de organisatiestructuur wordt gedeeld. Als voorbeeld gebruik ik hier een organisatie met drie locaties, met daarin weer afdelingen en teams. De informatiestromen zijn aan deze niveaus te relateren.

Informatiestroom 1: organisatiebreed

Organisatiebrede informatie is voor iedereen van toepassing, althans, dit is bepaald door degene die de informatie plaatst. Denk hierbij aan algemene richtlijnen, arbeidsvoorwaarden of algemene nieuwsberichten. Deze informatie wordt tussen alle locaties uitgewisseld.

niveau-1-organisatie

Informatiestroom 2: de locatie

De eerste filter voor de informatie die gedeeld wordt, is de locatie. Zo kan een bericht dat de glazenwasser langs komt of dat er een speciaal lunchmenu op het programma staat specifiek voor één locatie bedoeld zijn.

Locaties kunnen zich ook in verschillende landen bevinden, wat betekent dat de informatie in verschillende talen wordt gedeeld. Ik heb bij een opdracht gemerkt dat gebruikers het niet vervelend vinden wanneer er twee talen door elkaar worden gebruikt op een sociaal intranet. Dit komt de informatie-uitwisseling tussen de verschillende locaties echter niet ten goede.

Een tweede aspect dat komt kijken bij locaties in verschillende landen is de arbeidsvoorwaarden. Deze mogen natuurlijk niet te zien zijn voor andere locaties.

niveau-2-binnen-locatie

Informatiestroom 3: de afdeling

Naast de verschillen die er zijn tussen locaties, zijn er ook verschillen tussen afdelingen. De informatie binnen een afdeling heeft vaak een directe relatie met het werk dat een medewerker doet. Zo zal de nieuwe planning voor de afdeling Marketing niet direct zinvol zijn voor de afdeling IT. Hoe groter de organisatie, hoe meer afdelingen en sub-afdelingen er zijn. Het model is wat dat betreft schaalbaar.

niveau-3-afdelingen

De medewerker centraal

De medewerker wordt in bovenstaande afbeelding nog steeds in een ‘hokje’ geplaatst door de organisatie. Een sociaal intranet geeft medewerkers de mogelijkheid om ook met elkaar in verbinding te staan. Dit wordt vanuit de organisatie structuur niet gefaciliteerd.

Informatiestroom 4: teams, interesses en functies

Er is een aantal andere manieren waarop medewerkers met elkaar in verbinding staan. Medewerkers:

  • zitten in wisselende (project)teams. Hierbinnen moet informatie uitgewisseld worden om samen aan het project te kunnen werken.
  • hebben dezelfde interesses. Wellicht vinden een aantal collega’s het leuk om samen een rondje te fietsen tijdens de lunch.
  • hebben dezelfde functie. Zo kan het erg handig zijn om de laatste trends en ontwikkelingen met alle marketingafdelingen door te nemen.

ad-hoc-informatie

Relevant?

In totaal is er dus een groot aantal informatiestromen binnen de organisatie. Niet alle informatie is even relevant voor elke gebruiker. Voor de inrichting van een sociaal intranet is dit dus van belang.

totaal

Aan de slag!

Het model kun je toe passen op je eigen organisatie, hoe groot of klein jouw organisatie ook is. Je verschaft op die manier duidelijkheid in de verschillende informatiestromen. Je kunt zo goed aangeven welke informatie waar gedeeld moet worden en hoeft dit niet over te laten aan de gebruiker.

Een voorbeeld

Velen van ons zullen bekend zijn met de mogelijkheid om berichten op een sociaal intranet te plaatsen. Wanneer een bericht relevant is, wordt het gelezen. Om te zorgen dat een bericht een verhoogde relevantie heeft, kan de afzender bij voorbaat bepalen voor wie het bericht bestemd is. Bij het aanmaken van het bericht kan dan tussen de bovengenoemde stromen gekozen worden. Medewerkers zien in de berichtenstroom dan alleen de berichten die relevant zijn.

Schets-Delen-Informatie

Ik ben benieuwd. Organiseert jouw werkgever de informatiestromen op het (sociale) intranet goed of zie jij ook door de bomen het bos niet meer?

Foto intro met dank aan Fotolia