Stop met enterprise social networks, begin met ‘internal social networking’!

Veel ondernemingen zijn bezig met de introductie van enterprise social networks. Enthousiaste verkopers van enterprise social network-software hebben ondernemingen overtuigd dat ze niet meer zonder kunnen.

‘Burning-platforms‘ worden gecreëerd door ‘schokkende’ grafieken, zoals deze hieronder. De grafiek laat zien dat de average company lifespan van de Standard & Poor-index (de 500 grootste Amerikaanse bedrijven, gemeten naar hun marktkapitalisatie) in iets meer dan 50 jaar tijd van ongeveer 60 naar 20 jaar gereduceerd is. Het tempo van veranderen moet dus drastisch omhoog en enterprise social networks zijn het wondermiddel. Hierdoor wordt de organisatie transparanter, gaan medewerkers kennis en ervaringen delen, wordt deze beter vastgelegd en gaat de medewerkerstevredenheid omhoog.

Althans, in theorie. Om dit alles te faciliteren heb je als organisatie wel een enterprise social network-oplossing nodig. Dus worden de Gartner’s en Forrester’s van deze wereld erbij gehaald, om te kijken welke softwareleverancier kan helpen bij dit avontuur. Uiteraard staan internationale kampioenen als Microsoft (Yammer), Jive Software, IBM Connections, Salesforce Chatter klaar om je een enterprise social network-platform te verkopen.

Daar begint de ellende

En daar begint dus de ellende. Voordat je het weet ben je, in plaats van te experimenteren met deze technologie, bezig met een RFI/RFP- proces, begeleid door jouw sourcingafdeling. En begint ook de IT-afdeling zich te mengen in dit keuzeproces. De financiële afdeling gaat vragen wat eigenlijk de business case van deze investering is, of dit van het ‘internal communications-budget’ gefinancierd wordt en zo niet, hoe het dan geregeld wordt.

Ondertussen leer je als organisatie in de praktijk nog niets en verspil je tijd en energie aan vendor-presentaties, het verzamelen van requirements, analyseren en prioriteren. Om daarna een pakketselectieproces af sluiten, zodat je tot een keuze komt en je kunt beginnen met onderhandelingen over de prijs.

Het enterprise social network-project

Na het modelleren van de papieren business case op basis van benefits uit consultancy-rapporten van Mckinsey, kan je na een doorlooptijd van zes maanden eindelijk beginnen met het project. Je tuigt het groots op. De IT-afdeling voorziet het van de ‘nodige’ integraties, met bijvoorbeeld het single sign on-systeem. Ook vult de afdeling de profielen met HR-data uit de HRM-systemen. Na de nodige standaarddiscussies over tijd, budget en meer of minder functionaliteiten gaat je enterprise social network live.

De CEO heeft tijd vrij gemaakt en knipt het virtuele lint door, zodat heeft de hele onderneming toegang heeft tot het enterprise social network. De eerste dagen zijn positief. Elke dag loggen nieuwe collega’s in, vullen ze hun profielen in en kijken ze rond. Het top management post, onder begeleiding van corporate communications, trouw de eerste weken hun stukjes waarop zelfs enkele reactie binnenkomen.

Wat was nu eigenlijk het doel?

En dan? Na de eerste weken vol enthousiasme neemt de groei, van de key metrics waarop tot nu toe werd gerapporteerd, af: het aantal nieuwe members, het aantal logins per member per maand en het aantal posts per member per maand. Er beginnen vragen te komen. Wat was nu eigenlijk het doel? Hebben we niet eigenlijk al een enterprise social network, genaamd het corporate intranet? Wat heb ik er als medewerker in de dagelijkse praktijk aan? Hoe helpt het onsmet het verhogen van de sales, vraagt de commercieel directeur?

Hoe helpt ons enterprise social netwerk mij als medewerker in mijn dagelijkse werk, waarop ik afgerekend wordt aan het einde van het jaar? En na verloop van tijd verdwijnt alle energie uit het enterprise social network en dreigt het zich te voegen bij de 80% social business-projecten waarvan Gartner zegt deze niet voor de beloofde voordelen zorgen.

Start met internal social networking

Bij een alternatieve aanpak verlaten we het enterprise-niveau, om op functioneel of zelfs afdelingsniveau te beginnen. Hierbij maken lijvige strategierapporten plaats voor visual thinking over jouw ‘connected’ onderneming, ruilen we grote implementatieprojecten in voor kleine pilots en vervangen we het planningdenken door snel leren om daarna grotere stappen te kunnen maken.

Hoe ziet de invulling van je connected company-concept eruit?

Een eerste stap is een goed beeld ontwikkelen over hoe de invulling van je connected company-concept eruit ziet. Hoe ziet je bedrijfscultuur er uit, hoe is je organisatie dan gestructureerd, waar vullen netwerken hiërarchieën aan als coördinatiemechanismen en waar heb je beslissingsbevoegdheden neergelegd? Hoe gaan we samenwerken tussen verschillende afdelingen, en zelfs over business units?

Welke netwerken gebruiken je medewerkers al?

Een tweede stap is te kijken wat je organisatie nu intern doet met enterprise social network-technologieën. Zijn er al groepen medewerkers die vanuit een intrinsieke motivatie al bezig zijn met dit soort platformen? Wat gebruiken je medewerkers voor document sharing, chatten en VoIP? Wie van je medewerkers zijn actief op externe sociale media zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Pinterest?

Zet de kansen op een rij met een groep medewerkers

Op basis van die gegevens kun je met een multidisciplinaire groep medewerkers de kansen op een rij zetten. Met een selectie hiervan ga je als onderneming aan de slag in een serie van kleine pilots. Cruciaal bij de selectie van de geïdentificeerde kansen, is dat een snel realiseerbare verbetering in de dagelijkse manier van werken voor een groep medewerkers voor het grijpen ligt.

Begin de pilots zonder al te veel ruchtbaarheid. Ze hebben een beperkte scope, kleine doelgroep en korte doorlooptijd. Doelstellingen van de pilot zijn duurzaam gebruik van het enterprise social network door de doelgroep, omdat het hun werk makkelijker, beter, goedkoper of leuker maakt. Ook helpen ze om intern ervaringen op te bouwen met de uitvoering van dit soort initiatieven.

Niet top-down, maar kleine pilots

Samenvattend: ga in plaats van een top-down, bedrijfsbrede en kostbare implementatie van een enterprise social network van start met een kleine pilot in een afgebakende omgeving en doelgroep, om te leren en ervaring op te doen. Als het nodig is, pas je de pilotuitvoering onderweg aan om je doel(en) te realiseren. Koppel je tastbare resultaten terug aan je managementteam en vraag in de geest van ‘if the ‘I’ in ROI is small enough, the “R” isn’t so critical!” budget voor een volgende stap. Veel succes!

Foto intro met dank aan Fotolia