Een communicatieve organisatie? De weg naar succes in 7 stappen [infographic]

Met de ontelbare communicatiekanalen om in contact te komen met elkaar, roept de maatschappij om communicatieve organisaties. Communicatieve organisaties werken efficiënter en hebben een langere levensduur. Wil jij je bestaansrecht blijven behouden? Dan zullen je organisatie én je medewerkers moeten veranderen. Hoe pak je dat nou aan? Hier 7 stappen die leiden naar een communicatieve organisatie.

Communicatie, dat is van ons

Door ontwikkelingen in de maatschappij kan iedereen overal 24/7 online zijn en communiceren via ontelbaar veel kanalen. Communicatie zit dus niet alleen op de tweede verdieping, op de eerste kamers links naast de lift. Nee, communicatie zit overal en is van iedereen. Organisaties en communicatieprofessionals zijn daarom gedwongen om te veranderen. Organisaties moeten in het midden van hun omgeving staan en communicatieprofessionals moeten zich niet focussen op communiceren, maar op het ondersteunen en het faciliteren ervan.

Communicatie zit dus niet alleen op de tweede verdieping, op de eerste kamers links naast de lift. Nee, communicatie zit overal en is van iedereen.

Op weg naar een communicatieve organisatie in 7 stappen

Volgens Theo Poiesz (hoogleraar economische psychologie) hangt het succes van het communicatief maken van een organisatie af van de mate waarin je medewerkers dit willen, kunnen en er de gelegenheid voor hebben. Oftewel: ze moeten er de motivatie, capaciteit en de gelegenheid voor hebben. Om succes te behalen, moeten deze drie aspecten in balans zijn. Het is daarom belangrijk dat je rekening houdt met deze aspecten in het communicatief maken van de organisatie.

Om een organisatie communicatief te maken, kun je slim gebruikmaken van 7 stappen. Deze zijn gericht op het willen, kunnen en de gelegenheid hebben van werknemers. Deze stappen ontwikkelde ik deze zomer naar aanleiding van een afstudeeronderzoek bij een grote zorginstelling in Brabant. Zij wilden graag weten hoe ze het best kunnen communiceren met huisartsen. Daarmee wilden zij ook een onderlinge band opbouwen met deze huisartsen.

Na een uitgebreid onderzoek bleek dat huisartsen helemaal geen contact willen met de organisatie, maar wel met haar verpleegkundigen. Een groot onderdeel van het advies luidde dan ook dat ze hun verpleegkundigen moeten trainen om communicatief te worden. Hier de 7 stappen waardoor jij ook een communicatieve organisatie zult krijgen! 

1. I love my job!

Allereerst is het belangrijk dat je medewerkers betrokken zijn bij de organisatie. Als je niet of nauwelijks betrokken medewerkers hebt, zullen ze ook niet willen veranderen en dus niet mee willen werken aan het communicatief maken van de organisatie. Je zult dan dus eerst aan de slag moeten om de motivatie van je medewerkers te verbeteren.

Bij de organisatie waar ik afstudeerde werd vorig jaar een pittige reorganisatie gehouden. Door bestaande onderzoeken te analyseren, te observeren op de werkvloer en door in gesprek te gaan met medewerkers, kwam ik er al gauw achter dat deze reorganisatie zijn sporen heeft achtergelaten. De werknemers waren wel erg betrokken bij hun werk, maar niet bij de organisatie zelf. Zonder motivatie zullen medewerkers ook niet willen veranderen. Ga dus eerst na of je gemotiveerde medewerkers hebt. Zo niet? Doe daar eerst wat aan. Zonder motivatie, geen communicatieve organisatie.

2. Piet doet dit en Jan doet dat

Vervolgens moet de coördinatie binnen de organisatie op orde zijn. Geef iemand, of een groep mensen, de leiding over dit project. Dat kan bijvoorbeeld de communicatieafdeling zijn. Maar je kunt het ook uitbesteden aan een bedrijf dat hierin gespecialiseerd is. Het is in ieder geval belangrijk dat je medewerkers één aanspreekpunt krijgen binnen de organisatie en dat er een directe ondersteuning aanwezig is.
Denk hierbij ook aan het coachen van de medewerkers, het terugkoppelen en het verzorgen van een vraagbaak. Het is belangrijk dat er doelstellingen en mijlpalen geformuleerd worden. Zo is het voor je werknemers duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Ook moet er een duidelijke en realistische planning en budget gemaakt en vastgesteld worden. Bovendien is het van belang dat er nagedacht wordt over wanneer en hoe het project wordt geëvalueerd. Zo zal het de volgende keer nog beter gaan.

3. Hoe groot is de zak met geld?

Het perfecte plaatje zou natuurlijk zijn als je al je medewerkers kunt laten trainen door professionele trainers. Daar zit helaas wel een prijskaartje aan. Een goedkopere optie is om medewerkers te selecteren en hen te trainen. Je kunt ze bijvoorbeeld selecteren op basis van hoe betrokken en gemotiveerd ze zijn of op basis van hoe groot hun netwerk is of hoeveel contact ze met klanten hebben. Vervolgens kunnen deze getrainde medewerkers de rest van de medewerkers weer trainen. Zo wordt je organisatie stapje voor stapje steeds communicatief sterker.
De zak met geld was helaas niet zo groot bij mijn afstudeerorganisatie. En misschien bij jouw organisatie ook niet? Het beste is natuurlijk om alle medewerkers te laten trainen, maar dit is een goedkopere tweede optie. Aan jou de keus welke weg je neemt.

4. “Hoi Susan! Heb je een minuutje?”

Benader de geselecteerde medewerkers persoonlijk. Dit om ze echt het gevoel te geven dat zij speciaal zijn uitgekozen voor deze taak en dat het een eer is om deze te mogen vervullen. Dit kan vervolgens ook weer de betrokkenheid en de verbinding met de organisatie versterken. Je moet het je medewerkers in ieder geval zo aantrekkelijk mogelijk maken en er een win-win-situatie van maken. Verras geregeld je medewerkers met waardering voor hun inzet en werk. Het is ook belangrijk dat je je werknemers betrekt in het hele proces. Door hun mening en inbreng wordt het project alleen maar beter, voelen zij zich nog meer betrokken en zullen ze nog meer inzet tonen.

5. Hebben we alles bij de hand?

Het is van belang dat je medewerkers alles bij de hand hebben om de organisatie goed te kunnen representeren. Hiervoor stel je een toolkit samen. Hier doe je de corporate story van de organisatie in, de missie en visie, maar ook een Q&A-lijst, contactinformatie van het aanspreekpunt van het project en praktische tips. Zo hebben ze alle informatie altijd bij de hand en kunnen ze terugkijken als ze iets vergeten zijn. De vorm kan van alles zijn. Misschien kan het wel in het intranet verwerkt worden? Of misschien in een handboekje? Hierbij is het ook slim om je medewerkers weer te betrekken. Zij weten namelijk wat voor hen het handigst is.

Bij mijn afstudeerorganisatie waren ze net bezig met het creëren van een app. Ik stelde voor om hier de toolkit in te verwerken. Verpleegkundigen hebben zo altijd de toolkit bij de hand en het is makkelijk terug te vinden.

6. Handjes uit de mouwen

Om je werknemers communicatief te maken, kun je trainingen organiseren. Deze trainingen leren de werknemers niet alleen communicatief te worden, maar dienen ook als een persoonlijk contact- en inspiratiemoment tussen collega’s. Tijdens deze momenten kunnen collega’s ervaringen, tips en valkuilen met elkaar delen en zo leren ze ook weer van elkaar. Vervolgens kunnen de getrainde werknemers weer de rest van de organisatie trainen.

Tijdens deze trainingen is het van belang dat werknemers leren hoe ze het best kunnen communiceren met collega’s, klanten enzovoort. Daarvoor moeten zij eerst inzicht krijgen in hoe communicatie precies in elkaar zit en dat het meer is dan alleen een beetje babbelen. Door je medewerkers hier inzicht in te geven en door ze handvatten en tips aan te rijken, zullen zij communicatief worden. Twee tips als voorbeeld: ”Spiegel je gedrag aan dat van de ander” en ”Luister met een actieve houding: rechtop zitten en niet met de armen over elkaar.” Er zijn veel tips te geven, maar het belangrijkste is dat er ook tijdens de training uitgelegd en ervaren wordt waarom deze tips of handvatten zo belangrijk zijn. Als je niet weet wat er nou zo nuttig aan is, zul je het ook niet in de praktijk gebruiken.

Tell me, and I’ll forget. Show me, and I’ll remember. Involve me, and I’l learn.

7. Hoe zat dat nou ook al weer?

Ja, je voelde ‘m waarschijnlijk al wel aankomen. Het onderhouden van deze kennis is ook erg belangrijk. Eens in de zoveel tijd is het de bedoeling dat medewerkers weer een training krijgen of zelf een training geven aan andere werknemers. Of misschien zelfs aan andere bedrijven? Je kunt zo zelfs een expert worden in het communicatief maken van een organisatie en zo andere bedrijven ook te trainen.

Ik vroeg of Wilma (42, verpleegkundige) mij iets wilde vertellen over haar toekomstbeeld:”Als je mij vorig jaar had gezegd dat ik nu iedere week een kopje koffie zou drinken met dokter Janssen, dan zou ik je keihard uitgelachen hebben. Door de communicatietrainingen heb ik veel geleerd. Niet alleen hoe ik om moet gaan met huisartsen, maar ook waarom ik op een bepaalde manier moet handelen. De trainingen waren niet alleen heel leerzaam, maar ook heel erg leuk. We zijn niet vaak samen met zoveel verpleegkundigen en het is erg leuk om elkaar weer eens te zien en elkaar te zien stuntelen en groeien. Er zit nog steeds erg veel verschil in de manier waarop ik communiceer met de ene huisarts en met de ander, maar ik heb nu wel met iedere huisarts goed contact. Ik kan niet wachten tot ik mijn ervaringen kan delen met andere collega’s die de trainingen nog niet hebben gehad. Dan kan ik hun ook weer iets nieuws leren. Samen kunnen we zorgen voor een communicatieve organisatie!”

Deze 7 stappen zie je terug in onderstaande infographic. Klik op de afbeelding voor een groter exemplaar.
De maatschappij schreeuwt om communicatieve organisaties. Geef ze dat dan ook! Wil jij je bestaansrecht behouden? Bewandel dan dit 7 stappenplan naar een succesvolle communicatieve organisatie.
En heb je wat aan dit stappenplan? Vragen zijn altijd welkom!