Filter
Employee Experience Zo maak je superhandige handleidingen in IKEA-stijl [13 geheimen]
Je hebt maanden of misschien zelfs jaren besteed aan de ontwikkeling van jouw product. Of misschien heb je een product geïmporteerd om in je webwinkel te verkopen, maar er is geen handleiding beschikbaar. Of alleen een waar van alles aan mankeert. Het laatste dat je wil, is dat je gebruiker een slechte ervaring heeft, omdat hij zich door de handleiding heen moet worstelen om jouw product gebruiksklaar te maken. Je wil graag een handleiding die gemakkelijk te begrijpen is… zoals die van IKEA. Of zelfs een betere. Maar hoe maken de ontwerpers van IKEA hun beroemde handleidingen?
Vraag je je weleens af welke geheimen er achter de gebruikersvriendelijke handleidingen van IKEA zitten? In dit artikel onthul ik de geheimen van IKEA, zodat jij ook verbazingwekkend goede handleidingen kunt maken.
1. Illustreer je instructies niet
Een van de belangrijke kenmerken waarmee de handleidingen van IKEA werkelijk het verschil maken, en dat dus bovenaan de lijst moet staan, is dat ze een ongelofelijke continuïteit hebben. Dit wordt niet bereikt door de illustraties te maken op basis van foto’s of met vrije tekentechnieken. Meestal worden de illustraties van IKEA gecreëerd met behulp van de oorspronkelijke technische 3D-tekeningen.
Als je ook dergelijke tekeningen wil creëren, zorg dan dat je de 3D-modellen van je product hebt. Als je die niet hebt, bijvoorbeeld omdat je het product hebt geïmporteerd en niet zelf hebt ontwikkeld, dan kun je ze laten maken. Bijvoorbeeld door een freelancer in te huren via een platform als Upwork.
Het gebruik van je product
Merk op hoe IKEA altijd gebruikmaakt van hetzelfde perspectief en aanzicht.
Bij de illustraties van IKEA is het perspectief en aanzicht altijd hetzelfde. Als je de juiste 3D-software gebruikt, kun je het gewenste perspectief en aanzicht instellen en gebruiken voor elke volgende illustratie. Ontwerpers doen veel moeite om elke volgende afbeelding te genereren vanuit steeds hetzelfde aanzicht. Zo wordt de situatie van de gebruiker nagebootst. Hierdoor worden verwarrende rotaties of wijzigingen van het perspectief geminimaliseerd. Zo blijft de klant beter georiënteerd als hij van de instructies naar de onderdelen gaat. Het maken van rationele en begrijpelijke handleidingen vraagt om een hoog niveau van perfectie.
2. Maak gebruik van onderscheidende kleuren
Merk op hoe IKEA kleurcodering gebruikt in haar draden.
Hoewel de instructies van IKEA beroemd zijn vanwege het zwart-wit uiterlijk ervan, maakt IKEA op slimme wijze gebruik van de kleurcodering in haar producten.
Laten we eens kijken naar producten van IKEA waarvoor een elektrische installatie nodig is. Het is hierbij belangrijk om te weten hoe je veilig de elektrische bedrading aansluit. Waar de bedrading van veel producten bijvoorbeeld uniform bruin, blauw of zwart is, voegt IKEA extra codering toe, zoals een zwarte lijn of een spiraalvormig opdruk. Op deze manier kunnen gekleurde draden ook in een zwart-witte handleiding worden onderscheiden.
3. Voeg tekst toe aan de handleiding
Situaties waarin zelfs IKEA tekst gebruikt.
Tekst verhoogt het veiligheidsniveau tijdens de installatiestappen die een hoger risico bevatten, bijvoorbeeld tijdens de elektrische installatie. Ook kunnen waarschuwingen tegen restrisico’s tijdens de volledige levensduur van het product aan de tekst worden toegevoegd. Hoewel het mogelijk is om de stappen van de installatie uit te leggen met behulp van alleen illustraties, zal voor de uitleg van het gebruik van een ingewikkelder product toch tekst nodig zijn.
4. Vermijd een strip-verhaalachtige benadering
Hoewel de handleidingen van IKEA veel op een stripverhaal lijken, moet een handleiding absoluut niet op een verhaal lijken. Denk in topics als je de handleiding creëert. In technische communicatie is het communiceren op basis van topics een modulaire benadering van het creëren van content. In deze benadering wordt alle content gestructureerd rond topics.
Voorbeeld van illustratie die kunnen worden hergebruikt.
Een topic heeft altijd een goed gedefinieerd begin en eind. Bij het afsluiten van een onderwerp is een bepaalde taak afgerond. Dit heeft grote voordelen. Door de opbouw van de topics kun je verschillende topics combineren en in een andere context gebruiken. Het tegenovergestelde van schrijven op basis van een topic is de vertelling, die de lineaire structuur van een geschreven boek volgt.
Als voorbeeld van een benadering op basis van topics, kan één illustratie alleen de volgende taak beschrijven:
- Gebruik een schroevendraaier om alle 14 schroeven vast te maken (artikelnummer 118331).
Vooral als je steeds hetzelfde aanzicht gebruikt, kun je (delen van) de illustraties door de hele handleiding heen of zelfs in de handleiding van andere producten terug laten keren. IKEA denkt hoofdzakelijk in topics en gebruikt content opnieuw voor varianten van bepaalde producten, zoals de kast Billy. Er is een hoge graad van standaardisatie van de producten nodig om op basis van topics te kunnen denken (zie 11).
5. Gebruik de juiste tools
Voorbeeld van een illustratie met Solidworks Composer.
Ik denk dat Solidworks Composer verreweg de beste tool is om het gewenste niveau van branding te bereiken in de handleidingen voor jouw merk of product. Maar misschien volstaan Inventor, Google Sketchup Pro of Blender ook wel. Met de meeste programma’s kun je onder andere de dikte van de lijnen, schaduwen en kleuren instellen.
Zorg dat je je illustraties altijd als vectorafbeeldingen exporteert. Ook Adobe Illustrator is handig om je illustraties te bewerken. In Illustrator kun je getallen, call-outs en andere zaken toevoegen als je dit niet met je 3D-programma kunt doen.
6. De stijl van IKEA werkt het beste voor plat verpakte installatieproducten
De Lovet-tafel uit een IKEA-catalogus uit de jaren veertig die de trend voor de platte verpakkingen inluidde.
Toen Gillis Lundgren na een fotosessie voor het nieuwe postordertijdschrift van IKEA de poten van een tafel demonteerde, zodat deze in zijn auto paste, kreeg Invar Kampard, de oprichter van IKEA, een fantastische ingeving.
De revolutie in meubilair
Het transport en de assemblage waren de grootste kostenposten van zijn bedrijf. Niet-geassembleerde meubelstukken zouden voor een significante kostenbesparing zorgen. Tegen 1956 waren de platte verpakkingen en de doe-het-zelf-stempel kenmerkend voor IKEA. Deze revolutie in meubilair leidde uiteindelijk tot de behoefte aan de distinctieve handleidingen van IKEA.
En aangezien de meeste producten van IKEA niet zo complex zijn, hebben ze geen veiligheidsinformatie of een hoofdstuk nodig waarin het gebruik van het product wordt uitgelegd. Het gevolg is dat de installatie de meeste of zelfs alle ruimte van de handleiding in beslag neemt. Dus als het jouw ultieme doel is om bij je product een handleiding in IKEA-stijl te leveren, en niets anders, dan heb je idealiter een product nodig dat plat verpakt is en dat moet worden geïnstalleerd.
7. Begin met een belofte
IKEA’s grote belofte aan het begin van de handleiding: het eindresultaat.
Als je bij IKEA koopt, besteed je vaak de avond of zaterdagmiddag aan het in elkaar zetten van je nieuwste aankoop.
8. Geef gebruikers meer vertrouwen
Hulp nodig? IKEA is er om jou te helpen.
Sommige MacGyvers hebben de handleiding helemaal niet nodig om de taak te volbrengen, maar er zijn ook gebruikers die wat minder zelfvertrouwen hebben. Dus wat doet IKEA? Ze geven alle mensen die geen kaas van techniek hebben gegeten het idee dat er altijd een wijze, slimme MacGyver bij de hand is die ze kunnen bellen als ze hulp nodig hebben. Hoewel IKEA géén telefoonnummer geeft, lijkt dit trucje psychologisch goed te werken.
9. Modulariteit werkt goed
IVAR is een van de vele voorbeelden van modulaire meubels die je bij IKEA kunt kopen.
10. Ontwerp een product voor massaproductie
Als je een meubelstuk van IKEA in elkaar zet, is er maar één eindresultaat mogelijk. En dat is een product dat ontworpen is voor massaproductie. Massaproductie betekent dat het ontwerp eenvoudig is en volledig doorontwikkeld. En eenvoudige ontwerpen, betekenen eenvoudige handleidingen. Hoe geschikter je product is voor massaproductie, hoe beknopter en eenvoudiger de handleiding kan zijn.
11. Volg de stijlrichtlijnen van je bedrijf
Consequente illustraties bepalen grotendeels de look and feel van je handleiding. Voor het creëren van ultieme, goede, consequente handleidingen moet je ook de stijlrichtlijnen van je bedrijf of merk toepassen.
Deze richtlijnen bevatten elementen voor het ontwerp van het merk, het logo, een specifiek lettertype en specifieke kleuren. Als je tekst gebruikt, moet je ook richtlijnen overwegen voor de taal (Amerikaans-Engels of Brits-Engels), de toon van de tekst, het meetstelsel, hoe verschillende informatie eruit gaat zien (bijvoorbeeld waarschuwingen, instructies, tips) of als je verschillende accenten gebruikt (bijvoorbeeld vet of cursief lettertype).
12. Ken je doelgroep
Afb. 11 – Handleidingen van IKEA zijn zo iconisch dat ze voor verschillende doeleinden zijn gekopieerd.
Bovendien moet je op de hoogte zijn van de basiskennis van je gebruiker. Dat is iets waar IKEA zich heel bewust van is. Zij beheersen culturele verschillen. IKEA verkoopt haar producten wereldwijd en de betaalbare meubelstukken zijn gericht op de meerderheid van de bevolking. Rekening houdend met de basiskennis van ‘wereldburgers’, is het IKEA’s missie om handleidingen te creëren die voor iedereen begrijpelijk zijn.
Dus denk tijdens het ontwerpen van je handleiding niet dat iedereen dezelfde kennis heeft als jij. Creëer handleidingen die gemakkelijk te begrijpen zijn, zonder dat je daarbij de gebruiker het idee geeft dat hij dom is. Kies voor een stapsgewijze benadering in plaats van te veel informatie in één illustratie.
Dus denk tijdens het ontwerpen van je handleiding niet dat iedereen dezelfde kennis heeft als jij.
13. Zet het product zelf in elkaar
Nu denk je dus dat je de allerbeste handleiding kunt ontwerpen? Fout. Als je eerste versie klaar is, test deze dan door het product in elkaar te zetten met behulp van de handleiding. Doe dit zelf, maar doe ook een gebruikersonderzoek met proefpersonen. Analyseer de resultaten, optimaliseer de handleidingen en blijf dit proces herhalen. Denk eraan: er is slechts één eindresultaat mogelijk. Zorg ervoor dat de gebruiker geen twijfel kan hebben over de weg naar dat resultaat.
Een handleiding voor een betere gebruikerservaring
Je klant verdient een geweldige gebruikerservaring in elke fase van de customer journey. Nadat je zoveel tijd hebt besteed om een fantastisch product te creëren, wil je hem ook een goede ervaring geven als hij de handleiding gebruikt. Stel je een gebruiker voor die in staat is jouw product in elkaar te zetten of te gebruiken zonder enige hulp van de klantenservice. Stel je een handleiding voor die bijdraagt tot een betere gebruikerservaring. Stel je een handleiding voor die fantastisch is en zelfs beter dan de handleidingen van IKEA. Je kunt hierin slagen.
Volg de in dit artikel beschreven stappen en je gebruikers zullen enthousiast en zonder problemen jouw product in elkaar zetten of gebruiken, met hulp van jouw klantvriendelijke, goede handleiding.
Over de auteur
