Strategie

Zo maak je superhandige handleidingen in IKEA-stijl [13 geheimen]

0

Je hebt maanden of misschien zelfs jaren besteed aan de ontwikkeling van jouw product. Of misschien heb je een product geïmporteerd om in je webwinkel te verkopen, maar er is geen handleiding beschikbaar. Of alleen een waar van alles aan mankeert. Het laatste dat je wil, is dat je gebruiker een slechte ervaring heeft, omdat hij zich door de handleiding heen moet worstelen om jouw product gebruiksklaar te maken. Je wil graag een handleiding die gemakkelijk te begrijpen is… zoals die van IKEA. Of zelfs een betere. Maar hoe maken de ontwerpers van IKEA hun beroemde handleidingen?

Vraag je je weleens af welke geheimen er achter de gebruikersvriendelijke handleidingen van IKEA zitten? In dit artikel onthul ik de geheimen van IKEA, zodat jij ook verbazingwekkend goede handleidingen kunt maken.

1. Illustreer je instructies niet

Een van de belangrijke kenmerken waarmee de handleidingen van IKEA werkelijk het verschil maken, en dat dus bovenaan de lijst moet staan, is dat ze een ongelofelijke continuïteit hebben. Dit wordt niet bereikt door de illustraties te maken op basis van foto’s of met vrije tekentechnieken. Meestal worden de illustraties van IKEA gecreëerd met behulp van de oorspronkelijke technische 3D-tekeningen.

Als je ook dergelijke tekeningen wil creëren, zorg dan dat je de 3D-modellen van je product hebt. Als je die niet hebt, bijvoorbeeld omdat je het product hebt geïmporteerd en niet zelf hebt ontwikkeld, dan kun je ze laten maken. Bijvoorbeeld door een freelancer in te huren via een platform als Upwork.

Het gebruik van je product

2016-09-23_13-44-21

Merk op hoe IKEA altijd gebruikmaakt van hetzelfde perspectief en aanzicht.

Om een 3D-model te kunnen maken, heeft de freelancer duidelijke foto’s nodig van alle details en bewegende onderdelen die belangrijk zijn om het gebruik van je product in de handleiding uit te leggen. Als je 3D-modellen klaar zijn, kun je 3D-software gebruiken (meer hierover in punt 5) die speciaal ontworpen is om illustraties te creëren die de technische kenmerken goed weergeven.

Bij de illustraties van IKEA is het perspectief en aanzicht altijd hetzelfde. Als je de juiste 3D-software gebruikt, kun je het gewenste perspectief en aanzicht instellen en gebruiken voor elke volgende illustratie. Ontwerpers doen veel moeite om elke volgende afbeelding te genereren vanuit steeds hetzelfde aanzicht. Zo wordt de situatie van de gebruiker nagebootst. Hierdoor worden verwarrende rotaties of wijzigingen van het perspectief geminimaliseerd. Zo blijft de klant beter georiënteerd als hij van de instructies naar de onderdelen gaat. Het maken van rationele en begrijpelijke handleidingen vraagt om een hoog niveau van perfectie.

2. Maak gebruik van onderscheidende kleuren

2016-09-23_13-46-02

Merk op hoe IKEA kleurcodering gebruikt in haar draden.

Hoewel de instructies van IKEA beroemd zijn vanwege het zwart-wit uiterlijk ervan, maakt IKEA op slimme wijze gebruik van de kleurcodering in haar producten. Dit begint bij een slim productontwerp. Hoewel kleuren een belangrijke rol spelen om het product op de juiste wijze te kunnen installeren, zorgt IKEA ervoor dat het niet nodig is een gekleurde afbeelding te gebruiken door de kleuren van de producten te coderen.

Hoewel de instructies van IKEA beroemd zijn vanwege het zwart-wit uiterlijk ervan, maakt IKEA op slimme wijze gebruik van de kleurcodering in haar producten.

Laten we eens kijken naar producten van IKEA waarvoor een elektrische installatie nodig is. Het is hierbij belangrijk om te weten hoe je veilig de elektrische bedrading aansluit. Waar de bedrading van veel producten bijvoorbeeld uniform bruin, blauw of zwart is, voegt IKEA extra codering toe, zoals een zwarte lijn of een spiraalvormig opdruk. Op deze manier kunnen gekleurde draden ook in een zwart-witte handleiding worden onderscheiden.

3. Voeg tekst toe aan de handleiding

2016-09-23_13-47-08

Situaties waarin zelfs IKEA tekst gebruikt.

Een afbeelding hoeft niet te worden vertaald en een afbeelding zegt meer dan 1000 woorden. Dat zijn de belangrijkste redenen waarom IKEA weinig tekst gebruikt in de handleidingen. Misschien denk je nu wel “Gebruiken ze überhaupt wel tekst?” Ja zeker wel. De meeste producten van IKEA zijn modulaire producten die ontworpen zijn voor de massaproductie en hebben een laag risico. Daarom hoeft alleen de installatie te worden uitgelegd en niet hoe het product wordt gebruikt (meer hierover in 11 en 12). Tekst is daarbij meestal niet echt nodig. Voor sommige producten is tekst wel verplicht.

Tekst verhoogt het veiligheidsniveau tijdens de installatiestappen die een hoger risico bevatten, bijvoorbeeld tijdens de elektrische installatie. Ook kunnen waarschuwingen tegen restrisico’s tijdens de volledige levensduur van het product aan de tekst worden toegevoegd. Hoewel het mogelijk is om de stappen van de installatie uit te leggen met behulp van alleen illustraties, zal voor de uitleg van het gebruik van een ingewikkelder product toch tekst nodig zijn.

4. Vermijd een strip-verhaalachtige benadering

Hoewel de handleidingen van IKEA veel op een stripverhaal lijken, moet een handleiding absoluut niet op een verhaal lijken. Denk in topics als je de handleiding creëert. In technische communicatie is het communiceren op basis van topics een modulaire benadering van het creëren van content. In deze benadering wordt alle content gestructureerd rond topics.

2016-09-23_13-48-17

Voorbeeld van illustratie die kunnen worden hergebruikt.

Een topic heeft altijd een goed gedefinieerd begin en eind. Bij het afsluiten van een onderwerp is een bepaalde taak afgerond. Dit heeft grote voordelen. Door de opbouw van de topics kun je verschillende topics combineren en in een andere context gebruiken. Het tegenovergestelde van schrijven op basis van een topic is de vertelling, die de lineaire structuur van een geschreven boek volgt.

Als voorbeeld van een benadering op basis van topics, kan één illustratie alleen de volgende taak beschrijven:

  • Gebruik een schroevendraaier om alle 14 schroeven vast te maken (artikelnummer 118331).

Vooral als je steeds hetzelfde aanzicht gebruikt, kun je (delen van) de illustraties door de hele handleiding heen of zelfs in de handleiding van andere producten terug laten keren. IKEA denkt hoofdzakelijk in topics en gebruikt content opnieuw voor varianten van bepaalde producten, zoals de kast Billy. Er is een hoge graad van standaardisatie van de producten nodig om op basis van topics te kunnen denken (zie 11).

5. Gebruik de juiste tools

3DVIA-Composer-Test-Image-e1349213201170

Voorbeeld van een illustratie met Solidworks Composer.

Als je de juiste 3D-software gebruikt, kun je complexe illustraties creëren. Dankzij deze tools kun je het perspectief en de aanzichten instellen om consistente illustraties te creëren. Zo zorg je voor consistentie, ook voor toekomstige publicaties.

Ik denk dat Solidworks Composer verreweg de beste tool is om het gewenste niveau van branding te bereiken in de handleidingen voor jouw merk of product. Maar misschien volstaan Inventor, Google Sketchup Pro of Blender ook wel. Met de meeste programma’s kun je onder andere de dikte van de lijnen, schaduwen en kleuren instellen.

Zorg dat je je illustraties altijd als vectorafbeeldingen exporteert. Ook Adobe Illustrator is handig om je illustraties te bewerken. In Illustrator kun je getallen, call-outs en andere zaken toevoegen als je dit niet met je 3D-programma kunt doen.

6. De stijl van IKEA werkt het beste voor plat verpakte installatieproducten

article-2370113-1AE2F832000005DC-645_634x673

De Lovet-tafel uit een IKEA-catalogus uit de jaren veertig die de trend voor de platte verpakkingen inluidde.

Een gemiddelde handleiding bevat veiligheidswaarschuwingen, installatieaanwijzingen, handleidingen, aanwijzingen om problemen op te lossen, en onderhoudsinstructies. Maar de meeste handleidingen van IKEA bevatten niet al deze onderdelen. Dit komt omdat de meeste producten van IKEA plat worden verpakt. Het idee om meubels als doe-het-zelf producten plat verpakt te verkopen, ontstond in 1953 per toeval.

Toen Gillis Lundgren na een fotosessie voor het nieuwe postordertijdschrift van IKEA de poten van een tafel demonteerde, zodat deze in zijn auto paste, kreeg Invar Kampard, de oprichter van IKEA, een fantastische ingeving.

De revolutie in meubilair

Het transport en de assemblage waren de grootste kostenposten van zijn bedrijf. Niet-geassembleerde meubelstukken zouden voor een significante kostenbesparing zorgen. Tegen 1956 waren de platte verpakkingen en de doe-het-zelf-stempel kenmerkend voor IKEA. Deze revolutie in meubilair leidde uiteindelijk tot de behoefte aan de distinctieve handleidingen van IKEA.

En aangezien de meeste producten van IKEA niet zo complex zijn, hebben ze geen veiligheidsinformatie of een hoofdstuk nodig waarin het gebruik van het product wordt uitgelegd. Het gevolg is dat de installatie de meeste of zelfs alle ruimte van de handleiding in beslag neemt. Dus als het jouw ultieme doel is om bij je product een handleiding in IKEA-stijl te leveren, en niets anders, dan heb je idealiter een product nodig dat plat verpakt is en dat moet worden geïnstalleerd.

7. Begin met een belofte

Billy bookcase instructions

IKEA’s grote belofte aan het begin van de handleiding: het eindresultaat.

Handleidingen van IKEA beginnen met een belofte: het eindresultaat. Als je bij IKEA koopt, besteed je vaak de avond of zaterdagmiddag aan het in elkaar zetten van je nieuwste aankoop. Door het eindresultaat meteen in het begin al te zien, krijgt de gebruiker er vertrouwen in dat hij zijn taak met succes zal voltooien.

Als je bij IKEA koopt, besteed je vaak de avond of zaterdagmiddag aan het in elkaar zetten van je nieuwste aankoop.

8. Geef gebruikers meer vertrouwen

2016-09-23_13-51-51

Hulp nodig? IKEA is er om jou te helpen.


Sommige MacGyvers hebben de handleiding helemaal niet nodig om de taak te volbrengen, maar er zijn ook gebruikers die wat minder zelfvertrouwen hebben. Dus wat doet IKEA? Ze geven alle mensen die geen kaas van techniek hebben gegeten het idee dat er altijd een wijze, slimme MacGyver bij de hand is die ze kunnen bellen als ze hulp nodig hebben. Hoewel IKEA géén telefoonnummer geeft, lijkt dit trucje psychologisch goed te werken.

9. Modulariteit werkt goed

2016-09-23_13-52-44

IVAR is een van de vele voorbeelden van modulaire meubels die je bij IKEA kunt kopen.

Nogmaals, een goede handleiding begint met een slim ontwerp van het product. Veel producten van IKEA zijn gebouwd volgens een modulaire benadering. Neem bijvoorbeeld de IVAR-kast van IKEA. Dit meubelstuk bestaat uit modules die klanten een voor een in elkaar kunnen zetten op basis van een 11-stappenplan. Ik wil niet zeggen dat je alleen maar modulaire producten moet ontwerpen, maar juist door de modulariteit kunnen veel handleidingen van IKEA beknopt blijven.

10. Ontwerp een product voor massaproductie

Als je een meubelstuk van IKEA in elkaar zet, is er maar één eindresultaat mogelijk. En dat is een product dat ontworpen is voor massaproductie. Massaproductie betekent dat het ontwerp eenvoudig is en volledig doorontwikkeld. En eenvoudige ontwerpen, betekenen eenvoudige handleidingen. Hoe geschikter je product is voor massaproductie, hoe beknopter en eenvoudiger de handleiding kan zijn.

11. Volg de stijlrichtlijnen van je bedrijf

Consequente illustraties bepalen grotendeels de look and feel van je handleiding. Voor het creëren van ultieme, goede, consequente handleidingen moet je ook de stijlrichtlijnen van je bedrijf of merk toepassen.

Deze richtlijnen bevatten elementen voor het ontwerp van het merk, het logo, een specifiek lettertype en specifieke kleuren. Als je tekst gebruikt, moet je ook richtlijnen overwegen voor de taal (Amerikaans-Engels of Brits-Engels), de toon van de tekst, het meetstelsel, hoe verschillende informatie eruit gaat zien (bijvoorbeeld waarschuwingen, instructies, tips) of als je verschillende accenten gebruikt (bijvoorbeeld vet of cursief lettertype).

12. Ken je doelgroep

2016-09-23_13-55-04

Afb. 11 – Handleidingen van IKEA zijn zo iconisch dat ze voor verschillende doeleinden zijn gekopieerd.

Het kennen van je doelgroep is misschien wel de hoofdregel voor het ontwerpen van goede handleidingen. Verschillende gebruikers gebruiken ieder hun eigen jargon en niet elke gebruiker heeft hetzelfde kennisniveau. Als je je product wereldwijd verkoopt, dan moet je in ieder geval je handleidingen vertalen naar de taal van het doelland, zodat jouw doelgroep ze kan lezen.

Bovendien moet je op de hoogte zijn van de basiskennis van je gebruiker. Dat is iets waar IKEA zich heel bewust van is. Zij beheersen culturele verschillen. IKEA verkoopt haar producten wereldwijd en de betaalbare meubelstukken zijn gericht op de meerderheid van de bevolking. Rekening houdend met de basiskennis van ‘wereldburgers’, is het IKEA’s missie om handleidingen te creëren die voor iedereen begrijpelijk zijn.

Dus denk tijdens het ontwerpen van je handleiding niet dat iedereen dezelfde kennis heeft als jij. Creëer handleidingen die gemakkelijk te begrijpen zijn, zonder dat je daarbij de gebruiker het idee geeft dat hij dom is. Kies voor een stapsgewijze benadering in plaats van te veel informatie in één illustratie.

Dus denk tijdens het ontwerpen van je handleiding niet dat iedereen dezelfde kennis heeft als jij.

13. Zet het product zelf in elkaar

Nu denk je dus dat je de allerbeste handleiding kunt ontwerpen? Fout. Als je eerste versie klaar is, test deze dan door het product in elkaar te zetten met behulp van de handleiding. Doe dit zelf, maar doe ook een gebruikersonderzoek met proefpersonen. Analyseer de resultaten, optimaliseer de handleidingen en blijf dit proces herhalen. Denk eraan: er is slechts één eindresultaat mogelijk. Zorg ervoor dat de gebruiker geen twijfel kan hebben over de weg naar dat resultaat.

Een handleiding voor een betere gebruikerservaring

Je klant verdient een geweldige gebruikerservaring in elke fase van de customer journey. Nadat je zoveel tijd hebt besteed om een fantastisch product te creëren, wil je hem ook een goede ervaring geven als hij de handleiding gebruikt. Stel je een gebruiker voor die in staat is jouw product in elkaar te zetten of te gebruiken zonder enige hulp van de klantenservice. Stel je een handleiding voor die bijdraagt tot een betere gebruikerservaring. Stel je een handleiding voor die fantastisch is en zelfs beter dan de handleidingen van IKEA. Je kunt hierin slagen.

Volg de in dit artikel beschreven stappen en je gebruikers zullen enthousiast en zonder problemen jouw product in elkaar zetten of gebruiken, met hulp van jouw klantvriendelijke, goede handleiding.