Van to do-lijst naar to don’t-lijst: zo bespaar je tijd & hou je de focus

Tijd is een schaars goed geworden en daarmee waardevol. Dat geldt voor iedereen, maar misschien nog meer voor creatieve zelfstandigen. Zo veel te doen, je to do list groeit sneller dan je zou willen. Maar moet je al die dingen wel doen? En zo ja, moet je ze nu doen?

In het boek Don’t read this book (aff.) beschrijft Donald Roos een time-managementmethode, die draait om de to don’t list. Essentie van die methode is: beperk je tot de kern.

Wat is een to do?

Een to do is een kleine of grotere taak die ergens een bijdrage aan levert. Kun je alle to do’s tegelijk doen? Nee. Dus streep je to do’s weg. Niet dat je die niet gaat doen, maar je doet ze nu niet. Je verplaatst ze naar je to don’t-lijst, net zolang tot je 3 taken overhoudt. Dat is je to do list. En pas als er een to do is afgerond, is er plek om een to don’t te promoveren tot to do.

Toepassing op je eigen leven

Dit keuzeproces kun je niet alleen toepassen op je werk, maar ook op je leven om uit te zoeken wat je echt wil doen. Dit kan in 3 stappen.

1. Wat doe je het liefst?

Maak een lijst met alles wat je graag doet en begin dan te strepen volgens de to don’t-methode. Net zolang tot je er 3 over hebt. Teken 3 overlappende cirkels en ontdek de unieke combinaties van jouw favoriete to do’s. In mijn geval zijn dat ‘nieuwe online media ontdekken’, ‘kennis overdragen’ en ‘werken met jonge mensen’.

2. Ontdek je krachten

Een manier om daar vorm aan te geven, is te beschrijven wat de Amerikaanse zakenman Warren Buffet de circle of competence noemt. Schrijf alles waar je goed en heel goed in bent in de cirkel en waar je niet goed of zelfs slecht in bent erbuiten. Focus op datgene waar je goed en heel goed in bent. Maar maak ook gebruik van je slechte kwaliteiten, je darkside, maar dan wel slim toegepast. Zo word ik bijvoorbeeld vaak gebeld door energiebedrijven die mij van alles willen aansmeren en dan laat ik mijn botte kant bewust los. Met een kort gesprek tot gevolg.

3. Schrijf een levensplan

Het resultaat van stap 1 is je einddoel, waar je nu staat is je startpunt. Dat wat ertussen ligt, is wat je moet doen om je einddoel te bereiken. Leg dat vast in een persoonlijke strategie en je hebt je levensplan, op een A4’tje.
Een leuke gedachte-oefening hierbij (en een test om te zien of je echt de kern te pakken hebt) is om je levensplan samen te vatten als hashtag van maximaal 3 woorden. Bijvoorbeeld #writingchef voor een foodblogger.

Toepassing in het dagelijkse leven

Naast de hiervoor beschreven aanpak om te komen tot een to don’t list voor je eigen leven, kun je dit natuurlijk ook toepassen in het dagelijkse leven. Bij het idee van de to don’t list hoort ook een gratis app (alleen voor iPhone, die voor Android staat nog op de to don’t list).

Life hacks op kantoor

Don’t read this book (aff.) beschrijft daarnaast een aantal life hacks voor op kantoor en bij projecten.

Wees voorzichtig met mail

• Bellen is beter dan mailen, want je voorkomt dat jouw actie een reactie uitlokt enzovoort.
• Als je toch mailt, beperk je tekst tot vijf regels waarbij de kern de need to know-details en de call to action zijn. Meer niet.

Samenwerking

Wil je komen tot een effectieve en zinvolle samenwerking, dan werkt het slechts in 2 gevallen.

• Same mindset vs Doing the same -> Don’t
• Same mindset vs Doing different things -> Do!
• Different mindset vs Doing the same -> Do!
• Different mindset vs Doing different things -> Don’t

Dus bedenk bij de start van een project wat voor soort project het is en wat de samenstelling van het team is. Het geeft je al snel een idee of het project wat wordt, of gedoemd is te mislukken. Een voorbeeld is dat vier timmermannen (same mindset) die gevraagd worden een nieuwe deur te bedenken (doing the same) waarschijnlijk niet een draaideur zouden bedenken. Terwijl de toevoeging van iemand met een different mindset wel tot die uitkomst zou kunnen leiden.

Project checklist – voor creatieve zelfstandigen

• Als je zelf niet in een project gelooft, doe het niet.
• Past het project niet bij je hashtag, doe het niet.
• Als je het zelf niet zou gebruiken, doe het niet.
• Heb je er geen tijd voor, doe het niet.
• Kun je het niet zelf doen, doe het niet.
• Als er geen markt voor is, niet doen.
• Is het leuk om te doen, doe het dan wel!

Kortom, denken in termen van to don’ts helpt je focussen op datgene wat je graag wil doen en waar je goed in bent. Je grijpt de kansen die langskomen en bij je sterke punten passen.

Over dit boek

BIS Publishers
Titel: Don’t read this book
Auteur: Donald Roos
Uitgever:
Jaar: 2016
Nummer: [ISBN] 9789063694234
Mediatype: Boek
Prijs: €14,95
Bestellen: via Managementboek (aff.)