Cases, Strategie

Zo zet je als gemeente een online én offline community optimaal in

0

Gemeentes worstelen om burgers te betrekken en te mobiliseren. Rijswijk en Bergen kozen voor een aanpak die succesvol is. Door een combinatie van online en offline zijn ze erin geslaagd een netwerk van burgers blijvend te activeren. In dit artikel staan de lessen en tips van Thuiskamer Egmond-Binnen en Stadsvisie Rijswijk 2030.

Stadsvisie

Beide projecten hadden als doel om tot een nieuwe stadsvisie te komen. Een stadsvisie is niets meer dan een toekomstplan dat richting geeft aan het beleid voor de stad of het dorp voor de komende jaren. In Bergen gaf een bewonersvereniging de aanzet door de gemeente te vragen naar een dorpsvisie voor Egmond-Binnen. Lucien van der Plaats, adviseur communicatie en participatie gemeente Bergen: “Dat wilden we wel doen vanuit de nieuwe faciliterende rol van de gemeente. We hadden wel een voorwaarde: mensen met een idee voor die visie moesten zelf bereid zijn dat actief op te pakken. We hebben ons nooit de aap op de schouder laten zetten.”

Centraal in ‘Thuiskamer Egmond-Binnen’ staan de virtuele thuiskamer (de online community) en de fysieke thuiskamer (een oud schoolgebouw in Egmond-Binnen). Gedurende 2016 kon je op beide plekken terecht met je ideeën voor het dorp. Lucien: “Er waren veel spontane bezoekjes van actieve personen die op hun ideeën wilden doorpakken. Zij liepen de deur plat.”

Thuiskamer Egmond-Binnen

In Rijswijk was zo’n vast honk er niet. Daar beheerde Wilberd Gijzel – online communicatieadviseur – met collega’s van het team Stadsvisie de online community. Voor de kick-off bijeenkomst van het project in de Broodfabriek kregen drieduizend inwoners een uitnodigingsbrief in de bus. Wilberd: “We hebben bij Burgerzaken letterlijk om een lijst van drieduizend mensen gevraagd die representatief is voor de inwoners van Rijswijk. Van degenen die een brief hadden ontvangen, kwamen driehonderd mensen daadwerkelijk naar de bijeenkomst.”

Hoe werf je deelnemers?

Welke type mens voelt zich nu het meest aangesproken om de gemeente bij dit soort projecten te helpen? Lucien: “De usual suspects heb je altijd. Dat zijn de mensen die je al kent vanuit andere projecten. Toen we begonnen wilden we letterlijk iedereen in het dorp (2000 bewoners) betrekken voor breed draagvlak. We hebben gedurende het project wel geleerd dat je beter kan bouwen op de al aanwezige actieve kern van mensen.” Uiteindelijk bestond die actieve kern uit zo’n twintig personen. Daaromheen zat een wat zachtere kern van zeventig personen die op meer ad-hoc basis betrokken waren.

Wilberd en het team zijn in Rijswijk anders te werk gegaan. De driehonderd mensen die bij de kick-off aanwezig waren, werden direct ook op de online community geregistreerd. Daarvan ontpopten honderd mensen zich tot echte actievelingen. Volgens Wilberd waren dat juist mensen die je normaal niet op inloopavonden treft. “We hebben meer mensen bereikt dan we normaal zouden bereiken. Door de online community ben je niet gebonden aan de traditionele avonden. Mensen kunnen deelnemen op een moment dat ze zelf het beste uitkomt.”

Tip: begin bij bekende gezichten. Een online platform maakt de werving schaalbaar en trekt ook onbekenden aan.

De rol van een online platform

Zowel ‘Thuiskamer Egmond-Binnen’ als ‘Stadsvisie Rijswijk 2030’ maakten gebruik van het Mett platform. Dat is een online community die zich goed leent voor co-creatie. In Egmond-Binnen bracht de fysieke thuiskamer de grootste oogst aan ideeën. Slechts twintig procent van de ideeën kwam uit de online community. Lucien: “Dat komt natuurlijk ook omdat we het accent zo sterk op de fysieke thuiskamer hebben gelegd. Gedurende kantooruren zat daar altijd wel iemand van de gemeente om je te woord te staan. We hebben alle aangedragen ideeën in de community gezet, zodat er ergens ook een overzicht was.” Die ideeën varieerden van het aanpakken van een speeltuin tot een nieuwe woonvisie. Iedereen met een idee werd persoonlijk uitgenodigd om zijn of haar plan verder te concretiseren. Uiteindelijk zijn alle resultaten daarvan voorgelegd aan de andere dorpsgenoten.

Een online platform maakt de werving schaalbaar en trekt ook onbekenden aan.

In Rijswijk speelde de online community een veel grotere rol. Naar aanleiding van de eerste kick-off bijeenkomsten werden alle verslagen gedeeld op het platform. Vervolgens werd van de driehonderd geregistreerde deelnemers gevraagd om alle sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van hun gemeente te benoemen. Uit die reacties werd de eerste conceptversie van de stadsvisie gedestilleerd. Daarna deelde Wilberd stellingen in de online community om deze versie verder fijn te slijpen. Op stellingen als ‘Leegstand lossen we op door functievermenging’ en ‘De gemeente is als enige verantwoordelijk voor sociale samenhang’ konden deelnemers met sterren aangeven in hoeverre ze het ermee eens waren. In een reageerveld onder de stellingen konden ze hun mening kwijt. In de laatste fase publiceerde de gemeente een publieksvriendelijk online magazine in de community met de uiteindelijke visie daarin.

Tip: heb je veel tijd en mankracht, zorg dan voor offline en online bijeenkomsten. Bij gebrek aan tijd is een online platform makkelijker.

Offline community

In Rijswijk werden regelmatig bijeenkomsten georganiseerd om de community bij elkaar te krijgen. Deze bijeenkomsten draaiden altijd om een bepaald thema zoals wonen of het winkelaanbod. Via gerichte advertenties op social media werden deelnemers geworven. Aanwezige gespreksleiders zorgden ervoor dat de gesprekken in goede banen werden geleid. Wilberd: “Sommige mensen komen met hun eigen agenda. Die willen bijvoorbeeld een trapveldje naast hun achtertuin. Er was vrijheid om die dingen te spuien, maar uiteindelijk bracht de gespreksleider het gesprek altijd weer op het bredere belang.”

Bijeenkomsten werden ook in Egmond-Binnen gehouden. De bijeenkomsten waren erop gericht om de initiatiefnemers te faciliteren hun idee te realiseren. Lucien: “Daar hadden we geen blauwdruk voor. Elk idee is weer anders. Sommige bijeenkomsten kregen de vorm van een gesprek en weer andere waren interactieve mindmap-sessies.”

 

Tip: pas de offline sessies aan aan de doelgroep.

Meer lessen

Beide heren noemen het gebruik van online en offline middelen een gouden combinatie. Na elke bijeenkomst zagen ze de activiteit in het online platform navenant toenemen. Ze geloven dat deze aanpak in grotere steden ook succesvol kan zijn. Wilberd: “Ik denk dat het daar ook werkt. In Den Haag of Amsterdam is de schaal veel groter, waardoor je meer capaciteit nodig hebt om alles te kunnen behappen.” Wilberd is ervan overtuigd dat hoe concreter je je vraag maakt, hoe beter en hoger de opbrengst is. “De stellingen in de online community werkten heel goed. Er is geen ruimte voor grijs. Je bent voor of tegen. Het hielp ook erg dat mensen laagdrempelig konden reageren. Als je een reactie schrijven te veel moeite vond, kon je ook met sterren je mening aangeven.”

Lucien noemt als grootste leerpunt de samenstellingen van het projectteam van hun gemeente. “We hadden een heel gemengde samenstelling van enthousiastelingen en sceptici. Het zou heel gemakkelijk zijn geweest om alleen maar voor de gangmakers te gaan. Maar door ook sceptici te betrekken, voorkwamen we dat we alles door een roze bril gingen bekijken.”

Tip: maak vragen zo concreet mogelijk. Gebruik een combinatie van offline en online. Verzamel ook sceptici om je heen.

Actief burgerschap als winst

De grootste winst van Thuiskamer Egmond-Binnen zit volgens Lucien in het aangewakkerde actieve burgerschap: ‘Het zijn niet alleen de ideeën die eruit zijn gekomen, die waarde hebben opgeleverd, maar vooral het ontstaan van actieve werkgroepen. Er werd onder andere actief gelobbyt voor nieuwe woningen in Egmond-Binnen. Als die groepen er niet waren geweest, had de gemeente voor dat onderwerp zeker minder aandacht gehad.

In Rijswijk wordt in juli de stekker uit de online omgeving getrokken, omdat de gemeente ervoor kiest om participatietrajecten in het vervolg via de nieuwe gemeentelijke website te organiseren. Maar ook daar nemen ze niet definitief afscheid van de deelnemers. Wilberd: “De mensen die zich hebben geregistreerd, slaan we op in een apart bestand. We willen ze in de toekomst zeker bij andere projecten gaan betrekken.”

Naast dit sociale kapitaal zijn zowel Rijswijk als Egmond-Binnen erin geslaagd hun complete dorpsvisie te crowdsourcen. Het plan is daarmee echt van de bewoners.

Heb je vragen of opmerkingen over burgerparticipatie en social media? Laat hieronder een reactie achter.