7 designtips voor je eventwebsite en -uitnodiging

Het organiseren van een event is al lastig genoeg. Je moet doelstellingen bepalen, de inhoud van het programma vormgeven en de resultaten meten. En natuurlijk je eventwebsite en -mailing ontwerpen. Het belang van een goed design wordt vaak onderschat, terwijl dit een heel belangrijk onderdeel is om je doelgroep daadwerkelijk naar het event te krijgen. Als het design niet aanspreekt, loop je het risico op een lage respons. Om je op weg te helpen, deel ik zeven designtips voor een mooie eventwebsite en -uitnodiging.

Wist je dat de gemiddelde aandachtsboog van mensen maar acht seconden is? Dat betekent dat je meteen moet opvallen in een (overvolle) inbox of tijdlijn. Zorg voor een inspirerende header, titel en probeer een overkill aan informatie te vermijden door je boodschap zo kort mogelijk te verpakken (mand!).

1. Het begint met inspiratie

Een goed design begint met het opdoen van inspiratie. Maak bijvoorbeeld een woordweb van alle woorden die in je opkomen bij het event. Kijk in het begin nog niet te kritisch naar deze concepten, maar schrijf gewoon alles op wat er in je opkomt bij het thema. Neem ook eens een kijkje op websites als Pinterest, Dribbble en Muzli voor inspiratie. Hier vind je ontwerpen van (onder andere) mailings, websites en apps. Zoek op woorden als event invitation, event website, event app, event concept, inspiring mailings en websites.

2. Concept > functie

Veel designers kiezen ervoor om – als ze daar voldoende tijd voor hebben – te beginnen met een concept design. Dit ontwerp hoeft nog niet perfect te zijn, maar schetst vooral de mogelijkheden op het gebied van kleuren en afbeeldingen. Heb je meer tijd? Maak dan een moodboard om feeling te krijgen met de uitstraling. Hier zet je alle huisstijlkleuren in, zodat je in een oogopslag ziet wat goed werkt. Door te experimenteren met kleursamenstellingen ontdek je ook weer nieuwe combinaties.

3. Val op

Hoe kun je opvallen in een overvolle inbox of tijdlijn? Kies voor een header die de aandacht trekt, zonder dat deze schreeuwerig is. Een goede header maakt meteen duidelijk wat het onderwerp van het event is. Vergeet ook niet om een heldere en pakkende titel en het logo van je organisatie toe te voegen. Als je titel een beetje abstract is, kun je een ondertitel toevoegen ter verduidelijking.

Op visueel vlak zijn er ook een aantal richtlijnen. Niet te veel primaire kleuren gebruiken (rood en geel ogen heftig), gebruik geen sierlijke lettertypes voor je body text en probeer intense animaties te vermijden. Een subtiel bewegend beeld (zoals een oogje dat knipoogt) kan wel speels zijn, maar houd er rekening mee dat niet alle browsers en mailprogramma’s dit kunnen tonen. En het beeld moet natuurlijk passen bij de boodschap die je over wil brengen.

4. Houd de bezoeker in je achterhoofd

Een uitnodiging en eventwebsite hebben niet hetzelfde doel. Met de uitnodiging wil je interesse wekken voor het event en met de eventwebsite wil je alle informatie zo duidelijk en professioneel mogelijk aanbieden. Let op: sla niet te ver door in creatieve ontwerpen. Houd de bezoeker in je achterhoofd. Ze willen vooral zo snel mogelijk informatie vinden. Niet het prachtige design bewonderen.

Verbeter de ervaring door bijvoorbeeld voor drie hoofdkleuren te kiezen, waarvan één een accentkleur. Deze accentkleur kun je inzetten als ‘kruimelpad’ om de bezoekers ergens visueel naartoe te sturen, zoals een call-to-action (CTA). Maak elke visuele optie een bewuste keuze. Een goede mailing of website legt goed uit wat de bedoeling van het event is en heeft een duidelijke CTA.

5. Speel met de huisstijl

Als je een eventwebsite of -uitnodiging maakt, wordt verwacht dat je de huisstijl van de organisatie volgt. Maar je zou ook een beetje kunnen spelen met de huisstijl. Vaak wordt de stijl voor een event in een informeler jasje gegoten.

Bij sommige organisaties krijg je als designer minder vrijheid dan bij andere organisaties. Hoe je dan toch speelt met de huisstijl? Combineer diverse patronen uit verschillende designelementen uit het stijlboek. Mollie (zie voorbeeld) heeft bijvoorbeeld een duidelijk patroon in de kleurstelling: blauw, wit en zwart. Op de eventwebsite wordt gespeeld met deze verhouding, maar de kleurcombinatie wordt ook gerespecteerd.

6. Wees consistent in alle communicatie-uitingen

Voer je visuele ontwerp zo ver mogelijk door in alle uitingen van het event. Hier zijn veel mogelijkheden voor. Denk aan de banners van je socialmedia-pagina’s, maar ook de signage (bewegwijzering), podium en het presentatiedeck op het event. Dompel je bezoekers helemaal onder in de wereld van het event voor een betere beleving.

7. Durf te variëren

De eventwebsite en -mails zijn geen financiële jaarverslagen. Ze moeten de genodigden enthousiast maken om het event te bezoeken en uitleggen waarom het leuk of zinnig (of allebei) is. Door te spelen met de huisstijl, valt er een extra twist te geven aan het ontwerp. En hierdoor valt het ook extra op. Probeer daarom variatie aan te brengen in het design van de website of mailing, zonder de herkenbaarheid van de organisatie uit het oog te verliezen. Je pakt de aandacht van je doelgroep nog sneller door dat ‘aha’-momentje te creëren. Kies er bijvoorbeeld eens voor om een andere kleur te gebruiken. Of wissel de tekstblokken en afbeeldingen eens om.

Onderschat de kracht van een goed design voor jouw event niet. Sta stil bij de inspiratie, bedenk een mooi concept, val op zonder te schreeuwen, varieer met de huisstijl en denk altijd vanuit de bezoeker om het ze zo makkelijk mogelijk te maken. Op die manier oogt jouw eventcommunicatie professioneler. En hoe professioneler de uitstraling, hoe hoger de opkomst kan zijn.