7 praktische tips voor betere participatie op afstand

De coronacrisis legt ook offline participatieprocessen lam. Van bewonersavonden tot bijeenkomsten. Een online participatieplatform is een mooi alternatief. Maar hoe zorg je voor participatie en betrokkenheid onder de deelnemers? Hoe haal je voldoende reacties op voor een waardevol participatietraject? En hoe help je stakeholders over hun online ‘angst’ heen?

Begin april deelden beheerders van diverse websites hun inzichten tijdens een online bijeenkomst, georganiseerd door Mett. Het leverde mooie aanknopingspunten op hoe je mensen online kunt betrekken bij een participatietraject. En dan niet voor eventjes, maar zo lang als het project loopt. Ik geef je hieronder een overzicht.

1. Investeer in de voorbereiding

Bij het opstarten van een participatietraject is het belangrijk om goed uit te denken wat je met het participatietraject wil bereiken en wat je van de deelnemers verwacht. Daarnaast is het belangrijk om in te schatten welke (online) tools je wil inzetten om de doelgroep te bereiken en deel te laten nemen.

Zijn de deelnemers online vaardig? Hoeveel mensen wil je laten meedenken? Wat verwacht je van hen? Aan de hand hiervan kun je beslissen of je online en offline kanalen met elkaar wil afwisselen en hoe je het participatieplatform wil inrichten. Mensen kunnen pas actief meedoen als duidelijk is wat er precies van ze wordt verwacht, en als de juiste kanalen aansluiten op hun behoeften.

2. Zorg voor participatie via ambassadeurs

Voor het creëren van interactie heb je betrokkenheid nodig. Je krijgt mensen niet zomaar betrokken bij een participatietraject. Je moet ze overtuigen om mee te doen. De inzet van ambassadeurs kan hierbij helpen.

Dit zijn mensen die zich verantwoordelijk voelen bij het project. Zij hebben dan ook meteen een belangrijke functie als kartrekker. Enthousiasme onder de ambassadeurs zorgt voor een levendig platform en voor meer geïnteresseerden. Ambassadeurs vinden? Zoek dan naar mensen die een gedeeld belang hebben bij het project.

Heb je voldoende ambassadeurs gevonden? Plan dan een (online) sessie in waarin gebrainstormd kan worden over hoe zij kunnen zorgen voor activiteiten op het platform. Ook kun je ze als beheerder bellen om hun input of medewerking te vragen. Je kunt gebruik maken van een mention of een poll om laagdrempelig de interactie en participatie te stimuleren.

Ambassadeurs hebben vaak ook (deels) hun eigen agenda, dus het kan soms lastig zijn om ze te sturen. Dat is niet erg. Hun eigen agenda maakt het participatieplatform alleen maar levendiger.

3. Beloon actieve deelnemers

Zijn er ook mensen die uit zichzelf een bijdrage leveren op het platform? Zet deze deelnemers dan in het zonnetje. Dit kun je doen door hun bijdrage meer zichtbaar te maken op het platform, als de deelnemer dit wil natuurlijk.

Doen deze deelnemers op regelmatige basis mee? Dan zou je ze bijvoorbeeld ook kunnen vragen of ze een keer een grotere bijdrage willen leveren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het maken van een blog, vlog of video. Zo zorg je ervoor dat deelnemers zich gewaardeerd voelen.

Lukt het de deelnemers niet om zelf de content te plaatsen? Doe het dan voor ze.

4. Werk in kleine groepjes

Om voldoende reacties op te halen is het soms slimmer om te werken met 6 deelnemers die je enigszins kent, dan met een groep van 70 mensen waarvan je het grootste deel niet kent. Kleinere groepen zorgen er vaak voor dat beslissingen sneller genomen kunnen worden. Je kunt ook wat dieper op de materie ingaan.

In een kleinere groep is participatie soms ook makkelijker. In een grote groep van onbekende mensen zijn sommige deelnemers sneller geneigd om hun mening voor zich te houden dan deze te uiten.

5. Geef deelnemers de tijd

Daarnaast is het belangrijk om niet aan iedere deelnemer op hetzelfde tijdstip dezelfde vraag voor te leggen. Geef mensen de gelegenheid om op hun eigen tempo in te haken op jouw verhaal.

Dat doe je door de reactieperiode wat langer te maken, vergeleken met offline participatietrajecten. Mensen zitten namelijk niet allemaal op hetzelfde moment op het online participatieplatform om direct te reageren, zoals dat bij een offline bijeenkomst vaak wél het geval is.

6. Combineer meerdere (online) kanalen

Meer participatie creëren onder deelnemers? Wissel dan meerdere kanalen af om ze te bereiken. Denk hierbij niet alleen aan het afwisselen van online kanalen. Online en offline kunnen elkaar namelijk goed aanvullen en versterken. Op deze manier blijven ook deelnemers betrokken die minder online actief zijn.

Stuur een brief, bel een deelnemer op of rijd een keer bij iemand langs. Ook dit soort ontmoetingen zijn zinvol. Geef mensen de ruimte om de online tools te ontdekken door eerst een klankbordgroep in te richten. Maak dus gebruik van alle kanalen die voor jouw project relevant zijn. En misschien wel tegelijkertijd.

Ook het combineren en afwisselen van verschillende online kanalen is een optie, als de deelnemers ten minste voldoende online vaardig zijn. Kondig op het online participatieplatform aan dat er meetings worden georganiseerd via een online videotool, zoals Teams of Webinargeek.

Op het platform kan de uitnodiging worden geplaatst en de link naar de tool worden aangegeven. Tijdens het videobellen kan je de videotools weer goed afwisselen met een interactieve tool, zoals Mentimeter of Mural. Alle resultaten of opmerkingen kunnen vervolgens worden verzameld in een online platform.

7. Geef voldoende instructies en laat jezelf zien

Om stakeholders over hun online ‘angst’ heen te helpen, is het zaak om mensen de juiste instructie te geven voordat je hen vraagt om te mee te doen. Hoe kunnen deelnemers inloggen op het participatieplatform? Hoe maak je een registratie aan? Waar kunnen deelnemers zelf een bijdrage of reactie toevoegen?

Wees duidelijk en geef uitleg op een plek die deelnemers gemakkelijk kunnen vinden. Lukt het niet om zelf online in te loggen of een bijdrage toe te voegen? Bied deelnemers de mogelijkheid om ze (telefonisch) te helpen.

Je neemt een drempel om te participeren weg door telkens snel te reageren op reacties en vragen. Om dit adequaat te kunnen doen, is het handig om notificaties op het participatieplatform aan te zetten. Daarnaast ben je met behulp van de notificaties snel genoeg om deelnemers te attenderen op (nieuwe) informatie en bijdragen. Hierdoor zorg je ervoor dat informatie en input breed wordt gedeeld en gedragen op het online platform.

Het sturen van instructies en het helpen van deelnemers is ook een eerste kennismaking met de beheerder. Het is belangrijk dat deze beheerder zich goed en persoonlijk profileert op het platform, bijvoorbeeld met een foto en contactgegevens. Een voorstelpraatje is altijd goed. Een persoonlijk verhaal verlaagt de drempel om te participeren en verhoogt de betrokkenheid van deelnemers.

Zelf een idee?

Heb jij een goed idee waarmee je de betrokkenheid en participatie van deelnemers tijdens een participatieproject kan vergroten? Deel het met ons!