4 misvattingen over het organiseren van online business events

2020 leek het jaar van de annuleringen, maar werd het jaar van een verschuiving in focus. Van live events naar online business events. Een keuze die we moesten maken om op een veilige manier toch ‘samen’ te kunnen komen. Maar een online event organiseren is wel heel anders dan een offline event organiseren. De mogelijkheden zijn vaak eindeloos, maar je moet het wel op de juiste manier aanpakken. Een virtueel event moet een gedegen vervanger zijn van zijn fysieke broertje.

De afgelopen maanden heb ik veel online sessies bijgewoond en met ons team online business events mogen uitdenken en organiseren. Ik merkte dat er nog altijd veel misvattingen rondom het organiseren van virtuele business events bestaan. In dit artikel deel ik de misvattingen die ik ben tegengekomen. Zo kun je jouw digitale evenementen nog verder aanscherpen en als organisator beslagen ten ijs komen.

1. Een digitaal event kost (bijna) niets

Om een of andere reden heerst de perceptie dat een fysiek evenement duurder is dan de digitale tegenhanger. Dit hoeft lang niet altijd waar te zijn. Wat wel klopt, is dat budgetten anders worden besteed. Voorheen ging een grote hap van het budget op aan onder meer locatie en logistiek. Bij een virtuele variant verschuiven de kosten naar een goed event platform en naar het creatief aanbieden van content.

Of je nu gaat voor pre-recorded webinars of online live sessies: de content die je voorschotelt moet professioneel en aantrekkelijk ogen. Een decor in de vorm van een studio, meerdere camera’s, perfect geluid en een goede regisseur zijn dus geen overbodige luxe.

2. Een digitaal event vergt minder voorbereiding

Nu je als organisatie geen locatie hoeft in te richten, kun je aannemen dat daarmee een groot deel van de voorbereidingstijd komt te vervallen. In de praktijk blijkt dat er minimaal net zoveel taken voor terugkomen, of zelfs meer.

Alle sessies en webinars moeten nu op een professionele manier worden vastgelegd. Dat betekent misschien geen grote aankleding, maar wel verschillende kleine studio’s waarin alle video’s via een strak draaiboek worden opgenomen. Zodat het professionele karakter van je event overeind blijft én de content interessant genoeg blijft om naar te kijken. Bovendien moeten sprekers beter worden voorbereid, want veel van hen reageren op het publiek. Het is niet eenvoudig om aan ‘niemand’ te presenteren.

3. Aan de vorm van de sessies verandert in de praktijk vrijwel niks

Plaats een spreker voor de camera, laat hem of haar vertellen alsof ze daadwerkelijk op het podium staan en voilà, een fysieke sessie is binnen een handomdraai omgeturnd tot een digitale sessie. Het klinkt te mooi om waar te zijn… En dat is het ook.

Een strakke storyline en een goede presentatie zijn belangrijker dan ooit.

Online publiek heeft over het algemeen een kortere spanningsboog. Deze groep moet je dus op een andere wijze benaderen. De content moet kort, crispy en makkelijk verteerbaar zijn. En wil je dat het publiek na elke sessie terug blijft komen? Dan moet je verrassen, bijvoorbeeld via verschillende settings. Denk aan:

• een roundtable zoals bij DWDD,
• een desk zoals bij RTL Boulevard, of
• het traditionele stagegevoel.

Een strakke storyline en een goede presentatie zijn dus belangrijker dan ooit.

4. Digitale events worden het nieuwe normaal

Veel grote veranderingen die zijn ontstaan in de coronatijd – denk aan thuiswerken of contactloos betalen – zullen ook na de pandemie voortbestaan. Digitale events zijn geen uitzondering en zullen een deel van de fysieke bijeenkomsten blijvend vervangen. Maar om te spreken van het nieuwe normaal in de evenementenwereld gaat nog een stap te ver. Daarvoor hecht het publiek te veel waarde aan menselijk contact.

Een digitale versie van een evenement opzetten betekent pionieren.

Zo verleent ons event Exact Live bijvoorbeeld haar bestaansrecht ook niet alleen aan de kennis en inspiratie die tijdens de sessies worden opgedaan, maar eveneens aan het contact tussen mensen uit de branche. Het netwerken is minstens zo belangrijk en voor veel ondernemers geeft een verandering van omgeving ook weer inspiratie. Virtuele events gaan zeker een vaste plek in de marketingmix innemen, maar wel samen met fysieke events. In feite een hybride vorm dus.

Een digitale versie van een evenement opzetten betekent pionieren. We hebben nu acht jaar ervaring met het organiseren van Exact Live, maar nu is alles anders. Door de nieuwe omstandigheden zijn we dit evenement virtueel helemaal opnieuw aan het uitvinden. Dat vergt een hele andere manier van denken. Dit event is daarom dit jaar niet een bijeenkomst die je fysiek bezoekt, maar een mooie serie die je thuis wilt bingewatchen. En daarin zit ook ironie: bij een fysiek event wil je juist níet dat bezoekers aan hun scherm gekluisterd zitten en nu probeer je de kijker in het scherm te zuigen.

Onthoud vooral dat, hoewel je niet meer het event kunt geven dat je voor ogen had, je met een flinke dosis creativiteit alsnog toffe online business events kunt neerzetten. Waarbij de bezoeker hopelijk niet kan wachten tot de volgende ‘aflevering’ begint.