3 tips om je beleidsstuk leesbaar te maken

Rapporten, beleidsstukken, jaarverslagen… De woorden alleen al! Niemand die zin heeft om die te lezen, maar belangrijk zijn ze wel. Hoe zorg je ervoor dat je ze zo schrijft, dat mensen ze wél lezen? Of dat in elk geval de boodschap goed overkomt en je lezer de informatie waar hij/zij naar op zoek is snel kan vinden.

Wat zijn nu goede manieren om je beleidsstuk leesbaar te maken? Daar geeft Martijn Jacobs in zijn boek Teksten die wél worden gelezen (affiliate) 20 tips voor.

1. Gebruik de inhoudsopgave als samenvatting

Veel rapporten beginnen met een samenvatting. Best handig, maar ze zijn vaak veel te lang. De samenvatting moet kort blijven en vooral de kernboodschappen bevatten. Als je ook de hoofdstukken titels meegeeft die de kernboodschap omvatten, dan is je inhoudsopgave meteen je samenvatting.

Zo maak je meteen duidelijk waar het hele rapport over gaat én kunnen mensen gemakkelijker de juiste informatie vinden. Twee vliegen in één klap dus.

2. Maak teksten logisch met het Toulmin-model

Soms gaan teksten van hot naar her en vraag je je meteen al af waar de auteur nou eigenlijk naartoe wil met de tekst. Je schrijft er helder door en, ondanks dat Jacobs dat niet zo stelt, denk ik dat de teksten er bovendien overtuigender van worden.

Het idee is dat je zorgt voor een logische opbouw van de tekst. Je doet een bewering die je vervolgens uiteraard onderbouwt met feiten. Die feiten moet je eigenlijk ook weer bewijzen en rechtvaardigen. Je begint met de rechtvaardiging door na de feiten op te volgen met het woord want, om daarna een meer algemene waarheid of geaccepteerd principe te noemen. Dit verder onderbouwen doe je door een volgende zin te beginnen met ‘dit blijkt uit’.

Maar je weet vooraf al dat mensen bezwaren of kritiek op je tekst zullen hebben. Hoe goed je het ook hebt onderbouwt en bewezen, die kritiek zal er komen. Daar kun je in het schrijven van je tekst al rekening mee houden. Dat doe je door zelf die kritiek al te leveren op je tekst. Daarmee zwak je je eigen bewering alweer wat af. Dat geeft je vervolgens de mogelijkheid om juist die kritiek weer te weerleggen.

Het maakt je tekst logisch, volledig en je schopt er de bezwaren meteen al mee onderuit, waardoor dus ook de gedachten van mensen niet bij die bezwaren kunnen blijven hangen. Je herkent dit wellicht vanuit de argumentatieleer van Toulmin.

3. Bied informatie in lagen aan

Hate to tell you, maar mensen zitten eigenlijk niet op jouw tekst te wachten. Ze hebben er geen tijd voor en geen zin in. Het is een moetje. Ook als je ze een e-mail stuurt. Om ervoor te zorgen dat jouw boodschap toch overkomt en mensen snel kunnen vinden wat ze zoeken, kun je de informatie het beste in lagen aanbieden.

Zo faciliteer je dat mensen eerst je tekst scannend lezen en daarna pas aandachtig. Zo kan je lezer zelf bepalen op welk niveau hij/zij zich wil verdiepen in jouw tekst.

Als je bekend bent met het schrijven van (kranten)artikelen en persberichten zul je het wel herkennen. Het wordt ook wel oprolbaar schrijven genoemd. Je zet het belangrijkste bovenaan. Dat moet ook meteen je samenvatting of kernboodschap zijn. Naar mate je verder komt in je tekst, werk je een en ander gedetailleerd uit. En natuurlijk gebruik je tussenkopjes om je tekst scanbaar te maken.

Voor e-mail adviseert Jacobs om rekening te houden met mensen die een e-mail op hun telefoon lezen. Zonder te scrollen moeten ze meteen al weten wat ze van de e-mail kunnen verwachten. Hij stelt daarom voor niet met een keurige aanhef en inleiding te beginnen, maar bijvoorbeeld je kernboodschappen, die ook je tussenkopjes verder in de tekst kunnen zijn, als lijstje op te nemen. Daarna komen pas de aanhef, de tekst, verwijzing naar bijlagen en een link naar de website.

20 adviezen om je tekst gemakkelijk leesbaar en begrijpbaar te maken

Het boek Teksten die wél worden gelezen (affiliate), is met name gericht op de informatieve, zakelijke, teksten. Alle teksten die je als saai zou kunnen bestempelen. Eigenlijk is het doel van deze tips niet eens dat de tekst volledig gelezen zal worden, maar dat je er een doel mee bereikt en dat je boodschap overkomt. Als iemand niet de tijd heeft of neemt om een e-mail of rapport te lezen, kan toch de belangrijkste informatie de lezer bereiken, wanneer je deze 20 tips, of een aantal ervan toepast.

Veel tips zullen je al bekend voorkomen, zoals het gebruiken van korte zinnen, actief schrijven, en teksten afstemmen op je lezer. Alle tips worden, zoals in meerdere tips genoemd wordt, voorafgegaan aan een samenvatting en er wolden telkens duidelijke voorbeelden gegeven, zodat als de tekst en uitleg zelf nog te abstract was, de soms visuele voorbeelden, het verduidelijken.