Efficiënter werken en tijd besparen? Automatiseer je taken [9 tips]

Het automatiseren van taken is een geweldige manier om tijd en moeite te besparen. Het maakt terugkerende taken gemakkelijker om uit te voeren. Neem bijvoorbeeld je dagelijkse ochtendroutine: je wordt wakker en stapt uit bed. Vervolgens ga je naar de badkamer. Vervolgens doorloop je je ochtendroutine “tandenpoetsen, douchen, aankleden” en uiteindelijk eet je je eerste maaltijd. Klinkt dat bekend? Wij mensen zijn van jongs af aan geprogrammeerd om deze taken automatisch uit te voeren. Zonder dat het enige moeite kost.

Er bestaan vele soorten automatisering. Bij automatisering gaat het meestal over wat “If (conditie) then do (taak)”. Als er geen vorm van terugkerende taak voorkomt, dan is het ook bijna onmogelijk om het proces te automatiseren. Een voorbeeld voor een simpele automation voor je huis kan een lamp zijn die elke dag om 5 uur ’s middags aangaat en vanzelf uitgaat om 12 uur. Dat scheelt jou al een taak minder.

In het bedrijfsleven zijn er ook een tal van repetitieve taken. Sommigen zijn waarschijnlijk al geautomatiseerd zonder dat je het weet, bijvoorbeeld als je een inklok- en uitklok-systeem hebt. De werknemer hoeft alleen een tag (RFID) langs een scanner te halen. En de data wordt direct doorgestuurd naar een database. Met behulp van software kan deze informatie netjes worden uitgelezen en worden gebruikt voor uren, registraties en financiële doeleinden van het bedrijf. Per werknemer kan dit al 50 minuten besparen per maand.

In dit artikel behandel ik simpele digitale automatiseringstaken met voorbeelden, zodat je je tijd efficiënter kunt gebruiken op de werkvloer. De tijd die je kunt besparen hangt af van de kwantiteit van de taak en is gebaseerd op persoonlijke ervaring.

1. Automatiseer Google Chrome-tabs

Simpele digitale taken kun je gemakkelijk automatiseren. Je hebt vast wel een aantal websites die je opent als je je computer aanzet. Onder instellingen in Google Chrome kun je kiezen om een reeks van pagina’s direct te openen. Dat kan je al 3 minuten per dag besparen.

2. Gebruik een automatische spellingscontrole

Spellingcontrole is een functie die automatisch spelfouten in tekst detecteert en corrigeert. De software gebruikt een woordenboek om fouten in woorden en zinsdelen te vinden, wat de juiste spelling van het woord suggereert. Als je spellingcontrole-software gebruikt, haal je al 80% van de fouten eruit. De software gebruikt een woordenboek om fouten in woorden en zinsdelen te vinden, wat de juiste spelling van het woord suggereert.

3. Gmail: tips & tricks

Label e-mails automatisch en verdeel deze per categorie

Pas automatisch labels toe om inkomende berichten te categoriseren, zoals feedback van klanten of projectgerelateerde berichten. Ontvang je berichten die je nu niet nodig hebt, zoals nieuwsbrieven? Laat Gmail ze automatisch archiveren, zodat je je inbox schoon kunt houden en ze later kunt lezen.

Plan een e-mail in die je later op de dag wil versturen

Vaak schrijven we e-mails op een exact tijdstip. Maar soms kan het vermoeiend zijn om te wachten of in het ergste geval vergeten we het zelfs. In Gmail bestaat er de mogelijkheid om e-mails in te plannen. De volgende keer dat je een reeks van e-mails moet beantwoorden kun je 30 minuten de tijd nemen om alle e-mails in te plannen. Moet je een bepaalde e-mail bijvoorbeeld om 16 uur versturen vanwege een tijd verschil? Plan deze dan om 9 uur in de ochtend in en je zult er niet meer voor hoeven om te kijken.

4. Automatiseer follow-ups

Er zijn verschillende redenen waarom follow-ups via e-mail belangrijk zijn. Lang niet iedereen heeft de tijd om te reageren door een overstroming aan andere e-mails en ziet jouw e-mail daarom gemakkelijk over het hoofd. Hoe meer ontvangers je moet mailen, hoe meer tijd dit kost. Een e-mail schrijven kost al gauw 15 minuten. Doe je dit niet automatisch, dan moet je voor elke ontvanger een nieuwe e-mail schrijven. Het is daarom belangrijk om een follow-up te sturen.

Er kunnen zich verschillende scenario’s voordoen waarbij follow-ups belangrijk zijn. Stel, je hebt een netwerkevent bijgewoond. En je hebt interessante mensen leren kennen die je graag in je kring wil behouden. Een simpele follow-upmail kan een contact warm behouden.

Voorbeeld van een follow-up:

Hoi [naam],

Ik mail je namens [netwerk event] die we hebben bijgewoond. We hadden dezelfde interesses en visie en dacht dat het leuk zou zijn om in contact te blijven.

Mijn LinkedIn is [linkedInUrl]. Je kunt me daar toevoegen en wie weet kunnen we iets voor elkaar betekenen in de toekomst.

Met vriendelijke groet,

[naam]

Deze persoonlijke follow-up kun je met de juiste variabelen naar honderden contacten sturen. Dat scheelt je 10 minuten per contact.

5. Socialmedia-posts automatiseren

Social media kosten veel tijd om bij te houden. Het algoritme van socialmedia-kanalen kijkt naar hoe frequent en consistent je post. Elke dag handmatig een nieuwe post op het juiste tijdstip plaatsen kan heel vermoeiend zijn. Daarom is het slim om na te denken over een contentkalender, zodat je alles van tevoren kunt inplannen. Er bestaan heel veel tools om posts met captions in te plannen. Zo hoef je 2 weken niets meer te doen en kan dat je per dag al 30 minuten schelen.

6. Automatisch encrypted wachtwoorden invullen

Hoe vaak komt het voor dat je een wachtwoord moet invullen, overdragen of aanmaken voor een bepaalde service of website? Het liefst zou je daar niet over na hoeven te denken. Het is gevaarlijk voor bedrijven, maar ook voor persoonlijke services om maar 1 wachtwoord te gebruiken voor alle websites en services. Een wachtwoordmanager is in dit geval erg handig. Genereer gemakkelijk een wachtwoord voor elke unieke website en krijg toegang met 1 master wachtwoord. Een website vult automatisch het wachtwoord in zodat je gemakkelijk in kunt loggen. Dat scheelt je 2 minuten per website én houdt je accounts veilig.

7. Automatiseer text snippets

Een van de (gratis) tools om text snippets te schrijven en waar dan ook op te roepen is Text Blaze of Textexpander. Of het nou een e-mail is, een document of een bericht naar je collega. Text snippets helpen je om veelgebruikte teksten met 1 druk op de knop aan te roepen. Handig voor standaard reply’s of follow-ups. Installeer gemakkelijk de Chrome-extensie, schrijf je snippets en gebruik deze in blogs en e-mails.

8. Investeer in customer support automation

Een klant heeft wellicht vele vragen die je vaak al hebt beantwoord voor andere klanten. Bedrijven die investeren in klantensupport hebben een streepje voor. Een automation-tool voor customer support stelt je in staat om alle frequente vragen, met vervolgvragen en antwoorden, te automatiseren. Zo kun je als bedrijf met minder mankracht meer bereiken.

Hieronder een voorbeeld van Apple support. In een paar klikken kan de klant zelf aangeven waar het probleem ligt. Zo kan Apple de klant doorsturen naar de juiste pagina met antwoord. Hiervoor is geen extra mankracht nodig en wordt de klant niet van de kast naar de muur gestuurd. Dat scheelt je al 30 minuten als bedrijf.

9. Verzamel automatisch feedback van klanten

Elk bedrijf weet het: reviews en recensies van klanten kunnen je maken of breken. Een simpele oplossing is om je klanten een indruk achter te laten op je bedrijf. Dit kan je helpen om te groeien. Je kunt deze berichten automatisch laten versturen. Let wel dat dit niet meer dan 1 minuut mag duren.

Ik hoop dat je dit artikel nuttig vond. Zoals je kunt zien kun je al meer dan 3 uur besparen met deze eenvoudige automatiseringstips. In het bedrijfsleven is tijd geld en je kunt deze 3 uur gebruiken voor andere aspecten, zoals de groei van je bedrijf.

Heb je nog vragen of andere tips? Deel ze via de reacties hieronder!