Vaar jij blind? Zo stuur je op inzicht met een draaitabel in Excel [how to]

Heb jij inzicht en overzicht? Bijvoorbeeld over je marketingprestaties? Weet je exact hoe het ervoor staat met je leads, advertenties, inspanning en rendement? Of tast je eigenlijk een beetje in het duister en vaar je blind? Op je gevoel. Of op de woorden van anderen (‘Geen zorgen! Komt goed. Echt.’). Hulp is onderweg. Met een draaitabel in Excel ben je niet langer stuurloos. Ik leg je in dit artikel uit hoe je er een maakt.

Acht op de tien Nederlanders ligt ’s nachts wakker. Dat blijkt uit onderzoek van de Nationale Zorgbarometer. In veel gevallen is stress de oorzaak. En wat is een belangrijke factor in het ontstaan van stress? Juist. Gebrek aan inzicht en overzicht. Dat geeft dat knagende, onrustige gevoel waardoor je ’s nachts de slaap niet kunt vatten.

Stuurinformatie = succes

Inzicht en overzicht zorgen niet alleen voor rust, maar vormen ook de input voor stuurinformatie. Voor je werk, je organisatie, is stuurinformatie absoluut onontbeerlijk. Alleen op basis van inzicht en overzicht weet je namelijk aan welke knoppen je moet draaien om optimaal te presteren. Stuurinformatie is daarmee een belangrijke sleutel tot succes.

Een draaitabel in Excel als dashboard

Heb je geen inzicht en overzicht, maar wel de gegevens beschikbaar? Dan heb je in principe alles in huis om de beste koers uit te kunnen stippelen. Met hulp van de draaitabel in Excel kun je de cijfers combineren voor een analyse. Daardoor kun je verbanden leggen. Resultaat: stuurinformatie. (Meer) inzicht, dus betere keuzes.

Een voorbeeld. Je wil het aantal views combineren met de omzet in Excel en je wil weten hoeveel omzet je hebt gehaald binnen bepaalde kerngebieden. De draaitabel maakt het mogelijk om in één oogopslag de totale omzet per kerngebied te zien. En weet je wat mooi is? Door dubbel te klikken op een getal zie je alle regels waar dat getal uit opgebouwd is.

Hoe werkt een draaitabel in Excel?

Voeg een draaitabel als volgt in:

• Selecteer alle gegevens (ook de titels meenemen) in een tabel.
• Kies bij het menu invoegen voor draaitabel.
• Kies voor Ok.
• Sleep nu de gewenste titel naar Rijlabels, Kolomlabels en Waarden.
• Je ziet nu in een oogopslag de gewenste gegevens.
• Door in de draaitabel te gaan staan en via de rechtermuisknop Waardeveldinstellingen te selecteren, kun je in plaats van de Som van de Waarden kiezen voor Aantal. Bijvoorbeeld omdat je niet de totale omzet wil weten, maar hoe vaak er omzet is gehaald.
• Middels de driehoekjes die je ziet bij de kolom en de rij is het daarnaast mogelijk om selecties uit te voeren op de gegevens in de draaitabel.

Via (draaitabel)grafieken of formules is het mogelijk om nog meer combinaties en informatie te verkrijgen. Bijvoorbeeld als je wil weten hoeveel omzet er per kerngebied behaald is bij opdrachten die minimaal 1.000 euro waard waren.

Rekenen binnen een draaitabel?

Wil je binnen een draaitabel rekenen, bijvoorbeeld omdat je een nieuw target wil berekenen? Bijvoorbeeld als je de behaalde omzet wil vermenigvuldigen met 1,5, zodat je een nieuw target krijgt? Je kunt dan het volgende doen:

• In het menu Draaitabel analyseren ga je naar Velden, items en sets.
• Je klikt op Bereken veld.
• Vervolgens vul je bij Naam de titel target in.
• Daarna klik je op Formule en klik je dubbel op Omzet.
• Je vult achter omzet in *1,5.
• Je sluit af met Ok.

Nu worden er nieuwe kolommen toegevoegd waarin de targets zijn af te lezen.

De beste stuurlui hebben het roer doelbewust in handen! Wat heb jij nodig om de koers te bepalen?