Bedrijfsapps zijn vaak log, lelijk & inefficiënt: dat moet anders

Laten we een gedachte-experiment doen. Haal een app die je in je privéleven gebruikt voor de geest. De app van Spotify, Netflix, de NS, whatever… Klik er in gedachten even doorheen. Gaat soepel, toch? Doe nu hetzelfde met een applicatie die je voor je werk moet gebruiken. Voel je de ergernis al opborrelen?

Hoe kan het toch dat bedrijfsapps bijna altijd log, lelijk en inefficiënt zijn?

Eerst even een stap terug

Want wat is een bedrijfsapp eigenlijk? Simpel. Het zijn de apps die medewerkers gebruiken om hun werk te doen. De apps die ervoor zorgen dat je organisatie soepel blijft draaien.

Denk aan:

• De declaratie-app waarin medewerkers hun bonnetjes moeten uploaden.
• Het planningssysteem waar teamleiders de roosters in maken.
• Een app waar servicemonteurs hun werkbonnen in moeten invullen.
• Het HR-systeem waarin vakantiedagen worden aangevraagd en goedgekeurd.
• Het CRM-systeem waar het salesteam hun klantgegevens in bijhoudt.

Al die systemen? Dat zijn bedrijfsapps. En de gebruiksvriendelijkheid ervan is meestal om te huilen.

De belangrijkste reden: er wordt nauwelijks aandacht besteed aan UX-design

Bij consumentenapps wordt er door een team van designers nauwkeurig nagedacht over elk scherm, elk knopje en elke flow. De gebruikerservaring (UX) staat centraal. Bij bedrijfsapps wordt deze stap meestal volledig overgeslagen. Regelmatig worden er zelfs helemaal geen designers bij het proces betrokken.

Dat heeft een aantal redenen.

Consumentenapps hebben veel meer (potentiële) gebruikers

Met bedrijfsapps werken vaak maar 10, 100 of hooguit 1000 mensen. Terwijl sommige consumentenapps miljoenen gebruikers hebben. Dat zorgt voor een compleet andere business case. Daardoor zijn de budgetten voor bedrijfsapps een stuk lager en wordt er bezuinigd op zaken als UX-design. De gedachte is al snel: als het maar werkt.

De verwachtingen van gebruikers zijn laag

Binnen bedrijven zijn mensen gewend aan heel middelmatige of ronduit slechte software. Ze zijn het gaan zien als de standaard. Daardoor zeggen ze dingen als: “Het gaat hier nu eenmaal zo.” Of: “Het is niet ideaal, maar we kunnen ermee werken.” Het helpt natuurlijk ook niet mee dat gebruikers binnen een bedrijf vaak maar twee keuzes hebben: met de software werken of het bedrijf verlaten. Tja…

UX-design wordt gezien als ‘mooie plaatjes maken’

Veel mensen denken dat UX-design alleen maar gaat om ‘mooie plaatjes maken’. Ik snap wel dat je daar niet in wil investeren als je een kleiner budget hebt of als maar 10 mensen je app gaan gebruiken. Ze hebben niet door dat UX-design niet alleen gaat over hoe de app eruitziet, maar vooral ook om hoe de app werkt.

Verandering is spannend

Bedrijven kloppen regelmatig bij me aan met de vraag: kun je onze oude software nabouwen, maar dan beter? Ze vinden het doodeng om het over een totaal andere boeg te gooien, want dan moet hun hele organisatie veranderen. Ook ziet niet iedereen het nut van verandering in. Het werkt nu toch ook? Maar dat het nu werkt betekent natuurlijk niet dat het niet nog veel beter kan werken.

Waarom dit niet langer zo kan

“Maar Daan, als de gebruikers het niet zo erg vinden en we gaan dit niet aan miljoenen mensen verkopen… waarom laten we die UX dan niet gewoon lekker zitten?”

Dat ga ik je vertellen.

Elk bedrijf wordt een tech bedrijf

Technologie vormt nu al grotendeels de basis van onze samenleving. Binnenkort is elk bedrijf een tech bedrijf. Ga je niet met je tijd mee en blijf je hangen in software die al 10 jaar ongeveer hetzelfde werkt? Dan zal je het qua concurrentiepositie op alle vlakken verliezen van de bedrijven die dat wel doen.

Een goed ontworpen app levert geld op

Een goede app zorgt op de lange termijn voor enorme besparingen. Alles gaat voortaan sneller en efficiënter en er worden veel minder fouten gemaakt. De kosten die je voor je app maakt? Die verdien je meestal binnen de kortste keren weer terug.

Je wil geen ingedutte medewerkers

Je medewerkers hebben zich nu misschien neergelegd bij het feit dat alles traag en omslachtig gaat. Maar moet je daar nou blij mee zijn? Zou het niet veel fijner zijn als je medewerkers er echt zin in zouden hebben? Als ze zouden meedenken over hoe processen beter kunnen en initiatief namen? Dat is wat er gebeurt als je naar ze luistert en ze geeft wat ze verdienen. Ik zie het constant gebeuren. Zodra het eerste saaie proces geautomatiseerd is, gaan de vuurtjes in de medewerkers weer branden.

Je medewerkers gaan dit niet lang meer pikken

Daarnaast wordt de frustratie bij medewerkers steeds groter. De apps die ze in hun privéleven gebruiken, worden steeds gebruiksvriendelijker. Zelfs de app van hun koelkast werkt beter dan de software op hun werk. Het contrast is enorm en dat gaat aan ze vreten. Voor je het weet zijn je medewerkers verdwenen naar je concurrent die het wel goed geregeld heeft.

De knop moet om

Tijd om bedrijfsapps net zoveel liefde te gaan geven als apps voor consumenten.

Dat begint hiermee:

• Doe gebruikersonderzoek om te achterhalen waar de huidige knelpunten en frustraties zitten.
• Laat de applicatie ontwerpen door een ervaren UX-designer.
• Maak gebruik van een prototype om je applicatie met gebruikers te testen.
• Ga de app dáárna pas ontwikkelen (ik ben daarbij fan van low-code, omdat je daarmee heel snel kunt ontwikkelen en tussentijds kunt testen met gebruikers).

Want geloof me: die extra aandacht betaalt zich dubbel en dwars terug. In meer werkplezier, betere resultaten en ja, ook in euro’s.

Home < Bedrijfsapps zijn vaak log, lelijk & inefficiënt: dat moet anders