Leuker, eenvoudiger & impactvoller werken met AI voor sales [4 pijlers]

Waar begin je als je je werkweek slimmer, leuker en efficiënter wil maken als sales-medewerker? Juist: bij het begin. Ieder begin is lastig, maar ik heb de afgelopen jaren ervaren dat het makkelijker wordt als je het gewoon doet. Met de mindset: wat kan vandaag beter dan gisteren? Ons streven is: iedere dag een procentje beter! Het hoeft vanaf dag één echt nog niet perfect te zijn. Sterker nog: dat moet je ook helemaal niet willen. Soms is de reis mooier dan de bestemming. Ik neem je graag mee in hoe ik dat heb gedaan.

Aan de hand van vier pijlers (versimpelen, verbeteren, verleuken en versnellen) ben ik in 2022 als manager van team commercie aan de slag gegaan. Het doel: het werk voor iedereen binnen mijn team leuker, eenvoudiger en impactvoller maken, waardoor wij meer afspraken kunnen maken voor de salesmanagers. Ik begin bij de eerste stap, namelijk versimpelen.

Versimpelen

Wij bellen met ons team – bestaand uit 13 collega’s – zo’n 2.000 organisaties per maand. Dat betekent: veel gesprekken, veel informatie en ook veel opvolging. En dus: veel administratief werk. Tenminste, dat was voor het AI-tijdperk. En geloof mij: bij mijn werkgever was al heel veel geautomatiseerd.

AI heeft onze werkprocessen een stuk makkelijker gemaakt. Alle telefoongesprekken worden vandaag de dag opgenomen en samengevat in ons dossier/CRM gezet. In 2023 begonnen we met het experimenteren met deze methode. Op twee vlakken gingen we aan de slag.

1. Opnemen telefoongesprek

Het telefoongesprek werd opgenomen (uiteraard met goedkeuring) met de prospect. Vervolgens werd het gesprek getranscribeerd in Word. Dit deden we met knippen en plakken in ChatGPT (in onze eigen omgeving) om een goede samenvatting te maken voor in ons CRM.

Je leest veel stappen – en eigenlijk is dat ook zo – maar we kozen er toch voor om dit in eerste instantie te doen. Het bracht nog geen tijdswinst, maar wat dan wel? Focus op het telefoongesprek en een team dat leerde werken met AI. Op den duur heeft dat ervoor gezorgd dat we minder tijd nodig hadden voor het inboeken van een afspraak. Voorheen was dat ongeveer 30 minuten, en nu is dat nog maar 15 minuten!

2. Feedback telefoongesprekken

Feedback was eerst mensenwerk. Wij lieten onze telefoongesprekken door bijvoorbeeld de salesmanagers monitoren en beoordelen. Toentertijd dachten we wel: “Dit moet ook makkelijker en minder tijdsintensief worden.” Zodoende zijn we aan de slag gegaan met onze transcripties.

In onze eigen ChatGPT-omgeving werden de getranscribeerde gesprekken geplakt en beoordeeld door AI, uiteraard met de juiste prompt. Een prompt kan bijvoorbeeld zijn: “Beoordeel dit gesprek aan de hand van de SPIN-methode. Geef 3 tips en tops en uiteraard een cijfer.” Je kunt je voorstellen dat dit in een commercieel team op een leuke manier een competitie werd. Want: het blijven natuurlijk winnaars en hier kwam onze visie weer terug. Het moet iedere dag een procentje beter.

Verbeteren

Toen we merkten hoeveel tijd, kwaliteit en inzicht we wonnen met transcripties, zijn we gaan doorpakken. Dit vond een half jaar later plaats.

We zijn nu een paar stappen verder:

1. Gesprekken worden automatisch samengevat. Geen Word-bestanden meer. Alles gaat realtime – en met de juiste prompts belandt de samenvatting direct in het CRM. Minder werk, meer structuur.
2. Feedback blijft belangrijk. We laten AI onze gesprekken beoordelen, maar doen dat nu ook met Dorus – een AI-avatar. Je kunt ermee oefenen, gesprekken naspelen en feedback krijgen. Laagdrempelig én leerzaam. Dit zorgt ervoor dat de sales trainees sneller stappen maken en niet hoeven te wachten op menselijke feedback.

In deze periode lag onze focus dus ook echt op het verbeteren van de initiatieven. Niks nieuws, maar gewoon focussen op dat procentje beter.

Verleuken

Als je werk leuker wil maken, dan moet je zorgen dat je tijd creëert. Zoals bijvoorbeeld creatieve acquisitie! Want heel eerlijk: koude acquisitie is niet ieders hobby, dus laten we het dan zo leuk mogelijk maken. Zo zoeken onze marketingafdeling en salesafdeling elkaar met regelmaat op om acties op te zetten. Hier kwam recentelijk nog een hartstikke leuke actie uit voort.

Een sales trainee uit het team, Frederique, is pas vier maanden bij ons in dienst, maar ze had een briljant idee. Ze gebruikte een zelfgemaakt CV om bedrijven te benaderen. Niet om te solliciteren, maar om onze organisatie te pitchen. Ze zocht vacatures bij bedrijven die we interessant vonden (en dat zijn er veel), stuurde haar ‘sollicitatie’ en legde uit waarom wij dé oplossing zijn.

Dit heeft ze samen met de marketingafdeling opgepakt, zie het voorbeeld hieronder. AI heeft natuurlijk geholpen om de juiste tone of voice aan te raken. Lees: 70% mensenwerk en 30% AI. Het resultaat: meer positieve respons dan ooit. Zo zie je maar weer: AI met liefde, tijd en persoonlijke aandacht werkt in dit geval het beste. Want: acquisitie verdient de juiste persoonlijke aandacht en moet nooit hagelschieten worden. Mensen doen nu eenmaal zaken met mensen.

Versnellen

Dit jaar hebben wij op de planning staan om al onze processen te versnellen. In mijn vorige artikel vertelde ik over de 4-daagse werkweek. Kortom, wij moeten in 4 dagen hetzelfde produceren als in de 5 dagen vorig jaar. En dan nog die 1% extra. Onze focus voor dit jaar ligt dus echt op het naar een nog hoger niveau tillen van bovenstaande initiatieven, met de gedachtegang dat het allemaal simpeler, beter en leuker kan!

Mijn vragen aan jou zijn: wat ga jij morgen 1% beter doen dan vandaag? En wat ga je vanaf morgen écht leuker maken in je werk?

Home < Leuker, eenvoudiger & impactvoller werken met AI voor sales [4 pijlers]