Strategie

Digitale transformatie pas echt een succes met een digital workplace

0

De digitale transformatie is niet te stoppen en dendert voort. Dat heeft gelukkig meer voor- dan nadelen. Vooral op consumentenvlak (B2C) zijn er inspirerende voorbeelden van organisaties die ‘digital’ echt goed snappen (BloomOn, Blendle, KNAB) en daarmee de consument aan zich weten te binden. Termen als customer journey, service design of transactional services zorgen ervoor dat ze dit succes bereikt hebben. Een digitale transformatie is niet mogelijk zonder digitale werkplek. Maar wat is dat en hoe ga je ermee aan de slag?

Van een afstand bekeken gaat de digitale transformatie vaak over de buitenkant van een organisatie. Er wordt geïnvesteerd in de digitale relatie die je aangaat met de klant. En ja, sommige succesvolle organisaties zijn begonnen door hun eigen organisatie, processen en diensten helemaal te digitaliseren. Dit als voorwaarde om die dienst aan te kunnen bieden. Voorbeelden van succesvolle digitale transformatie zijn McDonalds, LEGO, Under Armour en McGormick.

Maar er zijn natuurlijk duizenden organisaties die nog niet zo ver zijn. Het zijn niet alleen de successen van Uber, AirBnB, Netflix. Juist ‘oude’ organisaties, waar veel legacy is en waar verandering moeizaam gaat, hebben de kans om met een digitale werkplek innovatie te ondersteunen. En op deze manier de transformatie in gang te zetten.

pijl-blauw-maaikeh Ook interessant: Zo zetten Adidas, BMW & T-Mobile de kracht van digital in voor klantbeleving

Teveel organisaties hebben hier nog geen adequaat antwoord op. Er is geen plan, laat staan een duidelijke visie voor de digitale werkplek. (Er is wel een plan, namelijk het strategische plan van de organisatie of het ronkende marketingverhaal, maar een vertaling naar ‘binnenkant’ ontbreekt vaak).

Wat is de digital workplace?

Er is niet één digital workplace. Een oplossing of applicatie die alle problemen als sneeuw voor de zon oplost. Diverse definities gaan rond waarvan ik vind dat de volgende de lading het beste dekt:

De digital workplace is een logische verzameling (business dashboard, sociaal intranet, business apps en mobiele apps) van digitale tools die medewerkers ondersteunt in hun dagelijks werk en met elkaar verbindt, zodat de organisatie binnen waar kan maken wat ze buiten belooft. – uit blog Remco Bakker

Op de site van Digital Workplace Group vind je nog meer definities voor de digital workplace.

De digital workplace vraagt om een plan

De basis voor een goed plan van een digital workplace-traject ziet er als volgt uit:

1. Doel

Focus eerst op het doel. Wat ga je oplossen, voor wie en wat levert het op? Betrek hier in ieder geval (een afvaardiging van) de directie bij. Het plan beslaat een periode van 1 tot 3 jaar, niet langer en is op te breken in kleine stappen. Dwing jezelf na te denken over meetbare doelen, die hard maar ook zacht(er) kunnen zijn.

2. Communicatie

Begin direct met communicatie over de plannen. Hoe en wat is afhankelijk van de organisatie, cultuur en verschillende doelgroepen? Neem mensen mee in je verhaal en betrek de juiste mensen (early adopters) hierbij.

3. Eindgebruiker

De volgende open deur is het denken vanuit de eindgebruiker (je collega’s dus). Als het doel helder is, is het zaak om de oplossingen te prioriteren en te selecteren vanuit de eindgebruiker. Er is geen ‘one size fits all’. Per doelgroep/persona bekijk je wat de relevante knelpunten zijn en wat je echt gaat oplossen. Betrek deze personen hierbij en test je aannames. Dat kun je doen ruim voordat je daadwerkelijk iets ‘aanzet’.

4. Standaardoplossingen

Kies voor standaardoplossingen waar mogelijk en zorg ervoor dat de organisatie snapt wat er gaat gebeuren.

5. De basis

‘Begin bij de basis’ is een heerlijke tegeltjeswijsheid en geldt ook hier. Focus op een eerste stap die 100 procent succes oplevert. Zorg ervoor dat je voldoende voorbereid bent om daarna de volgende stap te zetten. Zo creëer je ritme in het realiseren van je ambities.

6. Tussendoor meten

Tussendoor meet je continu de voortgang. Dit wordt te vaak vergeten, maar is nodig om te rechtvaardigen dat je op het juiste pad zit. Ook geeft het je input om de volgende release/sprint iets aan te passen.

En blijf communiceren…

Organisatie, mens en techniek

Eigenlijk is het de perfecte balans tussen organisatie, mens en techniek waar je naar op zoek bent. Dan lukt het om de organisatiedoelen te bereiken en de mensen echt te ondersteunen. En dat je alles binnen de randvoorwaarden van de IT-strategie van de organisatie kunt realiseren.

pijl-blauw-maaikeh Lees alle artikelen over digital workplace & intranet (en schrijf je in voor de mail-alert, zodat je geen artikel meer hoeft te missen!)

Waar leidt dit toe?

Wat voor soort resultaten zijn haalbaar met deze aanpak?

  • Binnen waarmaken wat je buiten belooft. Medewerkers worden serieus genomen en kunnen hun taken (bijdrage aan resultaat) eenvoudiger en efficiënter waarmaken.
  • Een meetbare bijdrage aan het bedrijfsresultaat.
  • Een leukere werkdag en een betrokken medewerker.
  • Afstraling op de werkgever als innovatief en betrokken.
  • Elimineren van schaduw-IT.
  • Wegstrepen van kosten van overbodige licenties, servers en mensen (oei).

Wanneer werkt het niet?

De mening van IT regeert helaas nog al te vaak. Ook bij vernieuwing wordt vertrouwd op een PvE, waar vooral niet in staat wat het nu concreet oplevert en waar de medewerker nu echt blijer en beter van wordt. Herken je onderstaande?

  • Medewerkers klagen over applicaties:
    • waar ze niet goed mee kunnen werken, het lost niet echt iets op.
    • die niet relevant genoeg zijn.
    • die niet gebruiksvriendelijk zijn.
  • Veel processen die handmatig gaan, waar eigenlijk digitalisering/automatisering significante winst oplevert.
  • Als gevolg hiervan ontstaat onder andere ‘schaduw-IT’ met eigen gekozen (vaak wel goede/eenvoudige) tools zoals Dropbox, Slack en Asana.
  • De samenhang tussen de aanwezige tools ontbreekt en is dus onvindbaar of onzichtbaar voor andere medewerkers.
  • Nog steeds is de basis niet goed op orde. Denk aan enterprise search, vinden van collega’s en kennis, echt makkelijk samenwerken.
  • Niet te vergeten: eindeloze mailcultuur en veel verschillende kanalen voor hetzelfde doel (nieuwsbrieven, e-mail, intranet)
  • Met als eindresultaat: geen meetbare bijdrage aan de doelstelling en niet-productieve medewerkers.

Wie (her)kent niet de voorbeelden van bijvoorbeeld een mislukte Yammer-implementatie? Geen plan, zomaar aangezet en na een half jaar doodgebloed. En dan afvragen waarom het niet lukt.

Of het nieuwe intranet dat met veel bombarie wordt gelanceerd en waar de ‘zoek’ nog steeds niets zinnigs oplevert. Waar teveel niet relevante (statische) content aanwezig is en waarbij ownership en een plan ontbreken.

Aan de slag met de digital workplace

Als je je medewerkers serieus neemt en ervoor wil zorgen dat goede digitale tools hen daadwerkelijk helpen om beter en makkelijker te kunnen werken, dan is het tijd voor de digital workplace.

Ben je nog niet overtuigd? Doe dan het volgende:

  • Start een intern onderzoek naar tevredenheid over de huidige tools, analyseer het gebruik en vraag waar de knelpunten liggen.
  • Vraag bij HR naar plannen op het gebied van employee engagement en in hoeverre de ondersteuning met een goede (digitale) werkomgeving daar een onderdeel van is.
  • Last but not least: bereken wat het oplevert als je door goede digitale tools een x aantal minuten per dag per medewerker bespaart, omdat je efficiënter kunt werken.

Ik hoop hiermee duidelijk te maken dat er een verband is tussen digitale transformatie en de digitale werkplek. En dat er tientallen kansen liggen om het goed te doen, als je een solide plan hebt.