Strategie, Trends

Samenwerken via VR: 3 tools getest en vergeleken

0

‘Het Nieuwe Werken’ en agile en scrum zijn niet meer weg te denken uit de moderne kantoortuin. De eerste belooft ons flexibiliteit in waar en wanneer we werken. De tweede brengt ons juist meer op vaste momenten bij elkaar. De twee trends gaan dus niet altijd goed samen. Virtual reality gaat ons hier bij helpen. In dit artikel vertellen wij je hoe.

‘Het Nieuwe Werken’. In de laatste jaren is het door steeds meer bedrijven omarmd. De meeste denkwerkers van vandaag hebben een laptop waarmee ze praktisch overal en altijd hun werk kunnen doen. Thuis, op kantoor of op een andere vestiging van een bedrijf, het kan allemaal. We zijn zo een stuk flexibeler in wanneer en waar we ons werk doen.

Anderzijds zien we ook dat agile en scrum meer dan alleen een ICT-feestje zijn. Binnen dat gedachtegoed zien we juist dat mensen meer en vaker samen werken aan projecten en producten.

De combinatie van deze trends zorgt er voor dat aan twee kanten aan ons wordt getrokken. Enerzijds moeten en willen we flexibel zijn in waar en wanneer we werken. Anderzijds wordt van ons verwacht dat we intensief ter plekke met elkaar samenwerken. Dit kan een uitdaging zijn, vooral als teamleden verspreid over verschillende locaties in het (buiten)land hun werk doen. Rekening houden met wie, wanneer en waar werkt, wordt steeds lastiger.

Huidige middelen niet altijd ideaal

Om met deze uitdaging om te gaan, staat een arsenaal van programma’s en hulpmiddelen klaar. Vooral Skype is vaste prik geworden bij de grotere bedrijven. Iedereen die ooit in een Skype-meeting heeft gezeten (met meer dan tien deelnemers) kent de frustraties.

Door vertragingen in spraak en het gemis van non-verbale communicatie werkt het niet altijd even lekker. Ook een-op-een samenwerken via videoconferencing vinden wij geen vergelijking met een in real life (IRL) werksessie.

We missen ouderwetse tools, zoals een simpel A4’tje met een pen of een stapel post-its. Wij zagen de ontwikkelingen rondom virtual reality (VR) en dachten vooral: “Goh…”

Samenwerken in VR

VR stelt je in staat om vanuit – bijvoorbeeld je eigen huiskamer – samen te werken met anderen in dezelfde virtuele ruimte. In onze voorstelling tref je in die ruimte dezelfde tools aan die je ook in een gewone vergaderruimte tegenkomt. Er zijn whiteboards en markers om te tekenen en te schrijven, post-its om commentaar te plaatsen bij documenten, interactieve presentaties, Kanban-borden met overzichten van lopende projecten en documenten waar gemeenschappelijk aan wordt gewerkt.

VR kan zelfs een stap verder gaan dan een gewone vergaderruimte. Met behulp van allerlei tools kunnen 3D-objecten gezamenlijk worden ontworpen, ontmanteld en aangepast. Ook abstracte zaken, zoals processen en ingewikkelde datastructuren worden omgezet in 3D-kaarten om vervolgens met VR te bekijken en bewerken.

Om te kunnen vergaderen in VR heb je uiteraard een VR-bril nodig, maar ook een programma om in te vergaderen. Zo’n programma kun je zelf laten bouwen bij een ICT-ontwikkelaar of je maakt gebruik van de al bestaande programma’s. In onze pilot kozen wij voor het laatste.

Bij het beoordelen van de programma’s hebben wij gelet op onderstaande zaken:

  • Hoe gebruikersvriendelijk is het platform? Is de bediening en navigatie natuurlijk, of voelt iedere handeling alsof een enorme worsteling?
  • Kun je op het platform de dingen doen die je in een IRL-vergadering ook kunt doen? Bijvoorbeeld:
    • Kun je presentaties geven met behulp van bijvoorbeeld PowerPoint of Prezi?
    • Kun je documenten openen en die gezamenlijk gemakkelijk gebruiken?
    • Zijn planningshulpmiddelen zoals Kanban- of scrum-borden beschikbaar op het platform?
  • Voegt de interactie écht iets toe?
    • Leiden de avatars niet af van de interactie?
    • Laat je avatar mimiek zien als je praat op basis van je intonatie?
    • Is het gemakkelijk om iets duidelijk uit te beelden met je handen?
  • Voegt het platform nog iets extra’s toe?
    • Kun je tekenen of bouwen in 3D?
    • Kun je andere omgevingen simuleren, waaronder omgevingen die nog niet bestaan (zoals een nieuw gebouw)?

Geschikte programma’s

Aan de hand van de bovenstaande criteria hebben we tien verschillende programma’s getest. Hieruit bleek geen absolute favoriet: geen van de programma’s was een alleskunner. Wél vonden we een drietal programma’s geschikt voor een eigen, specifieke use case. Deze platforms zijn Facebook Spaces, vTime en rumii.

Use case 1: overleggen en presenteren (platform: rumii)

Voor overleggen en presenteren is rumii een ideaal platform. Voice-communicatie en het presenteren van documenten en PowerPoint werkt goed. Daarnaast zijn scrum-tools, zoals JIRA, beschikbaar op dit platform. Je kunt hier nu al praktisch mee aan de slag.

Er zijn ook minpunten. Documenten kunnen in het platform weliswaar worden bewerkt, maar dit werkt onhandig en langzaam. Praktisch samen aan ‘iets’ werken is beperkt tot het kunnen tekenen op een whiteboard. De gemaakte tekeningen zijn alleen nog niet op te slaan.

Rumii is echter nog in een vroeg stadium van ontwikkeling. Gezien de ambities van de ontwikkelaars, is het de verwachting dat rumii zich ontwikkelt tot een uitstekend platform voor samenwerken, presenteren en overleg.

Use case 2: overleggen en streamen (platform: Facebook Spaces)

Facebook Spaces Logo

Facebook Spaces is niet het meest formele platform. Maar dat wat het doet, doet het goed. Dit platform is sterk gericht op communicatie, maar in mindere mate op samenwerken. Het is zeer gebruiksvriendelijk, het biedt een aantal goede opties om de sessie met anderen te delen.

Ook met crossplatformfunctionaliteiten zit het goed. Document of object bewerken of presenteren werkt helaas een stuk minder handig. Met een bèta-functie kun je je bureaublad delen, maar wij vonden dit nog vrij omslachtig werken.

Een belangrijke beperking is dat het hebben van een Facebook-profiel een vereiste is om met dit platform te kunnen werken. Bij een grootschalige toepassing kan dit problemen opleveren, aangezien Facebook vaak privé (en dus niet voor werk) wordt gebruikt.

Use case 3: gesprekken voeren, opnemen en uitzenden (platform: vTime)

vTime lijkt in veel opzichten op Facebook Spaces. Het is vooral gericht op communicatie en is verder redelijk beperkt in de features. Onderscheidend zijn 1. het iets zakelijkere karakter en 2. de mogelijkheid om VR-sessies op te nemen (dit komt binnenkort beschikbaar). Hiermee kunnen sessies die in klein gezelschap plaatsvinden zowel live als op een later moment worden getoond aan een groter publiek.

Overzicht van de 3 platformen

Toekomst van samenwerken in VR

Deze pilot over vergaderen in de virtuele ruimte ging van start met het idee dat VR de volgende stap kan zijn in Het Nieuwe Werken. Of dat echt gaat gebeuren? Voor ons is het nog te vroeg, maar we sluiten het zeker niet uit. Op dit moment zien we dat VR voor specifieke use cases goed werkt, maar de bestaande platformen nog niet klaar zijn voor grootschalig gebruik. Vooral het bewerken van documenten in VR laat nog te wensen over en maakt de onwennige bediening dat het toch meer gedoe is dan een face-to-facemeeting.

Dat gezegd hebbende: de ontwikkelingen rondom samenwerken in VR gaan razendsnel. Er zijn steeds meer platformen beschikbaar met toenemende functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid. Grote kans dat deze toepassingen in de toekomst niet alleen beter, maar ook goedkoper én dus laagdrempeliger worden!

Kortom: vergaderen in VR staat nu nog in de kinderschoenen, maar we kunnen niet wachten tot deze ontwikkeling volwassen wordt!