Altijd maar aan staan

Column – Is het je ook weleens opgevallen dat je eigenlijk helemaal niet meer opkijkt van een e-mailtje dat om 23:00 uur wordt gestuurd? Sterker nog, je hebt misschien dat mailtje wel gezien, gelezen of beantwoord. Internet maakt het mogelijk om 24/7 online en verbonden te zijn. Als jij om 23:00 uur die nieuwe trui wil kopen, dan kun je dat doen. Maar er is ook een schaduwkant van 24/7.

Uit een factsheet van de Week van de Werkstress 2017 (gebaseerd op de enquête arbeidsomstandigheden TNO 2016) blijkt dat één op de zeven werknemers aangeeft last te hebben van gevoelens van stress- en burn-out. Maar wat maakt nu dat er zoveel mensen zijn die de druk van hun werk of hun omgeving kennelijk niet meer aankunnen?

Stress en burn-out

Annita Rogier is registerpsycholoog en voorzitter van de Vereniging Erkende Stress- en Burn-out coaches. Zij beschrijft in haar boek Handboek coachen bij stress en burn-out (aff.) het model van de vijf A’s: arbeidsinhoud, arbeidsrelaties, arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden, arbeidsorganisatie. Deze 5 A’s hebben invloed op de kwaliteit van de arbeid. De invulling van deze elementen is bepalend voor het gevoel van stress mogelijk leidend tot burn-out.

Rogier voegt hier bovendien de balans werk en privé toe. Deze is ook van invloed op het ervaren van kwaliteit van arbeid, want hoeveel tijd besteed je aan werk en hoeveel blijft er over voor privé? Ben je ’s avonds nog bezig met het beantwoorden van werkmails en telefoontjes of het schrijven van rapporten, etc.?

Over dit laatste verschijnsel wil ik het in dit artikel hebben, want wat maakt dat werknemers het idee hebben dat ze continu aanstaan en kan dit ook anders?

Echt vrij zijn!

Ik kijk zelf af en toe met weemoed terug naar de periode aan het begin van mijn carrière, toen ik werkte op kantoor en ik ’s avonds en in de weekenden vrij was. Gewoon echt vrij! Vrij om met familie en vrienden leuke dingen te doen en lekker te sporten. Het maakt eigenlijk niet zoveel uit wat je favoriete bezigheden zijn. Het was meer het idee dat je overdag werkte en ’s avonds en in de weekenden privétijd had. Als je de deur achter je dichttrok, liet je je werk achter.

We zullen doorgaan

Dit was de laatste jaren voor mij en veel mensen met mij wel anders. Want we zijn anders en meer gaan werken, ‘Het Nieuwe Werken‘ deed zijn intrede. Inmiddels is het nieuwe werken niet zo nieuw meer en zie ik, mede door mijn werk als stress- en burn-out coach, ook de keerzijde hiervan.

Houd me ten goede, er zijn ook veel goede kanten aan “het tijd- en plaats ongebonden werken”. In eerste instantie geeft het ook de vrijheid om overdag naar de schooluitvoering van je kind te gaan, of te trainen voor de marathon en de gemiste uurtjes ’s avonds weer in te halen. Maar met de komst van laptop en smartphone komt ook het altijd en overal bereikbaar zijn voor het werk. Is dat het eigenlijk wel waard?

We zijn continu met onze smartphone in de weer

Kijk maar eens om je heen in het openbaar vervoer of langs de lijn tijdens de voetbalwedstrijd van je kind of op het schoolplein. Strandwachten waarschuwen deze zomer: ouders, let op je kind en niet op je smartphone.

We zijn continu met onze smartphone in de weer. We doen veel dingen op social media in onze vrije tijd, maar veel werknemers zijn ook vanaf ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat bereikbaar voor hun werkgever. Collega’s en managers sturen te pas en te onpas berichten en ik was daar zeker ook één van. Het maakte niet uit of dit nu ’s avonds laat of ver na middernacht was, of in het weekend. Het werk ging gewoon door en er was (meer) dan genoeg werk. Dit is een van de A’s die ik eerder benoemde.

Dit maakt het moeilijk om af te koppelen van het werk. Het is loyaliteit, gewoonte (we werken altijd hard), soms angst voor ontslag of peer pressure (je collega’s doen het ook). En het is heel normaal, sterker nog, niet altijd aanstaan is afwijkend gedrag.

Je smartphone heeft vaak nog meer oplaadtijd dan jijzelf.

Camping managers

Ook de avonden, weekenden en vakantie staan veel mensen nog “aan”. Zelfs vanaf de camping hebben veel werknemers en managers nog voldoende wifi om berichten te ontvangen en te versturen. Een dagelijkse check met kantoor om te checken of de projecten lopen, of die belangrijke offerte naar een klant op tijd de deur uit is. Het is maar een paar minuutjes, zo verkoop je het aan je partner en kinderen die met een diepe zucht zeggen ‘Dan gaan wij alvast naar het zwembad’. Je zegt nog ‘ik kom zo’. En inderdaad, een uur later ben je er ook.

Dit betekent dat er geen echte “vrije” tijd meer is. Tijd waarin jij jezelf kunt opladen. Tijd om te besteden aan je gezin, je vrienden en je hobby’s. Want wees eens eerlijk, je smartphone heeft vaak nog meer oplaadtijd dan jijzelf. Wanneer laad jij op?

Le droit à la déconnexion

In Frankrijk heeft men per 1 januari 2017 de wet ‘Le droit à la déconnexion‘ ingevoerd die de werknemers (bij bedrijven met meer dan 50 werknemers) het recht geeft om na werktijd niet verbonden te zijn via mobiel, e-mail, etc. Dit geldt zowel voor de avonden, als voor het verlof, weekenden en vakantie. Op deze manier wil de Franse regering afdwingen dat werknemers meer rust krijgen. Werknemers die ’s avonds en in het weekend tijd krijgen om op te laden, zijn ook productiever dan hun collega’s die dit niet doen. Franse onderdelen van Google, Facebook, Deloitte en PWC hebben hieraan gehoor gegeven.

Afdwingen van een recht op iets zoals in Frankrijk, is iets waar overheden huiverig voor zijn (het bedrijfsleven moet het zelf regelen) en bedrijven zijn er pertinent tegen. Want dan moeten ze ook voldoen aan de wet. Zodra bedrijven hier lucht van krijgen, wordt het lobbycircuit ingeschakeld.

Het lijkt absurd om dit via een overheidsmaatregel te moeten afdwingen. Toch zal de overheid of het bedrijfsleven een oplossing moeten vinden voor het afdwingen van rust voor haar werknemers.

Dit zal vele positieve effecten hebben:

• verminderen van stress- en burn-outklachten van werknemers
• verlagen van de kosten die een burn-out de werkgevers jaarlijks kosten (2 miljard euro)
• verhogen van de arbeidsproductiviteit
• pauzeren, ontkoppelen en slapen zijn goed voor het brein

Nu kun je er tegenin brengen dat er theoretisch gezien meer mensen nodig zijn om het werk te doen, maar vermoeide werknemers zijn niet per se productief en al helemaal niet creatief. Een frisse werknemer levert kwalitatief en kwantitatief beter denkwerk af en maakt minder fouten.

Hoe werkt dit in Nederland?

Wat ik zelf gemerkt heb, is dat in het Nederlandse bedrijfsleven hier niet altijd regels over gemaakt zijn. De randvoorwaarden voor tijd- en plaatsongebonden werken zijn niet geschapen. Veel HR-managers laten het (bewust of onbewust) aan de werknemers en managers over om hier afspraken over te maken.

In de praktijk gebeurt dit niet vaak. Als je manager/collega je ’s avonds of in het weekend een mail stuurt, dan geef je meteen antwoord. Dan wacht je niet tot de volgende morgen of tot na het weekend om eens over het verzoek van je manager of collega na te denken en hem/haar van antwoord te voorzien. Het gaat om de instant bevrediging, ik stel nu een vraag en wil daar nu antwoord op. Ook al stel ik de vraag op een ongebruikelijk tijdstip. Het verzoek lijkt daarmee redelijk dwingend te zijn en veel managers geven ook niet het goede voorbeeld door tachtig uur per week te werken en op ongebruikelijke tijdstippen tijd af te dwingen bij hun werknemers.

Ik denk dat dit ook veelal samenhangt met de bedrijfscultuur en de groepsdruk die werknemers en managers ervaren. De eisen die we aan elkaar en onszelf stellen zijn hoog, we zijn loyaal en onze ambitie is groot. Onze concurrentie slaapt tenslotte ook niet, waardoor het werk een never-ending story is.

Echt tijd om op te laden is er niet meer. De balans werk-privé kan verstoord raken, dit is één van de redenen (naast de vijf A’s) waardoor werknemers en managers stress- en burn-out klachten ontwikkelen. Daarnaast heeft het continu aan staan ook andere negatieve gevolgen voor het brein.

Ontketen je brein

Prof. Dr. Theo Compernolle is neuropsychiater en consultant. Hij heeft onderzoek gedaan naar de intellectuele productiviteit op het werk. In een interview voor TV VRT over multitasking geeft hij aan: de manier waarop we werken met computers, e-mail en smartphone doen we verkeerd. We houden namelijk geen rekening met wat onze hersenen kunnen. Onze hersenen kunnen bijvoorbeeld niet multitasken (ook vrouwen niet).

Het vereist wel enige kennis van hoe het brein werkt, om te begrijpen waarom het brein niet kan multitasken. De mens heeft drie breinen om mee te werken:

• het menselijk/nadenkend/reflecterend brein. Hiermee onderscheidt de mens zich van dieren. De mens kan nadenken over abstracte zaken, fantaseren, denken over verleden en toekomst. Dit denkend brein kan maar één ding tegelijk doen. Je kunt maar aan één zaak tegelijk denken.
• het reflexbrein. Dit brein is stimulus gedreven en kan alleen maar in het hier en nu zijn. Dit is een razendsnel brein. Van alles wat wordt geobserveerd, wordt afgewogen of er een reactie nodig is (bijvoorbeeld fight or flight).
• het archiverende brein. Hierin worden de bits en bites opgeborgen.

Een simpel testje met multitasken laat zien dat dit leidt tot tijdverlies, fouten en stress. Laat staan als we een complexe taak zouden uitvoeren.

Pfff

Doordat we altijd met ict verbonden zijn, heeft dit negatieve gevolgen voor onze intellectuele productiviteit. We worden verleid om continu te multitasken, terwijl ons denkende brein dit niet kan. Het denkend brein kan maar één ding tegelijk doen. Als we proberen om meerdere dingen te doen, moet het brein heen en weer schakelen tussen activiteiten. Bij elke wisseling gaat tijd, energie, geheugen, accuraatheid en creativiteit verloren. Het is nog eens vermoeiend ook.

Het archiverend brein en het denkend brein maken gebruik van hetzelfde werkgeheugen. Als het denkend brein 80% verbruikt, dan blijft er maar 20% over voor het archiverend brein. Als verloren momenten worden ingevuld met een smartphone, tablet of computer, dan is dit funest voor het ontwikkelen van kennis en inzicht en dodelijk voor de creativiteit. Het archiverend brein kan aan de slag als we pauzeren, ontkoppelen en bovenal als we slapen.

Drie tips om intellectueel productief te zijn

Tips om optimaal intellectueel productief te zijn beschrijft Theo Compernolle uitvoerig in het boek Ontketen je brein (aff.). De drie belangrijkste tips zijn:

1. Disconnect to reflect. Sluit je af voor stoorzenders wanneer je denkwerk doet.
2. Werk in blokken en roei taakwisselingen uit.
3. Neem kleine en grote pauzes om te archiveren en te herstellen.

Bovenstaande informatie is gebaseerd op diverse artikelen en interviews van Compernolle.

Kan het ook anders?

Sommige bedrijven hebben zelf initiatieven ontplooid om te zorgen dat werknemers goed kunnen focussen. Zo maakt Delta Lloyd Life België gebruik van een “No Talk Tuesday”. Werknemers zetten hun telefoons uit, hun e-mail wordt niet gecheckt, vergaderingen worden verplaatst en collega’s storen elkaar niet. Werknemers konden zich hierdoor beter concentreren, hadden meer energie en haalden meer voldoening uit hun werk. Alleen bij de klantenservice werd de telefoon wel opgenomen.

Leslie Perlow (professor aan de Harvard Business School en auteur van het boek Sleeping with your smartphone), voerde bij de Boston Consulting Group het begrip Predictable Time Off (PTO) in. Ze wilde onderzoeken of ze “de cirkel van altijd bereikbaar zijn” kon doorbreken door een experiment. Zij begon met een team waarbij ieder teamlid een avond vrij per week kreeg (ontkoppeld van de smartphone) en een verplicht overleg waarin besproken werd hoe het team dit kon bereiken en wat er eventueel in de weg stond om dit te bereiken en hoe dit opgelost kon worden.

Dit project ging niet zonder slag of stoot. De cultuur bij BCG was zo dat de consultants altijd 24/7 bereikbaar waren voor hun klanten. Uiteindelijk is het project wereldwijd door de Boston Consulting Group omarmd en ingevoerd. De invoering van PTO heeft geleid tot verbetering van de werk tevredenheid en projectprestaties: 35% meer teamwerk en samenwerking, 35% meer klantwaarde voor cliënten en 100% groei in team effectiviteit.

Welke initiatieven kun jij ontplooien binnen jouw bedrijf?

Een eerste stap zou kunnen zijn om mailgedrag eens tijdens een teamvergadering ter sprake te brengen. Je kunt dit in je eentje doen of samen met collega’s die er ook zo over denken. Kijk of je antwoord kunt krijgen en een discussie kunt hebben over de volgende vragen:

Wat verwacht ik eigenlijk van mijn collega als ik hem om 23:00 uur een mailtje stuur? Wil ik dan dat dit van mijn to-dolijstje afgaat of verwacht ik dan ook een instant reply? Wat zijn de regels voor het privégebruik van je smartphone tijdens werktijd? Mag je privéberichten ontvangen tijdens werktijd of is dit not done? Het is vaak hinderlijk als je (bijvoorbeeld in een kantoortuin) de gehele dag het geluid om je heen hebt van bellende collega’s en er de hele dag bliepjes klinken van berichten die binnenkomen. Mag je tijdens een vergadering je laptop openklappen om andere dingen te doen dan waar de vergadering over gaat?

Kortom, wat zijn de geschreven en de ongeschreven regels?

In gesprek

Misschien is het belangrijkste dat we, met elkaar, de dialoog opbouwen over hoe we met tijds- en plaatsongebonden werken omgaan. Wanneer we niet het gevoel hebben continu aan te staan, zal dit veel werknemers weer rust en ruimte geven. En was Rust, Reinheid en Regelmaat niet wat onze natie groot gemaakt heeft?

Ik wil graag Annemie Schuitemaker bedanken voor de vele waardevolle tips voor dit artikel.