How to

5 tips om WhatsApp-gebruik van medewerkers te beperken

0

WhatsApp is allang niet meer alleen iets voor in de privé-sferen. Collega’s gebruiken het onderling voor het werk. Medewerkers die bedrijfsinformatie of klantgegevens delen in WhatsApp-groepjes zijn geen uitzondering. De meeste organisaties vinden dat eigenlijk geen goed idee, zeker niet nu de AVG van kracht is. Maar hoe doorbreek je die gewoonte? Om je daarbij te helpen, geef ik je 5 tips.

WhatsApp en de AVG

De Duitse bandenfabrikant Continental gaat er hard in: WhatsApp is verboden op werktelefoons. Het bedrijf stelt dat WhatsApp allerlei privacygevoelige informatie schraapt van telefoons waarop de app is geïnstalleerd. Zo kunnen persoonlijke gegevens van klanten en zakelijke relaties bij Facebook belanden.

Daarbij gaat het vooralsnog om metadata, zoals wie appt met wie, wanneer en waar. Maar er zijn ook zorgen over de inhoud van berichten. Continental wil niet het risico lopen dat ze aansprakelijk gesteld kunnen worden. Zeker niet nu de AVG van kracht is. Het recente schandaal met Cambridge Analytica en Facebook laat zien wat daarvan de risico’s kunnen zijn.

WhatsApp-gebruik terugdringen

De meeste organisaties willen niet zover gaan als Continental. Maar velen hebben flinke bedenkingen. In mijn dagelijkse praktijk, waarin we social intranetten en interne communicatieplatformen uitrollen bij klanten, hoor ik vaak de wens om WhatsApp-gebruik voor het werk terug te dringen. Maar hoe krijg je dat voor elkaar? Zeker nu iedereen de app al privé gebruikt, en er helemaal aan gewend is. Ik geef je vijf tips.

Tip 1. Leg je bezwaren op tafel

De privacyschandalen rondom Facebook zijn breed uitgemeten in het nieuws. En je medewerkers hebben vast ook al van de AVG gehoord. Niemand zal er dus raar van opkijken dat jij als werkgever niet happig bent op WhatsApp, vooral omdat je er als organisatie geen gebruikscontract mee hebt. Ik vond twee korte artikelen die je je werknemers kunt sturen om dit argument te onderbouwen.

Tip 2. Benadruk persoonlijke voordelen

Hopelijk hebben je medewerkers begrip voor je zorgen, maar dat alleen is meestal niet genoeg om gedrag te veranderen. Benadruk daarom vooral de persoonlijke voordelen van stoppen met WhatsApp op het werk. Het belangrijkste voordeel daarvan is een goede scheiding tussen werk en privé. Veel mensen vinden het vervelend om werk-appjes te krijgen als ze vrij zijn.

Teamupdate aan de costa

De zomervakantie is een mooi moment om dit punt te maken: wie wil op het strand gestoord worden door de wekelijkse teamupdate? Of tijdens een bergwandeling te horen krijgen dat de targets niet zijn gehaald? WhatsApp wil je niet uitzetten, want daar zitten je reisgenoten, het thuisfront en je vrienden ook op.

Als werkberichten via een ander kanaal komen, kun je dat tijdens de vakantie gewoon uitschakelen. Sommige communicatieplatformen hebben daar zelfs een holiday snooze-knop voor. Deze knop houdt al je notificaties gedurende een zelfgekozen periode voor je tegen, zowel in de app als via je mail.

Wie wil tijdens een bergwandeling te horen krijgen dat de targets niet zijn gehaald?

Tip 3. Schets de beheerproblemen

WhatsApp-groepen op het werk zijn vaak van onderop ontstaan, bij gebrek aan een goed alternatief. Daardoor is het meestal ondoorzichtig wie in welk groepje zit, en wie de beheerder is die jou kan toevoegen. Dat is onhandig als je bijvoorbeeld op wisselende projecten werkt.

WhatsApp teamwork

Het kost nieuwelingen soms weken of zelfs maanden voordat ze in de juiste groepen zitten. En daarmee dus toegang tot belangrijke informatie krijgen. Daarnaast: wie zorgt ervoor dat mensen die uit dienst gaan – misschien wel naar de concurrent – ook verwijderd worden en niet stiekem blijven meelezen? Je collega’s snappen ook wel dat dat niet handig is.

Tip 4. Doe een beroep op collegialiteit

Ik leidde onlangs een werksessie over het nieuwe intranet bij een bouwbedrijf. Uiteraard stelde ik daar voor om ons platform Plek te gebruiken voor chat. Dat idee wekte flink wat gegniffel op. Wist ik wel wat voor vieze plaatjes en schuine moppen over de team-WhatsApp gingen?

Toen we even doorpraatten, kwamen we erachter dat niet alle teamleden op die grappen en grollen zaten te wachten. Maar uit de groep stappen konden ze niet, want er kwamen ook werkberichten langs. Omgekeerd waren er ook ex-teamleden die de schunnigheden graag bleven ontvangen, maar van de baas uit de groep moesten. Een alternatief kanaal voor werk, zodat ze WhatsApp alleen voor privé hoefden te gebruiken, was ook hier de oplossing.

Tip 5. Bied een volwaardig alternatief

Bovenstaande tips blijken succesvol in de praktijk. Dit geldt alleen als er aan één basisvoorwaarde is voldaan: organisaties moeten een volwaardig alternatief voor WhatsApp bieden. Lopen je begripvolle medewerkers direct vast als ze een groep willen aanmaken? Zijn er geen apps voor iPhone en Android? Moeten ze via een VPN inloggen? Vergeet het dan maar. Dan blijven ze lekker op WhatsApp.

Kies je social-communicatietool dus uit op gebruiksgemak. Dat klinkt logisch, maar vaak krijgen overwegingen als compatibiliteit met bestaande systemen en vertrouwdheid met een leverancier de overhand in de keuze. Begrijp me goed: die zijn niet onbelangrijk. Zeker niet als het om veiligheid gaat. Zo moet je chat natuurlijk wel encrypted zijn. Maar als iedereen blijft WhatsAppen, ben je terug bij af.

Hoe ga jij om met WhatsApp in jouw organisatie? Ik ben benieuwd! Deel het in een reactie hieronder.