TEDx-events: 7 succesfactoren

Nederlandse TEDx-events hebben vaak een wachtlijst of raken in ieder geval snel uitverkocht. Uniek in de grillige evenementenbranche. Hoe kan dat? Na het organiseren van 50 TEDx-events deel ik in dit artikel graag de 7 elementen die veel andere evenementen vaak missen.

Met de vele tienduizenden events die er jaarlijks plaatsvinden in Nederland, is het voor organisatoren vaak een hele kunst om de kaarten telkens weer uitverkocht te krijgen. Bovendien wil je niet alleen kaarten verkopen, maar ook je bezoekers en sponsoren tevreden naar huis laten gaan, mét de zekerheid dat ze er een volgende keer weer bij zullen zijn. Wat kunnen we leren van TEDx?

1. Let’s start with why

Je ziet en hoort nog te vaak dat organisatoren vooraf niet goed hebben nagedacht over het échte doel van het evenement, oftewel de why, zoals Simon Sinek het zo pakkend omschrijft. Er wordt simpelweg gestart met het produceren van het evenement, het vastleggen van de techniek en de catering en andere aanverwante organisatorische zaken, in plaats van eerst eens goed stil te staan bij het gemeenschappelijke, hogere doel van het team.

Waarom?

Dit is cruciaal voor het creëren van een concept, het uitnodigen van sprekers, het opzetten van de marketing en het inspireren van sponsoren. De basis van het succes ligt helemaal aan het begin, als antwoord op de ogenschijnlijk simpele vraag: waarom doen we dit? Waarom willen wij dit als team neerzetten en waarom zouden bezoekers het event willen bezoeken?

2. Content met de content

Een van de belangrijkste redenen voor mensen om naar een evenement te komen, voor sponsoren om mee te doen en voor de pers om erover te schrijven, is het programma. Organisatoren spenderen vaak veel tijd en geld aan het vinden en vastleggen van goede sprekers, maar vergeten vervolgens de verdiepingsslag.

Afstemming

Bij de 50 TEDx-evenementen die ik in het verleden heb mogen organiseren, verplichtten we niet alleen alle sprekers om coaching bij ons te volgen. Nee, we namen ook ruim de tijd voor het op elkaar afstemmen van de verschillende verhalen. Op basis van inhoud bepaalden we de volgorde van de talks, om zo het programma als geheel, maar ook de verhalen afzonderlijk van elkaar nog krachtiger te maken.

Diversiteit aan sprekers

Aangezien 85 procent van de sprekers bestaat uit Angelsaksische blanke mannen van 55+, besteedden we bovendien ook bovengemiddeld veel aandacht aan de diversiteit op het podium. Dit alles gecombineerd met een paar verrassende acts zoals men dat van TEDx mag verwachten, zorgde telkens weer voor die ultieme ervaring voor bezoekers.

3. Garnalen en een blaadje sla

Laatst was ik op een waanzinnig evenement met beroemde sprekers zoals de co-founder van Apple, Steve Wozniak. De sessies duurden echter lang en het geluid van de knorrende magen in het publiek oversteeg bijna dat van de sprekers.

Scheldkanon op social

Toen iedereen in de pauze letterlijk naar het lunchbuffet rende, bleken daar shotglaasjes met een garnaal en een blaadje sla klaar te staan, en broodjes waarvan je er 10 op een handpalm kon leggen. De massale verontwaardiging zorgde er al snel voor dat veel mensen de locatie verlieten om elders een degelijke maaltijd te verkrijgen, wat resulteerde in een halflege zaal na de pauze – en uiteraard een scheldkanon op de social-kanalen.

Verrassen én teleurstellen

Veel onderzoeken en uitkomsten van vragenlijsten na evenementen, tonen aan dat je bezoekers écht kunt verrassen met een goede food & beverage, maar je ze ook écht kunt teleurstellen. Kleine upgrades in het aanbod kunnen al zorgen voor een totaal andere, positieve beleving, die mensen willen delen en die bijdraagt aan een positief gevoel over de dag.

Zelf de klantreis maken

We maakten altijd een klantreis als eerste stap in het plannen van een event. Daarbij vroegen we onszelf af of we tevreden zouden zijn met de porties en het aanbod eten en drinken. Steeds meer mensen zijn bovendien vegetarisch en veganistisch, dus werd daar een minstens zo lekkere maaltijd voor bereid.

Snackwalls & watertaps

Soms was er vanuit sustainable oogpunt zelfs alleen vegetarisch eten aanwezig. Eten weggooien wilden we niet, dus werkten we weleens samen met de Voedselbank of een dierentuin. Naast de standaardbuffetten, werden daarnaast snackwalls en watertaps geïnstalleerd, om ook de trek in een tussendoortje te stillen en iedereen fris en fruitig bij het programma te houden.

4. Een constant breinorgasme

Waar sommige evenementen überhaupt geen aandacht besteden aan beleving, waren er bij TEDx soms meer mensen bezig met de experience dan met het samenstellen van het programma. Soms gaven de kleinste elementen hierbij al zoveel positieve reacties, dat het ons alleen maar meer energie gaf om hier steeds meer tijd in te steken.

Milieuvriendelijke events

Samen nadenken over hoe we het evenement zo milieuvriendelijk konden maken, door niets te printen en samen te werken met partners die dit principe ook omarmen. Maar ook vanuit de klantreis, kijken naar de mogelijkheden om lounge corners en ontmoetingsruimtes in te richten, om zowel de vraag naar rust als de wens naar verbinding te faciliteren.

FOMO

Om bij thuisblijvers een maximaal FOMO-effect te realiseren, werd bovendien nagedacht over de verschillende sharable experiences en de swag die er echt toe doet, zoals gelimiteerde waterflessen en telefoonopladers. Ook aandacht besteden aan het trainen van medewerkers en vrijwilligers in gastvrijheid op de dag zelf, zorgde altijd voor hele leuke reacties en een extra warme sfeer.

5. Worstcasescenario

Wat vaak rust gaf in onze organisatie, was het nadenken over wat we minimaal nodig hadden om een succesvolle TEDx te realiseren. Daar werd niet altijd iedereen blij van, maar het zorgde er wel voor dat het evenement te allen tijde plaats kon vinden en nooit hoefde te worden afgelast.

Juridische maatregelen

Ook het uitgebreid doorlopen van het evenement op juridisch vlak, zorgde voor veel verrassingen maar, na de nodige verbeteringen, vooral ook voor meer rust. Het doorlopen van contracten met leveranciers, het opstellen van duidelijke algemene voorwaarden, het afsluiten van de juiste verzekeringen, het afstemmen van de copyrights en het realiseren van een on- en offline beveiligingsoptimalisatie. Ik weet uit ervaring dat als dit allemaal niet goed geregeld is en je met de eventuele gevolgen wordt geconfronteerd, dit niet goed is voor je nachtrust. To say the least…

Mijn advies daarom: houd rekening met een worstcasescenario, zodat je niet in paniek raakt als er op ‘D-day’ onverwacht wegwerkzaamheden zijn, er blaadjes op het spoor liggen of dat er bij slecht weer code rood wordt afgegeven. Zorg dat de shit geregeld is, ook al is dat niet het leukste gedeelte van de baan.

6. Build a digital army

Even een paar berichten op Facebook posten en de bezoekers melden zich vanzelf wel. Toch? Helaas hoor ik deze aanname nog te vaak bij organisatoren en heb ik er nog zelden een positief resultaat uit zien voortvloeien. Zelfs bij TEDx, waar we soms wachtlijsten hadden en snel uitverkocht raakten, werd er altijd bovengemiddeld veel aandacht besteed aan een uitgekiende marketingstrategie.

Micro-influencers & salesfunnels

Samenwerken met micro-influencers in lijn met het thema en de sprekers, het uitrollen van een conversiestrategie met salesfunnels, pipelines, retargeting en zeer uitgebreide analytics en het mobile-first maken van alle mogelijke marketingelementen. Dit laatste is noodzakelijk, aangezien vrijwel alle onderzoeken aangeven dat de verschillende marketinguitingen en de ticketshop verreweg het meest op mobiele apparaten werden bekeken en opleverden.

7. Chief positive officer

In de hectiek van de dag, worden soms cruciale elementen vergeten, die na het evenement helaas niet meer rechtgetrokken kunnen worden. Daarom maakten wij vooraf altijd duidelijke afspraken.

Zo spraken wij met fotografen en cameramensen precies af wat zij moesten vastleggen, dit om te voorkomen dat nét die bijzondere spreker of belangrijke sponsor niet op beeld stond. Ook het momentum pakken door aan het einde van het evenement een volgende editie aan te kondigen en feedback te vragen, schiet er nog te vaak bij in.

Vragenlijst aan het eind

Om feelmarketing tegen te gaan en echt op basis van data beslissingen te maken voor volgende edities, werd altijd veel zorg besteed aan het klaarzetten van een vragenlijst direct na het evenement. Door goed na te denken over incentives voor mensen die de vragenlijst invulden en deze zo kort en to the point mogelijk te maken, was de response rate bovengemiddeld hoog.

Heldere communicatielijnen

Ook het uitgebreid doorspreken van mogelijke scenario’s en bijbehorende verantwoordelijkheden voor teamleden en vrijwilligers, het afstemmen van heldere communicatielijnen en het aanstellen van een chief positive officer, die gedurende de dag alle zaken die goed intern communiceerde, zorgde voor veel rust en positiviteit.

TEDx: mix van succesvolle elementen

Er hebben in de afgelopen 10 jaar meer dan 25.000 TEDx-events plaatsgevonden over de hele wereld. Elk event laat weer een eigen, unieke mix van succesvolle elementen zien, die ervoor zorgen dat het publiek in extase de evenementlocatie bepaalt. Van bijzondere locaties, zoals gevangenissen en op de Mount Everest, tot bijzondere sprekers en foodartwalls.

Wat alle organisatoren mij telkens weer als kerningrediënt voor hun succes aangeven? “Ask with every element, ‘does it excite me’? Otherwise it’s not worth doing.”