Slimmer je taken en voortgang bijhouden: 7 handige tools

In de afgelopen tijd heb ik je laten zien welke tools er zijn om slimmer met elkaar te werken en je werk net iets makkelijker te maken. In dit laatste artikel uit de reeks kijken we naar oplossingen die je helpen samen met je team de voortgang bewaken en inzicht te houden in taken. Dat is handig, want stel dat je ziet dat jouw collega het wel heel druk heeft, dan spring jij eenvoudig even bij. Zo ben jij! Daarnaast kun je beter jouw eigen werk inplannen, zodat je grip hebt op voortgang en openstaande taken.

Zorg ervoor dat je met jouw team afspreekt waar je taken bijhoudt, zodat jullie samen het overzicht en de voortgang kunnen bewaren. En als een collega afwezig is, kun je altijd gemakkelijk taken van elkaar overnemen.

1. Trello

Trello richt zich vooral op projectmanagement. Het bestaat uit boards (projecten) en cards (taken) op een prikbord. Daar kun je berichten aan hangen. Het helpt je werk inzichtelijk te maken.

Waarom handig?

• Je krijgt notificaties op je mobiele app en/of webbrowser of per mail als iets is veranderd aan het project waar jij mee bezig bent
• Je kunt oneindig veel boards, cards en leden toevoegen
• Gebruiksvriendelijk en kleine leercurve
• Te gebruiken met zoveel mogelijk mensen als nodig
• Erg visueel

Hier moet je rekening mee houden:

• De bestanden mogen niet groter zijn dan 10 MB en er wordt slechts één Power-Up per board gemaakt.
• Je moet je registreren met je e-mailadres

Premium-versie:

• De betaalde versie geeft de gebruiker meer ondersteuningsopties en mogelijkheden om in te loggen. Denk aan single sign-on en two-factor authentication.
• Je kunt grotere bestanden opslaan
• Extra koppelingen met andere gebruikers

2. Asana

Asana richt zich vooral op het coördineren van al het werk dat je team samen doet. Het helpt inzichtelijk te maken wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk voor wat is en wanneer iets moet gebeuren.

Waarom handig?

• Je ontvangt notificaties
• Dashboards helpen om makkelijk en snel de status van een project te bekijken
• Bestanden kunnen worden gelinkt vanuit Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive of je kunt ze zelf uploaden vanaf je computer
• Link met Google Calendar mogelijk
• Je kunt oneindig veel taken, projecten en conversaties aanmaken

Hier moet je rekening mee houden:

• Maximaal 15 gebruikers in gratis versie

Premium-versie:

• Voor 9,99 dollar per gebruiker per maand meer gebruikers
• Geavanceerdere dashboards, zoekfuncties, gebruikersmanagement en rapportages

3. Remember The Milk

Voeg taken en herinneringen toe met Remember The Milk. Door het te integreren met populaire platforms (zoals Outlook, Google Drive en Dropbox) kun je gemakkelijk een notificatie krijgen wanneer je iets moet doen en snel het juiste document openen.

Waarom handig?

• Makkelijk te koppelen aan je e-mails
• De app zorgt dat je overal een notificatie krijgt
• Deel je lijsten om alle taken in een project te zien en te bespreken

Hier moet je rekening mee houden:

• Voor 39,99 dollar per jaar kun je sub-taken aanmaken, categorieën aan je taken koppelen en makkelijker sorteren van je taken

4. Google Keep

Snel even notities of taken toevoegen? Met Google Keep kun je dit op je browser of in je app regelen. Je kunt gemakkelijk kleuren toevoegen om zo het onderwerp van je notities te onderscheiden.

Waarom handig?

• Er is een app-versie om notities toe te voegen op je telefoon of tablet
• Voicememo-functionaliteit: spreek je taak in en laat Google Keep automatisch de tekst hiervan verwerken
• Gratis applicatie

Hier moet je rekening mee houden:

• Inloggen is alleen mogelijk met een Gmail-account

5. Wunderlist

Met Wunderlist kun je taken en notities voor jezelf instellen of delen met collega’s. Zo kun je overzicht houden wie zich bezighoudt met welke taken en wat de laatste status hiervan is. Gemakkelijk te koppelen aan software-integraties (bijvoorbeeld Outlook) en het is beschikbaar op alle devices.

Update: Wunderlist is overgenomen door Microsoft en gaat verder als To Do:

6. Toodledo

Maak taken en notities en deel deze met medewerkers met Toodledo. Buiten de bekende functionaliteiten van deze tools, is het ook mogelijk om een prioriteit aan een taak te koppelen. Verder kun je sub-taken aanmaken en makkelijk taken importeren.

Waarom handig?

• Je kunt de status van taken makkelijk updaten
• Mogelijkheid om sub-taken aan te maken
• Makkelijk te delen en te koppelen aan collega’s
• Je kunt het herhalen van taken instellen

Hier moet je rekening mee houden:

• Voor 4.99 dollar heb je de premium-versie met 10 GB datalimiet

7. Habitica

Habitica voegt een spelelement toe aan het beheren en bijhouden van taken. Door samen met je collega’s te vechten tegen monsters kun je in-game beloningen verdienen om je avatar te verbeteren. Naast de gebruikelijk functionaliteiten, zorgt Habitica er spelenderwijs voor dat jij, samen met collega’s, je taken opvolgt en bijhoudt.

Waarom handig?

• Je hebt een app om altijd taken toe te voegen
• Voeg taken toe en deel deze met collega’s
• Mini-games om taken bij te houden

Hier moet je rekening mee houden:

• 9 dollar per maand (+ 3 dollar per gebruiker)

Ik ben natuurlijk benieuwd welke tools jouw organisatie gebruikt om online samenwerken effectiever en slimmer te maken. Deel jouw aanraders vooral met ons!