Starten met een nieuwe job? Zoek online smalltalk op! [6 tips]

Een nieuwe maand is begonnen: het moment waarop mensen van job wisselen. Nu veel kantoren gesloten zijn en mensen massaal thuiswerken, ziet zo’n inwerkperiode er toch even anders uit. Hoe leer je je collega’s kennen zonder de praatjes bij het koffieautomaat? Ik sprak met Nina Meeuwes, Sanne Meulman en Andy Raaff en verzamelde enkele tips voor wanneer jou een soortgelijke situatie te wachten staat.

Een bizarre start

Hoe je het ook went of keert, een nieuwe baan (beginnen) vanuit huis is een vreemd begin van zo’n ingrijpende verandering. Helemaal omdat je weet dat het ook nog wel even gaat duren.

“Wanneer collega’s benoemen dat het voor mij wel echt een bizarre start is, geeft dat een gevoel van begrip”, vertelt Nina Meeuwes. Ze begon in maart met haar nieuwe job in Rotterdam. Zelf komt ze uit Noord-Brabant. De eerste werkweek kon ze nog naar kantoor om haar collega’s te leren kennen, maar al snel daarna bleef ze thuis. “Daar was ik niet op voorbereid. Onze afdeling werkt gebruikelijk niet thuis.”

Gelukkig zijn direct alle zeilen bijgezet om ondersteuning te bieden. Helemaal toen een week later iedereen thuis ging werken. ICT-handleidingen zijn rondgestuurd en online platformen schoten uit de grond.

Ook Sanne Meulman begon in maart met een nieuwe baan, van achter haar laptop aan de keukentafel. Niet geheel onverwacht, want tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek bleef de befaamde handdruk al achterwege. “Het is een hele gekke situatie, maar dat is het voor iedereen.” Maar het heeft ook voordelen, liet Sanne weten. Ik ben mij veel bewuster van de tijd en neem nu echt de tijd me te verdiepen en in te lezen. Normaal ga je vaak toch (te) snel aan de slag en word je eerder meegenomen door de ‘waan van de dag’.

Je case presenteren via Google Hangouts

De 30-jarige Andy Raaff solliciteerde onlangs op een vacature. Het eerste gesprek vond nog op kantoor plaats, maar collega’s werkten toen al vanuit huis. “Het verlaten pand was voor mij geen afknapper. Hoewel ik zo natuurlijk niets van de sfeer mee kreeg, had ik via social media al een goede indruk gekregen.”

Ga je solliciteren? Probeer dan zoveel mogelijk online te ontdekken over de informele sfeer van de organisatie. De werksfeer en bedrijfscultuur van een organisatie beleef je vanuit huis op een andere manier. Toch kun je online een goede indruk krijgen van de werksfeer. Wordt er bijvoorbeeld weleens een borrel gedronken? Worden successen (groots) gevierd? Of is er een gezamenlijke lunch? Dit soort aanwijzingen kunnen nu bepalend zijn voor je keuze.

Grapjes hebben minder emotionele lading en ook de non-verbale bevestigingen mis je. – Andy Raaff

Na een succesvol gesprek werd aan Andy gevraagd om een case uit te werken en te presenteren via Google Hangouts. “Ik was goed voorbereid, want ook wanneer het geluid of verbinding weg zou vallen, wilde ik mijn verhaal kunnen vertellen. De presentatie moest, nog meer dan normaal, zichzelf presenteren. Doordat er toch letterlijk sprake is van afstand voelde ik minder zenuwen.”

Maar dat is wel een van de weinige voordelen volgens hem. “Doordat je elkaar niet face-to-face ziet, mis je een stukje sfeer. Grapjes hebben wat minder emotionele lading en ook de non-verbale bevestiging mis je.”

3 sollicitatie-tips

Heb je binnenkort een online sollicitatiegesprek? Drie tips op een rij:

1. Je ziet niet (zo snel) of je verhaal begrepen wordt. Check dit daarom vaker dan je normaal zou doen.
2. Omdat je elkaar niet (of minder goed) ziet, krijg je niet altijd mee of je luisteraars jouw tempo volgen of bijvoorbeeld aan het meeschrijven zijn. Wees je hiervan bewust en vraag daarom zo nu en dan of je niet te snel gaat. En las meer pauzes in dat je gewend bent.
3. Sta wat langer stil bij slides. Dit geeft andere de kans vragen te stellen of om verduidelijking te vragen. Zo voorkom je dat mensen halverwege je verhaal afdwalen.

Koffieautomaat-gesprekken

Een van de belangrijke dingen die je mist als je vanuit huis start met je nieuwe baan zijn de informele gesprekken. In het begin is het vaak nog even aftasten en is er nog geen binding met collega’s. Logisch, vindt Nina. Maar deze situaties worden toch gemist. Ook Sanne geeft aan vooral de informele gesprekken in de wandelgangen te missen. Kortom: ze hebben behoefte aan smalltalk bij het koffieautomaat.

Nick van der Meulen (RSM) deed in 2016 onderzoek bij 113 bedrijven naar de invloed van informele gesprekken op de werkvloer en analyseerde het belang ervan. Hij concludeerde de praatjes bij het koffieautomaat bedrijven uiteindelijk succesvoller maken, omdat juist op deze ongedwongen momenten kennis samenkomt. Het is een uitgelezen moment om tips en ideeën uit te wisselen. Naast het sociale aspect is er dus een extra reden om smalltalk ook online een plek te geven.

Online smalltalk

Momenteel kom je bij ‘het koffieautomaat’ hooguit een verveeld kind, partner of kat tegen. Wat kunnen we doen om deze informele gesprekken toch vast te houden?

Bij Sanne op kantoor wordt een virtuele koffiekamer in Zoom gestart. Een ‘ruimte’ waar je de hele dag ‘binnen kunt lopen’ en even met luchtig met collega’s kunt kletsen. Daarnaast wordt er iedere dag gestart met 30 minuten videobellen met het team. Zonder vaste agenda. Zo is er ruimte voor wat mensen willen delen en een mooi moment voor nieuwe collega’s de sfeer te proeven en een beetje de kat uit de boom te kijken.

Maar ook andere ‘niet-werkgerelateerde’ online momenten inplannen helpt. Smalltalk ontstaat toch vaak aan de lunchtafel of in de wandelgangen. Probeer deze momenten dus ook online op te zoeken. Vraag rond de middagdip ‘spontaan’ iemand om even te videobellen onder het mom van ‘iedereen leren kennen’ of opper om tijdens de lunchpauze een online variant van het potje tafelvoetbal te spelen.

Hoe stel je al je vragen?

Typisch bij de start van een nieuwe baan zijn de vragen die de hele dag voor in je hoofd boven komen drijven. Je voelt je een klein beetje bezwaard om ze te stellen, dus wanneer je ene collega je toevallig aankijkt of vraagt hoe het gaat, grijp je je moment. Je stelt je vragen gebundeld en kunt weer door. Maar hoe pak je dat aan wanneer die momenten er niet zomaar zijn?

“Het is lastig”, vertelt Nina. “Je wil niet voor iedere vraag iemand ‘storen’, maar je moet wel.” En ook het juiste platform vinden voor je vraag is lastig. Mail je voor een kleine vraag? Of is WhatsApp dan handiger? Toch is het belangrijk om echt gebruik te maken van het aanbod, anders ga je zwemmen.

Plan vaste vraag-momenten in

Sanne merkt dat het haar helpt om dagelijks al een geplande videomeeting te hebben. Zo is er altijd een moment om vragen te stellen. Doordat je minder in contact bent met collega’s komen er ook minder vragen in je naar boven. Dat is eigenlijk jammer! De oplossing: zoveel mogelijk toch in contact staan met collega’s. Dan maar ingepland en minder spontaan.

Wat ook kan helpen is duidelijk afspreken via welke kanalen je het best je vragen kunt stellen. Dit kan ook per collega verschillen. Wellicht stel je dringende vragen via Google Hangouts en minder urgente vragen verzamel je voor een videocall aan het einde van de dag.

Het is zoeken naar wat voor jou (en je collega’s) werkt. Open zijn over wat voor jou werkt is hierbij belangrijk. De situatie is voor iedereen nieuw en zoeken. Uiteindelijk weet je zelf het beste wat je helpt en het draait om jou en jouw leerproces. Wees dus duidelijk (ook als je het niet weet) en neem zelf initiatief!

Wat je kunt doen

Ben jij net ergens begonnen en ben je zoekende naar wat kan helpen om je snel thuis te voelen? Vijf tips op een rij:

1. Plan dagelijks vaste contactmomenten in zodat je vragen kunt verzamelen en tijdens dit moment kunt stellen. Zo blijf je niet te lang rondlopen met kleine vragen en kom je verder. Wissel ook af met wie je deze momenten plant, bijvoorbeeld iedere werkdag een andere persoon. Zo ben je sowieso met diverse mensen in contact.
2. Vraag of er een teamoverleg is, bijvoorbeeld een weekopening of afsluiting. Zo krijg je iets mee van de sfeer, rol- en taakverdelingen van het team.
3. Vraag om een buddy, dan heb je altijd iemand om op terug te vallen.
4. Wees je bewust van wie je om hulp vraagt, vraag niet altijd dezelfde persoon. Dit voelt wellicht veilig, maar zo leer je ook geen nieuwe mensen kennen.
5. Zoek ook mensen op met wie je niet direct samenwerkt. Plan bijvoorbeeld een kwartiertje in en ga allebei even wandelend bellen om elkaar te leren kennen.
6. Worden er informele activiteiten georganiseerd? Zoals een lunchspel, yoga-kwartiertje of pubquiz? Sluit aan. Een mooi moment om te observeren en iets mee te krijgen van de informele sfeer op de werkvloer.

Een voorbeeld van Brockhoff Makelaars, waar online aandacht gegeven wordt aan het verwelkomen van een nieuwe collega.

 

Online afscheid nemen

En dan is er ook nog het afscheid nemen van collega’s, online natuurlijk. Geen dikke knuffels, maar wel een online afscheidsborrel. Bij Frankwatching namen we afscheid van onze collega Nine. Ze begint aan een nieuwe baan bij de Universiteit van Wageningen.

Nine: “Het is best vreemd om zo je laatste dagen te hebben. Normaal werk je dan naar een soort deadline toe. Op dat moment moet je je computer hebben opgeschoond, je mobiel gereset en je kluisje leeg. Want na de afscheidsborrel laat je alle apparatuur en sleutels achter. Dat gevoel mist nu een beetje. Gelukkig draagt zo’n online afscheidsborrel wel bij aan het gevoel van closure.”

Begint er in jullie team binnenkort een nieuwe collega? Dan geven deze tips je wellicht inspiratie om iemand, ook op afstand, toch een warm welkom te geven. En heb jij tips voor informeel online contact met (nieuwe) collega’s? Laat het vooral weten in de reacties!