Communicatie

11 tools voor videobellen & online meetings

0

Je team is overal en nergens, maar je wil toch ‘bij elkaar’ zijn. De oplossing: videobellen. Inmiddels zijn veel bedrijven op zoek naar tools om videomeetings te faciliteren. Om je een handje te helpen in deze zoektocht, heb ik onder andere mijn Frankwatching-collega’s gevraagd om hun tips te delen.

Om de werkzaamheden zo goed mogelijk ‘gewoon’ door te laten gaan, zónder naar kantoor te komen, vind je hier een lijstje met elf handige tools.

1. Whereby

Een echte aanrader: de tool Whereby. Hiermee kun je heel makkelijk gewoon in je browser (dus zonder programma) met je teamgenoten videobellen. Het grote voordeel is dat je nergens hoeft in te loggen of een account hoeft aan te maken. Het enige wat je moet doen, is je naam invullen.

Whereby is a flexible tool providing you with video meetings in the browser – no downloads & no logins for guests.

Mijn collega Annika laat hierover weten: “Ik raad Whereby aan, omdat het zo simpel is dat iedereen het kan gebruiken die wel eens een website in een browser bekijkt. Je maakt een room aan, die krijgt een eigen URL en deze kun je delen. Klikken mensen op de link? Dan zitten ze bijna direct bij je in de videocall.”

Accepteer cookies

Met de gratis versie kun je één meeting room opzetten en vier collega’s uitnodigen om te vergaderen. Met een betaalde versie (de goedkoopste is $9,99 per maand) heb je beschikking over meer functies, zoals de mogelijkheid om een speciale link te reserveren voor eigen gebruik.

2. Skype

Skype, misschien wel de bekendste tool voor gratis beeldbellen. Een groot voordeel aan Skype (vind ik zelf) is dat je naast je videochat je ‘typechat’ kunt openen. Hierdoor kun je onder het videobellen bijvoorbeeld linkjes met elkaar delen of aantekeningen maken.

Screenshot van Skype, een tool voor online videobellen.

Skype maakt het nog makkelijker om contact te houden. Praat. Chat. Werk samen.

Waarom zou je het willen gebruiken? Auteur Lars van Dijk licht toe:

  • Je kunt zien wanneer de ander beschikbaar is en je eigen status aanpassen
  • Tegen geringe kosten kun je naar vaste lijnen bellen
  • De verbinding is voorzien van een encryptie

Hier moet je rekening mee houden:

  • Je moet Skype downloaden en installeren op je computer. Daarna moet je ook een account aanmaken.
  • De andere persoon moet ook een Skype-account hebben
  • Je kunt met maximaal 50 mensen tegelijkertijd videobellen
  • Er is een grote bandbreedte vereist om een goede gesprekskwaliteit te waarborgen

3. Miro

Een tip vanuit het artikel ‘22 tools voor online samenwerken‘. De tool Miro, voorheen RealtimeBoard, is een aanrader van auteur Bas Brouwer:

Screenshot van een tip van een auteur voor online samenwerken.

Miro is handig voor productontwikkeling, UX-onderzoek en -design en lean & agile werken. De tool beschikt over een gratis versie.

Je kunt alle soorten bestanden en formats kwijt op één ‘whiteboard’, dat je oneindig kunt uitzoomen. Tegelijkertijd kun je in hetzelfde document videobellen. Handig voor design- en UX-teams.

Screenshot van de tool Miro voor online vergaderen.

4. Zoom

Zoom is een echte business-tool voor videobellen met veel medewerkers tegelijkertijd. Met uitstekende audio- en videofunctionaliteiten. Er kunnen tot 1.000 personen tegelijk videobellen waarnaast er nog 10.000 mee kunnen kijken.

Screenshot van de pluspunten van de tool Zoom.

De basic variant is gratis. Met de gratis versie kun je videobellen met tot 100 personen tegelijkertijd. Een nadeel: je kunt maar 40 minuten achter elkaar beeldbellen. Een goede tip dus voor teams die graag korter en effectiever willen vergaderen. 😛

Wil je meer collega’s en langer vergaderen? Dan is de goedkoopte betaalde optie €13,99 per maand, per host.

De gratis account beperkt vergadersessies weliswaar tot 45 minuten, maar door de coronacrisis wordt de tool voor onderwijsdoeleinden gratis ter beschikking gesteld. Voor het onderwijs is deze tool handig, omdat je je computerscherm kunt delen met andere deelnemers. Dit is handig voor een presentatie, een workshop of bij e-learning.

Over de privacy van deze app kun je hier en hier meer lezen.

5. Microsoft Teams

Microsoft Teams is een beetje vergelijkbaar met Slack. Je kunt makkelijk chatten, vergaderen en bestanden delen. Het grote verschil met Slack: met Teams kun je ook videobellen. Een groeps-chat kun je met één klik omzetten in een videogesprek.

Screenshot van de tool Microsoft Teams.

Microsoft Teams beschikt over een gratis versie.

6. Houseparty

Who’s in the house? In deze app kun je met maximaal acht personen tegelijk videobellen. Iemand uitnodigen om aan het gesprek mee te doen gaat eenvoudig via een linkje, 06-nummer of gebruikersnaam. Een groot nadeel (kan ook een voordeel zijn) is dat iedereen die jouw gebruikersnaam weet zomaar kan ‘inbreken’ in jouw Houseparty. Als iedereen zomaar in- en uitstapt is het natuurlijk lastig om een serieuze meeting te houden.

Wat je wel kunt doen, is je ‘party’ op slot zetten zodra hij vol zit. Dan kunnen er geen andere gebruikers meer worden toegevoegd. Maar, al met al, voelt Houseparty meer aan als een app voor ‘gezellig kletsen’ dan voor serieuze vergaderingen. Over de privacy van de app kun je hier meer lezen.

Accepteer cookies

7. WhatsApp, FaceTime & Duo

Dan, WhatsApp, FaceTime en Duo tezamen in punt 7. Waarom? Omdat deze apps op elkaar lijken, maar veel mensen niet weten dat het aantal personen waarmee je tegelijkertijd kunt videochatten verschilt.

Zelf ben ik fan van Duo, omdat in mijn familie niet iedereen beschikt over een iPhone (FaceTime) en de beeld en geluidskwaliteit beter is dan WhatsApp.

Voordeel: alle drie deze opties zijn gratis.

8. Eyeson

Een tip van collega Arwen: eyeson. Een videomeeting-app die werkt vanuit je browser. Er is dus geen installatie nodig. Andere deelnemers kun je simpelweg uitnodigen via een link. Een handige functionaliteit van deze app is dat je je videomeetings kunt opnemen en bewaren zodat je het overzicht behoudt.

Video calls with no downloads, no lag, no hassle.

Screenshot van de tool Eyeson.

Je kunt eyeson gratis testen. Bevalt het? Dan betaal je voor het goedkoopste abonnement $9,00 per maand. Voor deze prijs heb je één host en kun je vier mensen uitnodigen om te chatten.

9. Hangouts Meet (Google)

Het enige wat je nodig hebt om te vergaderen via Hangouts Meet, is een Google-account. (En natuurlijk een computer met camera, microfoon en internet 😉 ). Het handige aan deze tool, is dat de gesprekken automatisch worden gesynchroniseerd tussen verschillende apparaten. Heb je een vergadering gestart op je computer? Dan kun je gewoon doorgaan met chatten op je telefoon.

Screenshot van de tool Google Hangouts.

Je kunt de proefversie twee weken gratis gebruiken. Mocht het dan iets voor je zijn, kun je het blijven gebruiken voor €4,68 per gebruiker per maand.

Een leuke bijkomstigheid: als je via werk veel gebruik maakt van de Google-producten (Gmail, Agenda, Drive, Documenten, Spreadsheets, etc.) kun je deze programma’s handig naast elkaar gebruiken. Bijvoorbeeld samen in een document werken tijdens het videobellen.

10. WebEx

De tool WebEx is vergelijkbaar met Zoom. Ze laten weten:

Currently, there is an unprecedented increase in remote work happening around the world due to circumstances resulting from COVID-19 (Coronavirus disease). If you’re being asked to work remotely – we’re here to keep your team connected on any device, enabling you to keep work moving from anywhere.

Naast de ‘usual’ functionaliteiten van tools voor videobellen, valt het op dat WebEx zich ook focust op webinars en online trainingen. En goed nieuws: er is een gratis variant. Je kunt hierin met 100 personen tegelijk videobellen en zo lang als je wil.

Screenshot van de tool WebEx.

11. Join.me

Deze online tool voor videomeetings lijkt qua functionaliteiten en werking op Whereby. Je kunt via deze tool makkelijk je scherm delen, waardoor je ook gewoon je presentatie kunt houden. Of als je wil uitleggen hoe bijvoorbeeld iets op je website werkt, kun je dat makkelijk laten zien.

Een leuke toevoeging: je kunt Join.me ook inzetten voor je webinars. Je kunt alle functionaliteiten gratis proberen, maar de tool zelf beschikt niet over een gratis versie. De goedkoopste versie, met maximaal vijf deelnemers, kost je €9,00 per maand.

Benieuwd naar nog meer tools? Via dit grid kun je met een paar filters overzichtelijk zien welke tools bijvoorbeeld geschikt zijn voor kleine bedrijven of een hoge performance hebben.

Tips vanuit de community

In de reacties en via social media hebben we nog een aantal interessante tips ontvangen. Zo kun je via Slack ook videobellen, wordt Crovv Videoconference genoemd en Jitsi als fijne open source videotool:

Accepteer cookies

Accepteer cookies

Via de mail ontving ik ook nog een tip: Meet, de enige Europese oplossing die 100% open source is. Onder andere Duitse universiteiten maken gebruik van deze software van Kopano om zeker te zijn van de privacy.

Tips voor een effectieve videomeeting

Eenmaal een tool gekozen? Dan deel ik graag nog een aantal tips voor een optimale videochat.

Frankwatching-visual waarop je mensen ziet videobellen.

1. De basis op orde

Voor de hand liggend, maar wel belangrijk. Zorg voor:

  • Een goede internetverbinding
  • Genoeg licht, zodat je zichtbaar bent
  • Een gedegen camera en microfoon
  • Rustige achtergrond
  • Zo min mogelijk afleiding

Vooral het laatste punt is belangrijk. Zelf merk ik ook dat je tijdens een videomeeting veel sneller bent afgeleid dan in een ‘echte’ meeting. Mede door je telefoon die naast je ligt en andere programma’s die open staan in je browser. Sluit de programma’s en apparaten die je niet nodig hebt tijdens de meeting dus af.

2. Vertrouwen

Naast een handige tool, is ‘vertrouwen’ belangrijk, schrijft Bart Nijhuis in zijn artikel. “In principe kun je veel ideeën prima over de mail en chat bespreken. In de praktijk vinden we het toch fijn om even face-to-face of via een videoverbinding met elkaar te praten. Als je je gehoord voelt tijdens zo’n gesprek, zul je uiteindelijk meer je best doen.

Maar online zie je dat het vertrouwen vaak ontbreekt. Dat heeft soms technische oorzaken (stress, kan ik wel verbinding maken, kan ik de andere deelnemers goed zien, wat zei je ook alweer?).” Lees hier meer >

3. Maak afspraken

Het is natuurlijk heel irritant als iedereen tegelijk begint te praten. Daarom is het goed om afspraken met elkaar te maken. Wijs bijvoorbeeld een gespreksleider aan en laat elkaar uitpraten. Wat ook helpt (misschien voelt het in het begin een beetje gek) is om het aan te geven als je iets wil zeggen. Steek bijvoorbeeld je hand op of verstuur een 👋 in de chat.

4. Reserveer genoeg tijd voor je meeting

Het blijft altijd even stoeien. Heeft iedereen de camera aan staan? Doen de microfoons het? Nog even op zoek naar een koptelefoon of de oortjes nog even uit de knoop halen… Zorg dat je hier rekening mee houdt. Plak een kwartier of halfuurtje extra in voor je meeting. Beter korter dan gedacht, dan langer dan gepland.

5. Oefening baart kunst

We werken pas sinds kort thuis, maar ik merk het nu al: hoe vaker je videobelt, hoe ‘normaler’ het is.

Heb jij nog een mooie tooltip voor online vergaderen? Laat dan vooral een reactie achter!