Een professioneel webinar organiseren? Gebruik dit handige 8-stappenplan

Wil je als organisatie een kwalitatief hoogstaand webinar organiseren? Of je fysieke evenementen vervangen voor een waardige online variant? Met een studiowebinar til je de kwaliteit van je online evenement al snel naar een professioneel niveau: inhoudelijk én technisch. Maar wat heb je – behalve de studio – nodig om een webinar te organiseren? In dit artikel bespreek ik 8 stappen.

Wat is een studiowebinar en voor wie is dit een goed middel?

Een webinar is een online variant van een seminar: deelnemers kunnen overal waar zij willen het webinar bijwonen via hun digitale device zoals hun laptop op tablet. Tijdens het webinar kunnen deelnemers vragen stellen. Door het online aspect van een webinar, kan de opname- en uitzendlocatie verschillen. Deze locatie zou een studio kunnen zijn. Dan spreken we van een studiowebinar.

Een studiowebinar kan geschikt zijn voor organisaties waar een fysiek event niet door kan gaan, organisaties die internationaal werken en een internationale doelgroep willen bereiken of als om een andere reden een digitaal event de beste oplossing is om de doelgroep op professionele wijze te bereiken.

Diverse bedrijven in Nederland bieden webinars vanuit de studio aan, denk bijvoorbeeld aan de Rabobank, a.s.r. verzekeringen of het UWV.

Stap 1. Bereid je goed voor en begin op tijd

Eén van de redenen waarom je kiest voor een studiowebinar is de professionele uitstraling die je nastreeft als organisatie in al je communicatie-uitingen. Nu je events online plaats moeten vinden vanwege de coronamaatregelen, wil je de brand identity waar je jaren aan hebt gewerkt ook consistent doorvoeren en de kwaliteit hiervan bewaken. Geen gestuntel dus met beeld, geluid of gebrekkige wifi-verbindingen van sprekers die vanuit huis hun verhaal doen.

Met een studiowebinar leg je de lat technisch hoog, maar je wil natuurlijk ook dat de inhoud klopt en dat de sprekers goed beslagen ten ijs komen. Begin daarom op tijd. Voor de studiowebinars die we organiseren, beginnen we doorgaans 8 weken van tevoren met de voorbereidingen.

Stap 2. Maak een projectplan met planning en begroting

Maak een projectplan. Dit helpt je om intern de handen op elkaar te krijgen voor het studiowebinar. En, niet onbelangrijk, om het budget vrij te spelen. Want aan een professionele communicatie-uiting als een studiowebinar hangt natuurlijk een prijskaartje. Dat hoeft overigens beslist geen showstopper te zijn. Als je maar kunt aantonen wat het doel is van je webinar, welke doelgroep je voor ogen hebt en wat je denkt te bereiken. Verder is onze ervaring dat de kosten van een studiowebinar doorgaans lager liggen dan die van fysieke events, waardoor je geld kunt besparen als je dit zou willen.

Uiteraard heb je ook op een andere manier contact met je doelgroep, dus dat is wel iets om mee te nemen. Houd er verder rekening mee dat veel collega’s niet precies weten wat een studiowebinar is en wat ze zich daarbij moeten voorstellen. Om collega’s intern enthousiast te maken, kun je bewust foto’s en voorbeelden van streams laten zien van andere organisaties. Zo krijgen je collega’s er letterlijk beeld bij.

Stap 3. Selecteer direct een technische samenwerkingspartner

Ga je voor het eerst een studiowebinar organiseren? Maak dan een prioriteit van het vinden en selecteren van je technische samenwerkingspartner. Heb je professionals in huis op het gebied van video en audio? Top. Heb je deze niet? Ga dan niet zelf proberen om het wiel uit te vinden.

Goed geluid is een voorwaarde voor een succesvol studiowebinar. Als het geluid niet goed is tijdens je webinar, storen mensen zich daaraan en haken ze vaak af. Ook voor de beelden heb je professionals nodig die vanuit meerdere cameraposities kunnen filmen. Houd bij alles in je achterhoofd dat een studiowebinar meer lijkt op een opname van Jinek, dan op het webinar waarbij je achter je laptop kruipt met een PowerPoint-presentatie.

De crew

Om je een idee te geven, bij onze studiowebinars is de volgende crew aanwezig:

• Een presentatrice die als gespreksleider van het webinar functioneert.
• Tussen de één en vier tafelgasten, die inhoudelijke onderwerpen behandelen tijdens het webinar.
• Een technisch regisseur: iemand achter de knoppen die regie voert over beeld en geluid en alles wat er binnen ‘het totaalplaatje’ gebeurt tijdens het studiowebinar.
• Een producer: er is iemand in de studio aanwezig ‘op de vloer’ die zorgt dat alles volgens plan en planning verloopt en die de presentatrice en tafelgasten instructies geeft.
• Een projectleider, die verantwoordelijk is voor de realisatie van het totaalplan: van voorbereiding en promotie, tot uitzending en nazorg.
• Een geluidstechnicus, die zorgt dat alle microfoons aanstaan en checkt of de geluidskwaliteit in orde is.
• Twee cameramensen die in totaal 3 camera’s bedienen, omdat je soms ‘recht vooruit’ wil filmen en soms shots wil maken van de zijkant.

Stap 4. Bepaal je decor en locatie: hoe en waar ga je streamen?

Bij een studiowebinar kun je natuurlijk zelf kiezen waar je die studio inricht. Ga je een studio inrichten in je eigen organisatie? Ga je naar een externe locatie, zoals De Gasfabriek in Deventer? Of ga je naar de studio van je technische partner en richt je daar de studio in volgens je huisstijl? Kortom: wat wordt je decor, hoe en waar ga je streamen? Wij hebben gekozen voor de bestaande studio van onze technische partner Say Yeah, waar we de mogelijkheid hebben en hadden om de brand identity van KroeseWevers door te voeren.

Stap 5. Interne en externe communicatie: begin op tijd en stuur waar nodig bij

Het succes van je studiowebinar bestaat gedeeltelijk uit je bereik. Hoeveel mensen kun je uit je doelgroep bereiken? En hoeveel bezoekers melden zich aan en schuiven daadwerkelijk online aan tijdens de livestream? Om de slagingskans te vergroten, is het belangrijk om op tijd te beginnen met het opzetten van je interne en externe communicatie.

Bij onze studiowebinars beginnen we 4 tot 6 weken van tevoren met het communiceren over het studiowebinar. We zorgen eerst dat de interne organisatie geïnformeerd is: collega’s lezen via ons medewerkersportaal of via een interne mailing wat de plannen zijn en voor welke klanten het webinar interessant is. Vervolgens richten we zo snel mogelijk ook onze externe communicatiekanalen in. We maken doorgaans een eventpagina op onze website waar mensen zich kunnen aanmelden. We bereiden een mailing voor, voor (potentiële) klanten. En we gebruiken vaak onze socialmedia-kanalen om de doelgroep te interesseren om deel te nemen.

In de eerste 2 weken zien we direct of er genoeg animo is en of de inschrijvingen goed lopen. Moeten we een tandje bijschakelen? Dan is er nog tijd genoeg om ook betaalde media in te kopen, bijvoorbeeld social advertising. Hierbij kijken we goed via welke kanalen we de doelgroep goed kunnen bereiken.

Stap 6. Brainstorm over de vorm en inhoud van je studiowebinar

Het thema van je studiowebinar weet je al, en je weet ook al wat je ermee wil bereiken bij je doelgroep. Om te zorgen dat de boodschap ook overkomt, moet je nadenken over de vorm en inhoud. En het liefst ook over hoe de vorm en inhoud elkaar kunnen versterken, zodat je de online bezoeker kunt blijven binden en boeien tijdens het webinar. De volgende voorwaarden geven wat handvatten bij het bespreken van de vorm en inhoud van je webinar:

• Geef je online sessie dynamiek. Zorg voor wisselende settings en presentatievormen, waarin je informatie deelt. Van een rondetafelgesprek met meerdere tafelgasten en een-op-eeninterviews, tot korte presentaties ondersteund door een PowerPoint-presentatie of filmpjes. Alles kan. Bij een webinar over beoordelingsgesprekken van medewerkers, hebben we zelfs één van onze klanten laten aanschuiven om ervaringen uit de praktijk te delen.
• Reserveer maximaal één uur. Online sessies vragen veel aandacht en energie van je bezoeker. Maak de studiowebinars daarom niet te lang. Wij hanteren doorgaans 1 uur. Als we dit communiceren in onze uitnodiging, houden we ons hier ook aan en laten we het webinar niet uitlopen.
• Selecteer de juiste tafelgasten. Wie heeft de kennis en expertise? En is hij of zij ook iemand die zich prettig voelt voor de camera? Informeer bij je gesprekspartners of ze mee willen werken als inhoudelijk expert aan het studiowebinar. En leg uit wat je daarbij van ze verwacht.
• Bepaal hoe je met vragen omgaat. Kunnen bezoekers tijdens het webinar vragen stellen? Bepaal dan vooraf hoe je hiermee omgaat en ruim hier eventueel tijd voor in, zodat je de vragen kunt behandelen.

Stap 7. Maak een draaiboek en houd een testsessie

Leg in een draaiboek vast wat de exacte inhoud wordt van het studiowebinar. En zorg dat iedere tafelgast weet wat er op welk moment tijdens het webinar van hem of haar verwacht wordt. Om te zorgen dat het studiowebinar goed verloopt, is een testsessie onmisbaar. Onze ervaring leert dat zo’n testsessie vooral goed werkt als je het op dezelfde dag als het daadwerkelijke webinar doet. We plannen 2 uur van tevoren een testsessie van een uur. Er is dan een uur over om nog even op adem te komen en de laatste dingen te regelen/optimaliseren. Het voordeel is dat sprekers en gasten maar één keer tijd vrij hoeven te maken voor het webinar. Het goede gevoel en het zelfvertrouwen van de testsessie ligt nog vers in het geheugen en nemen ze mee naar het live studiowebinar.

Stap 8. Evalueer, leer, optimaliseer en standaardiseer

Een studiowebinar is, als je het eenmaal hebt gedaan, heel goed te standaardiseren. Welke stappen moet je zetten, wanneer zet je deze en wat kan er beter of anders de volgende keer? Houd daarbij de volgende 4 principes aan:

• Evalueer. Evalueer de resultaten ten opzichte van de gestelde doelen. Hoeveel mensen hebben zich gemeld voor het webinar? Hoeveel no-shows waren er? En is dat binnen de gebruikelijke bandbreedte van 20 tot 30% no-shows? Hoe vaak is het webinar achteraf bekeken toen het live stond op de website?
• Leer. Bespreek deze resultaten met je team en je technische samenwerkingspartner. Wat zijn de gezamenlijke bevindingen, lessen en ervaringen?
• Optimaliseer. Moet je bepaalde doelen bijstellen? Moeten processen of planningen anders worden ingericht? Kijk waar je kunt optimaliseren.
• Standaardiseer. Leg wat je doet nauwkeurig vast, zodat je het organiseren van een succesvol studiowebinar standaardiseert. Het standaardiseren heeft als voordeel dat je de organisatie ervan makkelijk kunt overdragen en samen dezelfde doelen en kwaliteit nastreeft.

Eindejaarstip

Ook een eindejaarsevent, strategie-sessie voor 2021, pubquiz of muziekbingo kun je vanuit een studio organiseren. Een leuke sociale activiteit, op een persoonlijke en interactieve manier kan op dit moment het verschil maken. Collega’s missen elkaar, speel hier creatief op in door echt te verbinden, bijvoorbeeld met behulp van een live-event vanuit een studio. Verder vind je hier meer tips om collega’s betrokken te houden. Wat ga jij doen?