Chocoladereep, pubquiz of corona-enquête: zo houd je collega’s betrokken

Als de coronacrisis één ding duidelijk maakt, dan is het hoe belangrijk interne communicatie is. De afstand zorgt ervoor dat interne communicatie opeens dichterbij komt dan ooit. Verschillende organisaties, groot en klein, hebben de afgelopen maanden laten zien wat werkt om medewerkers betrokken te houden vanuit huis. In dit artikel sta ik stil bij zes voorbeelden en manieren om collega’s te betrekken én betrokken te houden terwijl zij thuiswerken.

1. Weet wat er speelt bij je collega’s

Je weet natuurlijk nooit wat er écht in het hoofd van je collega’s omgaat, maar als je elkaar regelmatig ziet en spreekt, merk je sneller op hoe het met iemand gaat en wat er speelt. Hoe hou je een oogje in het zeil en check je of het goed gaat met je medewerkers als ze thuiswerken?

Op social media zag ik veel voorbeelden voorbij komen met screenshots van videomeetings en calls om met elkaar in contact te blijven. Ook las ik over diverse onderzoeken over het effect van thuiswerken op werknemers en hoe organisaties hun medewerkers hierbij beter kunnen ondersteunen.

COVID19-enquête over thuiswerken

Samen met mijn team ben ik verantwoordelijk voor marketing en communicatie. Daarom besloten we in samenwerking met Effectory een COVID19-enquête uit te voeren onder medewerkers, met als doel om te toetsen:

• Hoe het met collega’s gaat
• Hoe zij het thuiswerken ervaren
• Of zij effectief thuis kunnen werken
• Waar zij tegenaan lopen
• Hoe zij vinden dat de organisatie met de situatie omgaat

We stuurden 340 collega’s een uitnodiging per mail met het verzoek om aan de enquête deel te nemen. In nog geen 48 uur tijd vulde 73 procent van de collega’s de enquête in. We hebben er bewust voor gekozen om de enquête slechts twee dagen open te stellen, zodat de organisatie ook snel kon anticiperen op de resultaten.

Resultaten

Uit de resultaten bleek dat collega’s over diverse zaken heel tevreden waren, zoals de voorzieningen om goed thuis te kunnen werken, de samenwerking met en de inspanningen van collega’s en over de communicatie en het beleid.

Maar het bleek ook dat collega’s het ‘echte contact’ missen, het even bij elkaar binnen lopen om te overleggen of vragen hoe het gaat. Ook missen ze de vrijdagmiddagborrels en gezellige uitjes met elkaar.

Op basis daarvan hebben we besproken hoe we hier toch een alternatieve invulling aan kunnen geven. We hebben bijvoorbeeld besloten om (op regelmatige basis) een online pubquiz te organiseren. Kortom, we kregen als organisatie duidelijke feedback en concrete aanknopingspunten om mee aan de slag te gaan.

Over de enquête en in het bijzonder de resultaten hebben we live een interne update georganiseerd om medewerkers hierover te informeren. Zo konden we toch, ondanks het thuiswerken, open communiceren en duidelijkheid scheppen, onzekerheid en zorgen wegnemen en met elkaar verbonden blijven.

Uiteraard niet alleen hierdoor, maar het is een onderdeel van de totale communicatiestrategie.

2. Eén persoon als woordvoerder en een coördinatieteam

De honger naar informatie is groot als mensen onzekerheid of onrust ervaren. Als je weet welke vragen medewerkers hebben, dan kun je veel van hun zorgen en onzekerheid wegnemen met communicatie.

Probeer te voorkomen dat iedereen communiceert en mensen overspoeld worden met informatie. Het is aan te raden om één iemand aan te wijzen die namens je organisatie of een afdeling aanspreekpunt en woordvoerder is. Zo kun je voorkomen dat er een spinnenweb aan initiatieven en informatiestromen ontstaat.

Daarom kozen we in onze organisatie voor een corona-coördinatieteam met daarin mensen van de afdeling Marketing & Communicatie, HR, maar ook iemand van de directie. Verder hebben we directe lijntjes met sleutelpersonen van de hoofddiensten en afdelingen waarmee we (vakinhoudelijk) direct schakelen als dit nodig is.

3. Livestreams met persoonlijke updates

In onzekere tijden hebben mensen nog meer dan anders behoefte aan leiderschap, aan persoonlijk contact dat dichtbij en vertrouwd voelt. Voor ons hét moment om niet alleen te communiceren met tekst, maar om ook livestreams in te zetten.

In de eerste livestreams via MS Teams sprak onze voorzitter van het Dagelijks Bestuur onze collega’s toe samen met sleutelfiguren in de verschillende regio’s.

De belangstelling is overweldigend: aan de eerste livestream nam direct 90% van de collega’s deel. Hiervoor plaatsten we een aankondiging op het medewerkersportaal en vervolgens stuurden we collega’s een persoonlijke uitnodiging per mail om deel te nemen.

Wie de video-update had gemist kon deze terugkijken via een link die na afloop op het medewerkersportaal werd gedeeld. De video-updates waren zo’n succes, dat we deze blijvend inzetten.

4. Bloemen, chocola of fruit: afgezaagd?

Je hebt ze vast voorbij zien komen op de LinkedIn, de eindeloze stroom medewerkers die een foto plaatsten van de verrassing die ze kregen van hun werkgever. Absolute favorieten als blijk van waardering: bloemen, fruit en chocola.

Origineel zijn is niet het doel van een blijk van waardering: als werkgever schenk je aandacht aan je mensen, het is een gebaar, een moment. En doorgaans waardeert iedereen dat. Dus doen? Zeker weten!

5. Vraag collega’s om foto’s te maken van hun thuiswerk-situatie

Terwijl je alleen zit thuis te werken, maak je samen een bijzondere tijd door. Deel dat met elkaar. Vraag collega’s om foto’s te maken van hun thuiswerk-situatie, zo breng je mensen die op afstand werken ook op dit soort manieren bij elkaar. In een collage bijvoorbeeld.

Wij deden het om een gevoel van saamhorigheid te creëren met onze eigen collega’s, maar ook om aan onze klanten te laten zien dat we ondanks de coronacrisis dichtbij zijn en voor hen klaar staan (of zitten). Intern deelden we meer van dit soort foto’s en we vroegen collega’s om thuiswerktips met elkaar te delen.

Ook online verschenen verschillende collages, waarin organisaties en hun medewerkers zichzelf toonden aan de buitenwereld als één front. Adwise deed het op Koningsdag, met een ode aan de ‘koningen en koninginnen in het digitale koninkrijk’.

Op een leuke, luchtige manier geef je zo een gevoel van saamhorigheid en verbondenheid weer. Leuk bijkomend effect? Je ziet je collega’s ook eens op een andere manier. Met katten, honden, kinderen, in hun eigen omgeving en in ons geval – en voor de accountancy best bijzonder – zonder het strakke maatpak.

Casual, maar niet te casual zoals Good Morning America-presentator Will Reeve gebeurde 😉.

6. Online bingo’s of een pubquiz: digitaal socializen vanuit huis

Werk is niet alleen werk: het heeft ook een hele sociale functie. Als je fulltime werkt, breng je soms meer tijd met je collega’s door dan met je eigen partner. Nu iedereen thuiswerkt, missen mensen de sociale interactie, de kantoorhumor en de gesprekken die even niet over werk gaan.

Want in al die calls is het to the point en efficiënt overleggen: dat is nodig, nuttig, maar niet per se gezellig. (En dat digitale overleggen, levert overigens al een bingo op zichzelf op: de ‘thuiswerk video call bingo’)

Het digitale socializen is leuk én belangrijk om collega’s te betrekken en betrokken te houden. Natuurlijk is niet iedere collega ‘in’ voor een online pubquiz of bingo en dat is prima. Voor veel collega’s is het wel een welkome afleiding of toevoeging aan hun werkweek. En zo’n online bingo of pubquiz is weer prima te combineren met een klein aardigheidje: lekkere borrelhapjes cadeau.

Bij het organiseren van een online pubquiz kan menig organisatie een voorbeeld nemen aan Coolblue. Ze bouwden niet alleen een klein digitaal feestje met hun werknemers, maar ze maakten via social media heel veel anderen deelgenoot van dit stukje digitale werkplezier vanuit huis.

Ook wij organiseerden onze eigen online pubquiz: 107 collega’s deden mee. Een behoorlijke opkomst op de vrijdagmiddag met bijna een derde van onze collega’s.

Gebruik het thuiswerken om je interne communicatie te vernieuwen

In je interne communicatie kun je nu als marketing- en communicatieteam flinke stappen zetten. Iedereen in de organisatie, op alle niveaus, ervaart hoe succesvol de inzet van dit soort technologie is om te kunnen samenwerken, elkaar te informeren en samen de sociale contacten en het werkplezier op peil te houden vanuit huis.

Met de dingen die je nu inzet, maak je de weg vrij om in sneltreinvaart te innoveren. De interne video-update waarin onze voorzitter van het Dagelijks Bestuur collega’s bijpraat is absoluut een blijvertje, net als de pubquiz. Maar we hebben nu ook onze plannen voor het maken van podcasts en webinars kunnen concretiseren.

Zonder deze coronacrisis hadden we meer tijd nodig gehad om onze interne stakeholders te overtuigen van de toegevoegde waarde.