Het event-landschap is definitief veranderd: minder opkomst, meer kansen

We kunnen er niet omheen. Het evenementenlandschap is definitief veranderd. Dat klinkt heftig maar biedt ook volop kansen. In het najaar van 2022 was het aanbod van zakelijke evenementen overweldigend. Het kon weer! Maar de opkomst bij veel zakelijke evenementen viel tegen. Hoe kan dat? Alles was toch weer als vanouds?

Na jaren van lockdowns in het hoogseizoen van zakelijke evenementen konden we eindelijk weer bij elkaar komen. En dat hebben we geweten. Zo ongeveer elke organisatie ging los op de agenda’s van de werkende mens. Inhaalevenementen, nieuwe evenementen, gecombineerde evenementen, XL-versies van evenementen. Met gemak konden we elke dag naar twee zakelijke evenementen afreizen.

Ai, minder bezoekers dan verwacht

Maar dan. Het aantal inschrijvingen valt tegen. Een trend die hand in hand gaat met hoe werken is veranderd. We mogen weer naar kantoor maar de behoefte om elke dag op kantoor te werken is er niet meer. We kennen inmiddels allemaal de voordelen die (deels) thuiswerken oplevert.

• Minder reistijd
• Kleinere ecologische voetafdruk
• Effectiever inzetten van de beschikbare tijd
• Combineren van privé en zakelijk leven

Bij evenementen zien we een vergelijkbare ontwikkeling. De bereidheid om een dag naar een centrale plek in het land te reizen is niet meer zo groot als vóór corona. Dat zien en horen we om ons heen terug in de bezoekersaantallen van zakelijke evenementen. We horen regelmatig getallen als 20%, 25% of zelfs 30% minder bezoekers tijdens zakelijke evenementen. En dat kan pijn doen. Denk aan een half lege evenementlocatie en ongebruikte catering.

Hybride evenementen, voor niemand écht leuk

Een hybride evenement is een combinatie van een online- en offline evenement en kwam op tijdens de Covid-pandemie. Geef mensen de keuze om naar de locatie te komen of om online deel te nemen. Deze variant heeft echt voordelen. Je stelt je flexibel op en laat jouw doelgroep kiezen wat ze prettig vinden.

Voor wie organiseer jij jouw evenement?

Maar dan de belangrijke vraag: voor wie organiseer jij het evenement écht? Organiseer je vooral voor de mensen die graag naar jouw evenementlocatie komen of organiseer je vooral voor de online deelnemers? Een evenement maken voor online publiek is wezenlijk anders dan voor offline publiek. Online publiek is steeds één klik verwijderd van afhaken. Je zult moeten blijven boeien. Zij accepteren geen lange onderbrekingen. En zit jouw publiek te wachten op een dag(deel) vullend programma via een beeldscherm? En dat terwijl fysiek aanwezig publiek juist graag wil netwerken.

Kortom: hybride events kunnen een prima (nood)oplossing zijn, maar er kleven grote nadelen aan deze variant.

Einde van fysieke evenementen?

Is deze ontwikkeling het einde van fysieke evenementen? Absoluut niet. Er zal altijd behoefte blijven om te netwerken met vakgenoten. We kunnen heel veel mooie online oplossingen verzinnen (en dat doe ik elke dag ;-)), maar er zal altijd behoefte zijn om handen te schudden, elkaar in de ogen te kijken en geïnspireerd te worden tijdens een mooi en leuk evenement.

Maar misschien gewoon iets minder vaak. Eén keer per jaar naar Utrecht, Amsterdam of Den Bosch in plaats van 2, 3 of zelfs 4. Dat is dus ook nog maar één keer file, drukke treinen en laat thuis.

Evenement niet als een nachtkaars uit

Er is nog een uitdaging die we veel zien. We zijn druk met het organiseren van een evenement en werken toe naar dat ene moment. De dag dat alles samenkomt en er een mooi evenement moet staan. Chapeau. Maar wat gebeurt er de rest van het jaar? Maar al te vaak gebeurt er weinig tot niks rond het onderwerp en gaan we als evenement professionals weer “aan” op het moment dat de voorbereidingen voor de volgende editie starten. Elke editie opnieuw kost het weer moeite om jouw doelgroep te activeren om naar het evenement te komen.

Terug naar de tekentafel

Met alle ervaringen van de afgelopen bijzondere jaren in het achterhoofd zit er maar één ding op. Terug naar de tekentafel. Wat moet er gebeuren om een doelgroep te inspireren en te activeren? Hoe vind je de juiste balans tussen online en offline evenementen die past bij de verwachting en wensen van jouw doelgroep?

Hybride evenementkalender

Een hybride evenementkalender is de jaarkalender van evenementen met een ultieme balans en samenhang tussen online en offline, passend bij de behoefte van jouw doelgroep van nu. De hybride evenementkalender maakt deel uit van de marketing- en communicatiestrategie.

Als eerste stap is het zaak om jezelf af te vragen waarom je evenementen organiseert, wat de belangen van jouw doelgroep zijn en hoe je hierin voorziet. Wat is de doelstelling van jouw evenementkalender? Op deze vraag zijn verschillende antwoordmogelijkheden te formuleren:

• Inspireren
• Informeren
• Relaties op- of uitbouwen
• Leadgeneratie

Inspireren en faciliteren

Het uitgangspunt van de hybride evenementenkalender is: inspireren en faciliteren. Inspireer jouw achterban met echt toonaangevende onderwerpen en sprekers. Wees prikkelend. Verbaas je achterban. Daarnaast is faciliteren belangrijk. Faciliteren om bij te praten, na te denken, jezelf te ontwikkelen. Zorg voor de juiste balans tussen van theorie en praktijk. Niet eenmalig, maar het jaar rond.

Bouw een community

Zorg voor een community in plaats van een eenmalige bezoeker. Hoe je dat doet? Door het hele jaar “aan” te staan in plaats van in aanloop naar het evenement. Laat van je horen. Betrek jouw achterban. Organiseer ook kleinere, makkelijk te consumeren, activiteiten.

Wat kun je nog meer doen?

Ben je gewend om een of meerdere fysieke evenementen te organiseren? Mogelijk is het voor jouw doelgroep voldoende om één keer per jaar tijdens een inhoudelijk sterk evenement geïnspireerd te worden door toonaangevende sprekers en te netwerken met vakgenoten. Wat kun je nog meer doen?

Themagerichte online evenementen

Organiseer door het jaar themagerichte online webinars, talkshows of workshops waarin je een specifiek onderwerp uitdiept. Dit kan in presentatievorm of in de vorm van een online talkshow. Zorg voor goede tafelgasten waarmee je in 30 tot 60 minuten het onderwerp uitdiept. Voordelen: geen reistijd, korte tijdsinvestering en volop interactief.

Deze online evenementen kun je prima verspreid door het jaar organiseren. Is deze aanpak niet effectiever dan op één dag achter elkaar 5 tot 8 sessies organiseren?

Podcast

Organiseer je een evenement met toonaangevende sprekers? Neem vooraf met alle sprekers podcasts op die samen een serie vormen met als ultiem hoogtepunt het evenement wat jij organiseert. Sluit de afleveringen af met een mooie call-to-action naar het evenement. Een mooie trigger om naar het evenement te komen en waardevolle content die blijft bestaan.

Kijkradio tijdens het evenement

Organiseer je een evenement met toonaangevende sprekers? Maak (kijk)radio tijdens het evenement. Interview jouw sprekers en bezoekers. Maak waardevolle content die nog lang na het evenement te consumeren is.

Bovenstaande lijst zijn slechts voorbeelden. Jouw hybride evenementkalender wordt gevuld met activiteiten die bij jouw doelgroep passen. Doe daarom gedegen onderzoek.

Promotie

Door het hele jaar activiteiten te organiseren en jouw doelgroep actief te betrekken maak je de promotie voor een groot jaarevenement ook makkelijker. Je beschikt volop over content en je achterban is al geactiveerd.

Uitdagingen

Elke vernieuwing komt met uitdagingen. Uitdagingen die we veel voorbij zien komen zijn:

• We doen het al heel lang op deze manier
  Elke verandering is spannend. Het is moeilijk om gewoontes die soms al decennia lang bestaan te doorbreken. Maar teruglopende deelnamecijfers zijn een duidelijke indicator. Neem jouw achterban mee in jouw overwegingen. Zorg dat je transparant bent. Maak de nieuwe activiteiten die je ontplooit zo makkelijk mogelijk.
• Budgetverdeling
  Wat kosten al die nieuwe initiatieven? Gemiddeld genomen kunnen we zeggen dat het tegen elkaar weg te strepen is. Onder aan de streep doe je wat minder met fysieke evenementen terwijl je hier kleinschaligere online activiteiten aan toevoegt.
• Technisch lastig
  Sommige ideeën zullen vragen om specifieke kennis. Maar je kunt ook veel zelf. Door onderzoek te doen, zelf deel te nemen aan verschillende activiteiten en de juiste hulp in te schakelen is er veel mogelijk.

Aan de slag

Voor de eventprofessionals zijn er mooie tijden aangebroken. Onderzoeken, experimenteren, communiceren en vernieuwen. Maar er zijn ook activiteiten bij waar je laagdrempelig mee kunt starten. Begin bij het begin. Zorg voor een zachte landing bij jouw doelgroep. Waar begin jij?