Asynchroon of synchroon werken: wanneer kies je welke samenwerkingsvorm?

Workations, geen overuren maken en werk niet meer meenemen naar huis: werknemers in Nederland bewegen steeds meer naar een gezonder werkgedrag. Werknemers optimaliseren hun werkdag om op een lijn met hun team te zitten en een productief teamlid te zijn. Asynchrone samenwerking draagt hieraan bij.

Asynchroon samenwerken houdt in dat mensen samenwerken totdat een resultaat of doel is bereikt, maar zonder dat de samenwerking aan een specifieke tijd is gebonden. Of je nu in verschillende tijdzones werkt, of een balans probeert te vinden met je persoonlijke verplichtingen, deze manier van samenwerken maakt het mogelijk om af te wijken van de 9 tot 5-routine. Asynchroon werken maakt samenwerken daarnaast inclusiever en effectiever, met name voor teams die hybride werken.

In de discussie omtrent synchroon en asynchroon samenwerken is het wat mij betreft dan ook niet een kwestie van of – of, maar en-en. Beide samenwerkingsvormen hebben zo hun nut. De kunst is om ze zo in te zetten dat je team er optimaal van profiteert.

Vergader met mate

In deze context is het wel noodzakelijk dat we eerst een denkfout rechtzetten. Ik doel hier op de denkfout dat vergaderen een synoniem is van samenwerken. Samenwerken is samen iets creëren of samen aan iets werken. Vergaderingen kunnen ook puur over communicatie gaan. We zouden twee keer moeten nadenken voordat we een vergadering plannen voor een gezamenlijke activiteit.

Onderstaand een aantal voorbeelden van activiteiten waar asynchroon samenwerken uitblinkt.

• Een taak kan vaak eenvoudiger verdeeld of uitgelegd worden via visuele documenten, foto’s of een video.
• Worden de statusupdates via communicatiekanalen zoals Slack, chat of een e-mail gedeeld? Een asynchrone samenwerking helpt een team om zich efficiënt voor te bereiden, voordat ze bijeenkomen.
• Asynchroon feedback verzamelen in online of visuele documentatie is inclusiever en transparanter. Elk teamlid doet het in zijn eigen tempo, zonder druk van het team of een leidinggevende te ervaren. Hierdoor voelt elk individu meer bereidheid om gedachten en ideeën te delen.

Synchroon samenwerken is nog steeds een must

Tegelijkertijd zijn er ook activiteiten die juist wel om synchroon werken vragen. Online, maar ook face-to-face. Niet voor niets heeft hybride werken, met één tot twee werkdagen op kantoor, nog steeds de voorkeur voor Nederlandse werknemers. Thuiswerken biedt werknemers flexibiliteit, maar het is duidelijk geen vervanging voor een face-to-face-gesprek of interactie met collega’s. Om de tijd samen zo goed mogelijk te benutten, moeten teams wel van tevoren bepalen welke samenwerkingsactiviteit op de agenda staat. Zo is het doel van die dag op kantoor voor iedereen duidelijk.

Asynchroon of synchroon: hoe kies je?

Wanneer kies je nu voor het een of het ander? Dat zal niet voor elke organisatie helemaal hetzelfde zijn, maar jezelf de volgende vragen stellen geeft een goede indicatie:

1. Is de samenwerkingsactiviteit urgent of gevoelig?
   In dit geval wordt asynchrone samenwerking beter geminimaliseerd om vertragingen te voorkomen. Teams concentreren zich het best wanneer er sprake is van realtime connectie. Zo kunnen ze snel brainstormen en afstemmen om vervolgens een weloverwogen beslissing te maken.
2. Lanceer je een nieuw project?
   Asynchroon samenwerken kan het bespreken van doelen voor het komend jaar, het terugblikken op activiteiten van het afgelopen jaar en het vieren van behaalde doelen van het team versterken. Door op voorhand samen te werken, zorg je ervoor dat elk teamlid gehoord wordt. De ideeën die asynchroon zijn verzameld, kunnen vervolgens besproken worden en waar nodig kunnen ze worden opgenomen in een project kickoff-meeting. In een dergelijke meeting is het cruciaal om in realtime de doelstellingen, volgende stappen, rollen en verantwoordelijkheden te bespreken.
3. Wil je de teamspirit verhogen of dat het team weer verbindt met elkaar?
   Zowel asynchrone als realtime samenwerking kan van waarde zijn. Happy hours of teambuilding activiteiten vinden bij voorkeur plaats op locatie. Het is echter niet altijd mogelijk voor iedereen om deel te nemen als de teams verspreid zijn. Hybride werknemers kunnen chatten of online gesprekken aangaan, of teams kunnen overwinningen of persoonlijke hoogtepunten delen in asynchrone settings, om ze op een later moment te vieren. Eén keer per jaar een bedrijfsuitje organiseren kan helpen om die persoonlijke band met verspreide teams te verbeteren.

Het is mogelijk om asynchroon en synchroon werken goed in balans te houden. Bewust omgaan met de hoeveelheid vergaderingen en gezamenlijke activiteiten stelt je team in staat om effectief, inclusief en creatief aan het werk te gaan.