Grip op je timemanagement in 8 stappen

Het leven lijkt steeds sneller te gaan. Werk, huishoudelijke taken, sociale verplichtingen en persoonlijke doelen vechten om onze aandacht, terwijl onverwachte gebeurtenissen en extra verantwoordelijkheden zich vaak onverwacht aandienen. Het resultaat? Een overvolle agenda die niet alleen druk voelt, maar ook kan bijdragen aan chronische stress en het risico op burn-outklachten. Goede timemanagement skills helpen je om deze uitdagingen te overwinnen. Hoe krijg je dan grip op je timemanagement?

Met de aanpak hieronder creëer je meer rust, overzicht en balans in je dagelijks leven.

Stap 1: bewustzijn

Hoe bewust ga jij om met je tijd?

Veel mensen besteden hun tijd onbewust. Volgens onderzoek van Rescuetime verspillen we dagelijks zelfs meerdere uren met inefficiënte activiteiten zoals afleidingen, overbodige activiteiten of bijvoorbeeld tijdrovend mailverkeer. Het is daarom handig om tijd te vergelijken met geld: je kunt het maar één keer uitgeven.

Om bewuster met je tijd om te gaan, is het slim om een effectieve tijdsplanning te maken. Dit begint met inzicht krijgen waaraan je je tijd zou moeten besteden. Net zoals je financiële uitgaven categoriseert, kun je ook je tijd indelen in drie soorten lasten:

1. Vaste lasten: dit zijn je terugkerende verplichtingen, zoals werk, vergaderingen, of huishoudelijke taken.
2. Flexibele uitgaven: dit betreft tijdsuitgaven waarvan je weet dat ze moeten gebeuren, maar waarvoor niet een vast moment voor staat.
3. Onverwachte uitgaven: tijd voor onvoorziene situaties, zoals een spoedklus of een onverwachte vraag van een collega.

Door je taken in deze categorieën onder te verdelen, krijg je een helder overzicht over jouw taken en het karakter ervan.

Stap 2: inzicht

Zet alle taken en verantwoordelijkheden die je hebt onder elkaar, en noteer daarbij hoeveel uur per dag of week je hieraan besteedt. Vraag jezelf vervolgens af: heb ik genoeg uren in de dag of week om al deze taken te volbrengen? Zo niet, dan is het belangrijk om keuzes te maken. Kijk welke taken je kunt schrappen, delegeren of efficiënter kunt uitvoeren, zodat je meer ruimte creëert in je planning en je focus kunt houden op wat echt belangrijk is.

Stap 3: grip op je timemanagement met timeblocking

Plan al je taken in tijdsblokken in je agenda. Deze methode, bekend als time blocking, helpt je precies te bepalen wanneer je aan welke taak werkt. In tools zoals Outlook kun je eenvoudig een aparte agenda aanmaken die je ’tijdblokken’ noemt. Door taken en afspraken in deze blokken te plannen, krijg je een helder overzicht van je dag en weet je precies waar je tijd naartoe gaat.

Wil je echt grip krijgen op je timemanagement? Dan is het essentieel om met een agenda te werken, bij voorkeur een digitale. Zo kun je flexibel blijven en gemakkelijk aanpassingen maken als dat nodig is.

Stap 5: to do-lijst

Je hebt inmiddels een overzicht gemaakt van jouw verplichtingen. Binnen deze verplichtingen zijn er specifieke taken of acties die je moet uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het bijwerken van je e-mail of bijvoorbeeld het opzetten van een reclamecampagne. Om overzicht te houden, kun je al deze acties verzamelen in een to do-lijst.

Een handige tool hiervoor is Microsoft To Do. Maak per hoofdtaak een aparte lijst aan, zodat je eenvoudig kunt zien welke acties je per categorie moet afronden. Dit helpt je georganiseerd te blijven en niets over het hoofd te zien.

Stap 4: inplannen en prioriteiten stellen

Nu je per taak een to do lijst hebt opgesteld, wil je natuurlijk dat deze taken worden uitgevoerd en je lijst zo kort mogelijk blijft. Gebruik hiervoor je Microsoft Agenda en integreer deze met Microsoft To Do. Hiermee kun je jouw taken direct inplannen in de tijdsblokken van je Outlook-agenda. Sleep de items eenvoudig naar de juiste tijdsblokken, zodat je zeker weet dat je aan je taken toekomt.

Voltooide taken kun je afvinken; deze verdwijnen automatisch uit de lijst. Niet afgeronde taken blijven zichtbaar en kun je later opnieuw inplannen.

Heb je een lange to do-lijst? Dan is het handig om deze te prioriteren. Zet de belangrijkste taken bovenaan en de minder belangrijke onderaan. Om te bepalen wat belangrijk en urgent is, kun je de Eisenhower Matrix gebruiken:

• Urgent en belangrijk: deze taken krijgen de hoogste prioriteit. Plan ze direct in.
• Niet urgent, maar belangrijk: plan deze taken later in, wanneer er meer ruimte is in je agenda.
• Urgent, maar niet belangrijk: deze taken kun je overwegen te delegeren.
• Niet urgent en niet belangrijk: skip deze taken of plan ze ver in de toekomst.

Door je to do-lijst op deze manier te ordenen, werk je efficiënt en besteed je je tijd aan wat echt belangrijk is. Zo krijg je grip op je planning en behaal je meer resultaat in minder tijd.

Stap 4: kies een strategie op basis van jouw valkuilen

Nu begint de echte uitdaging: ervoor zorgen dat je de taken in je planning ook daadwerkelijk afrondt. Dit klinkt eenvoudiger dan het is, want je persoonlijke eigenschappen spelen hierbij een grote rol. Iedereen heeft unieke kwaliteiten, maar ook valkuilen die het lastig kunnen maken om je planning na te leven. Als je in een van deze valkuilen stapt, kan dat je hele planning verstoren en raak je misschien ontmoedigd om door te gaan. Dit kan leiden tot het uitstellen van taken of zelfs opgeven voor de rest van de dag.

Welke valkuilen zijn dat precies? Hieronder vind je de meest voorkomende, zodat je ze kunt herkennen en er een strategie voor kunt ontwikkelen. Zo blijf je op koers en haal je het maximale uit je planning.

Stap 5: identificeer jouw valkuilen voor meer grip op timemanagent

Bekijk de valkuilen hieronder en schrijf op welke voor jou van toepassing zijn.

• Te veel op één dag willen plannen (wishful thinking)
  Mensen overschatten vaak wat ze in één dag kunnen doen en hebben daardoor een overvolle planning. Dit leidt tot frustratie wanneer taken niet afgerond worden en zorgt voor onnodige stress.
• Geen nee kunnen zeggen / geen grenzen aangeven (willen pleasen)
  Het niet kunnen aangeven van grenzen komt vaak voort uit de drang om anderen te helpen of de angst om hen teleur te stellen. Dit resulteert in een overvolle agenda en een gebrek aan controle over je tijd.
• Uitstellen
  Taken worden vooruitgeschoven omdat het moeilijk is om te beginnen of omdat ze als vervelend of overweldigend worden ervaren. Hierdoor stapelt werk zich op en ontstaat extra druk vlak voor deadlines wat de kans vergroot op de grip op je timemanagement te verliezen.
• Geen focus hebben / afgeleid raken
  Zonder duidelijke doelen en prioriteiten raken mensen snel afgeleid door kleine zaken, zoals e-mails of social media. Dit zorgt ervoor dat tijd verspild wordt en belangrijke taken blijven liggen.
• Te lang besteden aan een taak
  Door perfectionisme blijven mensen te lang bezig met een taak, omdat ze deze steeds willen verbeteren. Dit gaat ten koste van tijd die nodig is voor andere taken.
• Gebrek aan discipline
  Een planning maken lukt vaak wel, maar het daadwerkelijk uitvoeren ervan is lastiger. Uitstelgedrag of een gebrek aan routine zorgt ervoor dat taken blijven liggen en de werkdruk toeneemt.
• Geen rekening houden met onverwachte uitgaven
  Als een planning te strak is, is er geen ruimte voor onvoorziene gebeurtenissen, zoals spoedklussen of extra verantwoordelijkheden. Dit verstoort de planning en veroorzaakt stress.

Stap 6: kies een timemanagement-strategie

Sommige van de eerdergenoemde valkuilen worden al deels voorkomen door de stappen die je hebt genomen. Toch kunnen andere valkuilen ervoor zorgen dat je opnieuw grip op je timemanagement verliest. Daarom is het belangrijk om naast de basisstappen ook een strategie te kiezen die specifiek helpt jouw grootste valkuilen te vermijden.

Het begint met het vinden van een aanpak die past bij jouw persoonlijke behoeften en uitdagingen. Hieronder deel ik 6 effectieve strategieën.

Timemanagement strategie 1: Time blocking

Deze strategie hebben we hierboven al besproken. Bij time blocking deel je je dag in specifieke tijdsblokken, waarbij elk blok een taak of activiteit krijgt. Dit voorkomt multitasking en zorgt ervoor dat je je volledig kunt focussen op één ding tegelijk.

Voor wie?

• Mensen die moeite hebben om overzicht en focus te houden.
• Degenen die te veel op één dag proberen te doen en daardoor een meer realistische aanpak nodig hebben.

Time blocking geeft structuur aan je dag, helpt om prioriteiten te stellen en voorkomt dat je je overweldigd voelt door een eindeloze lijst van taken.

Timemanagement strategie 2: Pomodoro-techniek

De Pomodoro-techniek verdeelt je werk in korte, intensieve werkperiodes van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten. Na vier sessies neem je een langere pauze. Dit helpt je om geconcentreerd te blijven zonder mentale uitputting. Zo houd je focus en krijg je veel gedaan in korte tijd.

Voor wie?

• Mensen met een gebrek aan discipline die moeite hebben om taken te beginnen.
• Degenen die de neiging hebben om uit te stellen.
• Degenen die perfectionistisch zijn en te lang aan een taak blijven werken.

Het creëert een duidelijk begin- en eindpunt, waardoor uitstellen wordt tegengegaan en de focus behouden blijft.

Timemanagement strategie 3: Getting Things Done (GTD)

De GTD-methode draait om het vastleggen, organiseren en prioriteren van al je taken. Alles wat op je afkomt waaruit een taak voor jou naar voren komt verzamel je en plan je op een vast moment in. Dat geldt voor acties uit telefoontjes, overleg, verwerken van je mail, gesprekken, post, et cetera. Daarbij verdeel je grote projecten in concrete acties en werkt stapsgewijs door je takenlijst heen. Regelmatige herziening zorgt voor overzicht en controle. Een hele fijne regel is: alles wat binnen 2 minuten gedaan kan worden, doe je direct!

Voor wie?

• Mensen die wat chaotisch kunnen zijn en vaak in de positie komen dat ze denken: “o ja, er was nog iets wat ik moest doen, maar wat was het ook alweer?”
• Degenen die moeite hebben met focus en behoefte hebben cyclisch te werken.

Door je taken helder te organiseren en op te splitsen, krijg je hiermee overzicht en voorkomt deze strategie dat je veel stress hebt. Je gaat steeds meer ervaren dat je goed georganiseerd raakt.

Timemanagement strategie 4: Eat that frog

Deze strategie moedigt je aan om je dag te beginnen met de belangrijkste en meest uitdagende taak – de ‘kikker’. Door deze eerst te doen, maak je een vliegende start en houd je energie over voor de rest van de dag.

Voor wie?

• Mensen die geneigd zijn om hun belangrijkste (en moeilijkste) taken uit te stellen.
• Degenen die niet weten waar te beginnen en daardoor vastlopen.

Door de moeilijkste taak als eerste aan te pakken, creëer je een gevoel van voldoening en maak je de rest van de dag lichter.

Timemanagement strategie 5: Eat that elephant

Bij deze strategie verdeel je grote, overweldigende projecten in kleinere, behapbare stappen. Je werkt stap voor stap door het project heen, waardoor het overzichtelijker wordt wat je kunt doen en er minder tegenop gaat zien.

Voor wie?

• Mensen die grote projecten uitstellen omdat ze overweldigd raken door de omvang ervan.

Dit is een klein onderdeel van GTD, zonder dat je het hele GTD-stroomschema hoeft te doorlopen. Maar het opdelen van taken maakt projecten beheersbaar en vermindert stress.

Timemanagement strategie 6: Benedictijns Timemanagement

Deze methode combineert structuur met flexibiliteit. Je werkt in tijdsblokken, maar zonder strikte planning binnen die blokken. Vaste routines zorgen voor consistentie, terwijl er ruimte is voor aanpassingen en je in rust en flow werkt aan jouw taken.

Voor wie?

• Mensen die zich graag ZEN voelen en betekenis geven aan het zijn en doen in plaats van aan de uitkomst van hun werk.
• Degenen die moeite hebben met discipline en baat hebben bij vaste routines.

Het biedt structuur zonder strakke deadlines, wat ruimte geeft voor flexibiliteit en werkplezier.

Bovenstaande strategieën, of delen daarvan kunnen heel goed met elkaar gecombineerd worden en kunnen elkaar versterken. Wel is het belangrijk niet te hard van stapel te lopen. Ik raad aan om eerst met time blocking te starten en vandaaruit steeds na een week te bepalen wat je vooruitgang is en waar knelpunten liggen. Om dan vervolgens een nieuwe strategie toe voegen om de knelpunten te ondervangen.

Stap 7: reflectie

Als je duurzame gedragsverandering wilt realiseren dan is het belangrijk dat je reflecteert op wat goed ging, waar knelpunten liggen en waar nog kansen liggen om meer grip te krijgen op je timemanagement. Hiervoor kun je het reflectieformulier timemanagement voor gebruiken. Hanteer het formulier elke week en je zult zien dat je met stappen vooruitgaat!

Stap 8: oogst en vier je winst

Minstens zo belangrijk is het om je behaalde successen te vieren, hoe klein ze ook lijken. Dit zorgt dat je gemotiveerd blijft en helpt je om vooruitgang te blijven boeken. En onthoud: zelfs voor experts in timemanagement blijft het een uitdaging om alles perfect te beheren. Als je alle stappen hebt doorlopen zal je ontdekken dat je steeds meer grip krijgt op je tijd en lukt het steeds meer om balans te vinden in je dagelijkse leven. Zet stap voor stap door, en voor je het weet, maak jij van timemanagement jouw kwaliteit!

Heb je bovenstaande stappen doorlopen en wil je nog meer grip op je timemanagement? Bekijk dan ook dit artikel; “11 tips voor een productievere werkdag“.

Home < Grip op je timemanagement in 8 stappen