Apps & Tools

De inrichting van een virtueel kantoor

0

Het werken zonder traditionele hulpmiddelen vereist een goed uitgedacht systeem van (online) applicaties, die met elkaar geïntegreerd zijn. Een kijkje achter de schermen bij het virtuele kantoor van internetbureau DNA Media.

Waarom een virtueel kantoor?

Als internetbureau, gevestigd in Friesland, loop je al snel tegen bepaalde beperkingen aan. Het is een feit dat de meeste creatieve mensen toch de randstad opzoeken. Het vinden van het juiste personeel is dan ook lastiger als je alleen in Friesland kunt zoeken. Daarnaast hebben we soms gewoon echte specialisten nodig en dan moet je net het geluk hebben dat er één beschikbaar is in de regio.

Toen ik mijn bedrijf augustus j.l. startte, wilde (en kon) ik niet direct van start gaan met vast personeel. Dat kost veel geld en brengt een hoop extra verantwoordelijkheden met zich mee, waar je als startende ondernemer niet op zit te wachten. Toch moest ik op de een of andere manier aan resources komen, want ik ben zelf projectmanager en geen programmeur of vormgever. De keus om te werken met freelancers was dan ook snel gemaakt. Maar dat bracht een nieuw probleem van hele andere orde met zich mee: samenwerken!

Na behoorlijk wat nadenken en brainstormsessies met bekenden en adviseurs, heb ik besloten ‘Het Nieuwe Werken’ te implementeren binnen mijn kersverse onderneming. Op kantoor worden de projecten gemanaged en de productie wordt door de freelancers vanaf hun eigen locatie uitgevoerd. De communicatie tussen projectmanagers, freelancers en klanten verloopt via online applicaties. De applicaties moeten dan wel naadloos op elkaar aansluiten, de licenties moeten niet te duur zijn en iedereen moet met de applicaties overweg kunnen. Daar zou het nieuwe werken nog wel eens uitkomst kunnen bieden.

Na een behoorlijke zoektocht, waarbij we tientallen online applicaties bekeken en grondig hebben getest, hebben we de perfecte configuratie voor ons bedrijf gevonden. Hieronder biedt ik jullie een kijkje in de keuken van ons virtuele kantoor.

Communicatie

Voor de e-mailcommunicatie gebruiken wij de zakelijke versie van Google Apps. Naast de bekende eigenschappen van Gmail (goede zoekfunctie, labels, online beschikbaarheid van e-mails enz.) biedt Google Apps de mogelijkheid om e-mail te integreren met een heel scala aan applicaties die eenvoudig kunnen worden toegevoegd vanuit de Marketplace van Google Apps.

Beveiliging

Als startende ondernemer neem je niet zomaar vanaf de start een systeembeheerder in de arm die de hele boel inricht. Toch is het instellen en beveiligen van mailservers een must. Google speelt daar handig op in met haar Google Apps voor bedrijven. Vanuit een simpele interface kun je verschillende instellingen doen die gelden voor alle accounts die onder de hoofdaccount vallen. Dit is dan ook tevens het grootste voordeel ten opzichte van de ‘gewone’ Gmail van Google.

Een ander veiligheidsaspect is diefstal. Iedereen van wie zijn of haar laptop is gestolen, zal direct begrijpen wat ik bedoel. Het kwijt zijn van al je mail (als je geen back-up gemaakt hebt) of een gedeelte van je mail (als je onlangs een back-up hebt) kan catastrofale gevolgen hebben. Google Apps bewaart alles online, waardoor de kans dat je al je e-mail kwijtraakt met Google Apps erg klein is.

Google Apps (mail) vs Microsoft Outlook

Mijn belangrijkste reden om te kiezen voor Google Apps (of Gmail) in plaats van Microsoft Outlook, was het kostenplaatje. Outlook (zonder de rest van office) kost € 189,- per gebruiker, terwijl Google Apps slechts € 40,- per gebruiker kost en dat is zelfs inclusief Google Docs en Google sites.

Outlook is een offline applicatie, waardoor je mail alleen beschikbaar is op de computer waarop Outlook geïnstalleerd is. Je moet dus altijd je laptop of computer bij de hand hebben als je je mail wilt raadplegen. Met Google Apps (of Gmail) kun je vanaf elke computer ter wereld met een internetverbinding mail bekijken en versturen en ook al bekijk je via een andere computer je mail, Google heeft keurig netjes al je instellingen bewaard, dus alles werkt hetzelfde.

Google Calendar biedt de mogelijkheid om andere mensen inzicht te geven in agenda’s. Er is geen aparte server of aparte software voor nodig. Gewoon rechten toekennen en de gemachtigde personen kunnen de agenda bekijken, bewerken of beheren. Voor een virtueel kantoor dat uitsluitend werkt met freelancers dus een must!

De voordelen kort op een rij:

  • Goede beveiliging
  • Goedkoper dan MS Outlook
  • Zeer goede zoekfunctie
  • Overal ter wereld, vanaf iedere computer je mail beschikbaar
  • Naadloze integratie met Google Docs (Google’s Office pakket)
  • Nooit e-mails kwijt na diefstal van computers of laptops
  • Uitgebreide beheerfuncties voor beheerders

Documenten & samenwerken

Documenten maken en uitwisselen doen we met Google Docs. Het is een zeer goed alternatief voor het dure Office pakket van Microsoft. Je kunt nog steeds gewoon de MS Office bestanden van collega’s en klanten blijven openen. Je kunt deze bestanden vanuit je mail opslaan en bekijken of gewoon vanaf je computer uploaden naar Google Docs. Ook hier zit het grote voordeel in de goede zoekfunctie en online beschikbaarheid. Er is altijd een veilige back-up en de documenten kunnen geraadpleegd worden vanaf elke computer ter wereld met een internetverbinding.

Google Docs (als onderdeel van Google Apps) biedt ook veel mogelijkheden op gebied van samenwerken aan documenten. Ook hier is het weer mogelijk om iedereen (ook als ze geen Google account hebben) toegang te geven tot documenten die je wilt delen. Je kunt real-time samenwerken aan een document en je hoeft niet elke versie eerst op te slaan alvorens je het document kunt bekijken of bewerken.

Voor het uitwisselen van grotere bestanden tussen de projectmanagers, freelancers en klanten, maken we gebruik van Dropbox. Je kunt gewoon eenvoudig een bestand uploaden en toestemming verlenen aan de mensen die het bestand mogen downloaden. Snel en simpel.

Projectmanagement

Een van de belangrijkste activiteiten binnen het bedrijf is het projectmanagement. Wij hebben dan ook veel tijd gestoken in het vinden van een goede online projectmanagementtool. Het moet een duidelijk overzicht bieden van alle lopende projecten en de status van de projecten.

Een projectmanager bij DNA Media heeft gemiddeld tussen de 10 en 20 lopende projecten waar hij verantwoordelijk voor is. De online projectmanagementtool heeft dan ook een sleutelfunctie binnen het bedrijf.

Ons wensenlijstje:

  • Eenvoudig te gebruiken (iedere nieuwe freelancer moet er direct mee uit de voeten kunnen)
  • Gantt Chart (per project, maar ook van alle lopende projecten)
  • Overzichtelijke interface
  • Ondersteunt teams/groepen
  • E-mail notificatie
  • Verschillende rollen (in ieder geval beheerder, projectmanager, freelancer en klant)
  • Google Apps & Google Calendar integratie
  • Takenlijst per gebruiker en alle taken
  • Mogelijkheid om bestanden te uploaden
  • Prettige vormgeving (we moeten er de hele dag naar kijken)

Uiteindelijk is onze keus gevallen op de online applicatie 5PM. Runner-up was BaseCamp, maar daar misten we het overzicht van alle lopende projecten in Gantt Chart vorm. Dit was onze belangrijkste eis, omdat het in 1 oogopslag inzicht geeft in de planning en de lopende projecten.

5PM is grafisch goed vormgegeven, waardoor het gebruik wordt vereenvoudigd. Door de interface met twee kolommen hoef je niet voor elke handeling een nieuwe pagina te openen. Dit bespaart tijd en frustratie.

De virtuele back-office

Ook de back-office is volledig virtueel ingericht. Natuurlijk ontkom je er niet aan dat je nog wat mappen moet gebruiken, maar alle informatie is in ieder geval ook online te vinden. Zo gebruiken we voor het factureren het online programma MoneyBird. Het is een fijn en overzichtelijk programma, waarmee je als MKB-bedrijf je factuurstroom kunt automatiseren. Het programma kan bijvoorbeeld automatische herinneringen en aanmaningen versturen. De interface is simpel en het programma is eenvoudig te configureren.

Voor de rest maken we natuurlijk dankbaar gebruik van online tools die al door veel ondernemers gebruikt worden, zoals Internetbankieren, VOIP enz.

Kosten van een virtueel kantoor

Een virtueel kantoor met cloud apps brengt zeer veel voordelen met zich mee. Zo maakt een virtueel kantoor het mogelijk om ‘het nieuwe werken’ te implementeren in een organisatie. Maar één van de meest interessante voordelen is voor veel bedrijven het kostenplaatje. De online applicaties zijn doorgaans een stuk goedkoper dan de traditionele softwarepakketten.

Een grove indicatie van de kosten:

  • Google Apps: € 40,- per jaar, per gebruiker (mail, documenten, agenda enz.)
  • Skype:  € 0,- (Instant messaging en internet bellen)
  • 5PM: € 35,- per maand (20 gebruikers, 40 projecten)
  • MoneyBird: € 10,- per maand (onbeperkt facturen sturen)

De bovenstaande bedragen zijn natuurlijk slechts een indicatie. Alle bedrijven achter de gebruikte programma’s hebben de prijzen op de website vermeld. Onder het kopje ‘Resources’ onderaan dit artikel staan de links naar de betreffende websites.

Flexibel en schaalbaar

Door te werken met freelancers en een virtueel kantoor is DNA Media als bedrijf zeer schaalbaar geworden. Freelancers worden alleen betaald als we ze inhuren en het kantoor hoeft niet ingericht te worden voor extra mensen. Hierdoor is het mogelijk om de ene dag 20 mensen aan het werk te hebben en de volgende 2, zonder dat het extra overhead met zich meebrengt.

Deze flexibiliteit heeft ons geen windeieren gelegd. We kunnen zowel kleine als grote, complexe projecten aannemen. En inmiddels werken er nu gemiddeld zo’n 7 tot 8 freelancers aan de projecten van DNA Media.

Resources