De voordelen & uitdagingen van de sprint-aanpak voor je design

Ben jij een ontwerper van (online) software? En werk jij stap voor stap toe naar een optimale gebruikersbeleving? Dan loop je zeer waarschijnlijk ook tegen de nadelen van zo’n aanpak aan: het traject duurt vaak erg lang en het ontwerp blijft voor een groot deel gebaseerd op aannames. In dit artikel vertel ik over de verschillen tussen een mensgericht voortraject en de sprint-aanpak voor meer snelheid en kwaliteit. Deze aanpak lijkt goed te passen binnen de branches waar onze focus ligt (zorg en onderwijs).

Iedere online professional beseft waarschijnlijk dat een ontwerptraject start met weten waarom je het doet en voor wie je het doet. Sinds een aantal jaren werken wij om die reden ­­met een ‘mensgericht voortraject’. In dit traject leren we zowel de opdrachtgever(s) als de eindgebruiker(s) kennen en begrijpen. En dat werkt. Want juist door zoveel aandacht aan de mens te besteden – nog voor je met techniek aan de slag gaat – bouw je uiteindelijk een oplossing die mensen echt willen en zullen gebruiken.

Nadelen van een mensgericht voortraject

Er kleven echter een paar nadelen aan deze aanpak. Zo leveren ontwerpers in het voortraject iets op dat voor een groot deel is gebaseerd op aannames, waardoor de kans groot is dat je tijdens het ontwikkelen tegen allerlei onverwachte zaken aanloopt. Zo kan de hoeveelheid content of data die in het systeem moet, significant afwijken van de aanname. Of een bepaalde koppeling die moet worden gemaakt, blijkt in de praktijk toch niet helemaal haalbaar. Daardoor is er kans dat het eindresultaat anders is dan het ontwerp dat de klant in het begin te zien kreeg. Het gevolg: teleurstelling.

Een ander nadeel is dat deze aanpak vaak een lange doorlooptijd kent: ongeveer zes weken tot zes maanden, afhankelijk van de grootte van het project en de politieke situatie bij de opdrachtgever. En in al die kostbare tijd heb je nog geen letter code ‘op papier gezet’ en weet je nog niet alles echt zeker.

Welke aanpak zorgt ervoor dat je al vanaf de start agile werkt, tempo kunt blijven maken, geld kunt besparen en geen concessies hoeft te doen als het gaat om de gebruikersbeleving?

Werken met de sprint-aanpak

Het mensgerichte voortraject zorgt ervoor dat alle belangrijke kennis en inzichten in huis zijn voor je gaat bouwen. Maar het kan ook een stuk sneller en efficiënter. Hoe? Door design – net als development – ook in sprints op te pakken. Je start met de juiste dingen (globaal), waarna je deze steeds verder uitwerkt (de dingen juist). Ik denk dat je op deze manier dezelfde, zo niet betere kwaliteit kunt leveren als met een gefaseerde mensgerichte aanpak, en dan in een fractie van de tijd. Twee of drie weken, in plaats van een aantal maanden!

Voorbereiding

Het begint met een sprint van één week (vaak de ‘nulsprint’ genoemd), waarin een multidisciplinair team samen het probleem van de opdrachtgever en de doelgroep definieert. Dan hebben we het over de doelstellingen van je klant en de behoeftes en het gedrag van de gebruikers. Dat resulteert in onder andere een lijst met bruikbare doelstellingen, persona’s, een stijlvoorstel en een planning. Vervolgens ga je op zoek naar mensen die in staat zijn de problemen globaal op te lossen.

Idee – prototype – realisatie

Na de voorbereiding ga je in 1 of meerdere design sprints, van 1 week, aan de slag. Tijdens zo’n sprint doorloop je continu een loop: idee – prototype – realisatie. Je verzamelt als groep eerst een aantal ideeën om het probleem op te lossen. De beste twee of drie ideeën ga je prototypen. En het prototype dat als beste oplossing geaccepteerd wordt, ga je in dag 3, 4 en 5 van de sprint daadwerkelijk realiseren en testen.

Vormgegeven én werkende software

Direct realiseren kan eenvoudig in de design sprint, omdat alle disciplines die je er voor nodig hebt bij elkaar zitten. De belangrijkste functionaliteiten worden tijdens de design sprints dus al direct gebouwd en voorzien van échte content. Aan het eind van een design sprint heb je een resultaat dat nog niet af is, maar wel getest kan worden. Hierna kunnen ontwikkelaars er direct mee aan de slag.

Daarnaast lever je tijdens deze sprints een set usability-richtlijnen, ontwerpprincipes en een online styleguide op. Het voordeel is dat de ontwikkelaars nu niet meer continu hoeven na te denken over wat ze aan het ontwikkelen zijn, wat ze moeten oplossen en waar ze naartoe moeten. Want dat is in de design sprints al samen met hen gedefinieerd.

Hoe zorg je ervoor dat dit goed werkt?

Het succes van deze werkwijze is voor een zeer groot deel afhankelijk van de (kwaliteit en beschikbaarheid van) mensen die in zo’n multidisciplinair team samen gaan sprinten.

Wie heb je allemaal nodig voor de design sprints?

1. De product owner
   Vertegenwoordigt de business, de KPI’s en kent het probleem.
2. De eindgebruiker
   In plaats van onderzoek doen naar de behoefte van de eindgebruikers, betrek je hen gewoon fulltime in de design sprint. Daarvoor is het essentieel dat je de juiste personen vindt.
3. Een UX-ontwerper
   Iemand die in staat is om voor een probleem een werkende oplossing te schetsen. Hij of zij houdt de gebruikerservaring in het oog.
4. Een software-architect
   Een ervaren softwareontwikkelaar die een helikopterview heeft, die de grote lijnen overziet.
5. Iemand van marketing of communicatie
   Vaak is marketing een belangrijke stakeholder. Betrek deze dan ook: dat schakelt supersnel. Deze persoon toetst of de oplossing past binnen de doelstellingen en kan ook direct voor content zorgen.
6. De scrummaster (bonusrol)
   Een regelaar/facilitator. Iemand die geen inhoudelijke bijdrage levert, maar op het proces stuurt.

Waarom werkt dit nou zo goed?

Tijdens een mensgericht voortraject betrek je alle stakeholders op verschillende momenten, om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van het probleem en de diverse behoeften. Je bouwt het vertrouwen op, maar dat proces duurt erg lang. Iedereen moet gehoord worden en iedereen moet zijn mening geven. Dat resulteert in een opzet die iedereen tevreden moet stellen (concessies!).

In design sprints werk je met flinke tijdsdruk. Je hebt dus geen tijd om te twijfelen. Juist omdat je in zo’n multidisciplinaire groep snel tot een beslissing moet komen, krijg je vaak de beste, meest pure oplossingen. Je intuïtie is immers vaak correct. Hoe langer je ergens over gaat nadenken en hoe meer mensen je bij een beslissing betrekt, hoe eerder politiek een rol gaat spelen en je concessies gaat doen. En juist omdat je multidisciplinair bezig bent in zo’n sprint, kun je heel snel bijsturen als er iets niet goed gaat.

Wat zijn de grootste uitdagingen?

De ervaring is dat de grootste uitdaging ‘m zit in de juiste mensen bij elkaar krijgen. En deze ook echt beschikbaar te maken voor de sprint. De product owner, eindgebruiker en marketeer – allemaal afkomstig van de opdrachtgever – moeten 5 dagen lang fulltime (en soms gedurende meerdere sprints) aanwezig zijn.

Bovendien moet het hele team zich puur kunnen focussen op dit project. Het is dus essentieel dat de teamleden echt vrijgemaakt worden en dat blijkt in de praktijk vaak lastig. Het is goed om te weten dat niet iedereen elk uur van elke dag aanwezig hoeft te zijn. Als je hier vooraf een planning voor maakt, wordt het wellicht een minder grotere uitdaging om voor elkaar te krijgen.

Verder is het van belang dat het proces continu door kan gaan. Als je gaat sprinten, staan belangrijke mensen in de startblokken. Als die mensen niets kunnen doen – omdat het proces niet vloeiend loopt of de product owner geen heldere probleemstelling heeft – lekken die uren weg. En dan heb je een groot probleem, want die mensen zijn straks niet meer beschikbaar. Een scrummaster is voor dit proces dus wel erg prettig.

Hoe pak jij het aan?

Wil je zelf eens aan de slag met design sprints? Bekijk ook eens deze checklist. De sprint-aanpak lijkt goed te passen binnen de branches waar onze focus ligt (zorg en onderwijs). Deze manier van werken is continu in ontwikkeling en we zijn dan ook ontzettend benieuwd naar jouw ervaringen. Wat vind je van deze aanpak? Werken jullie met design sprints of ziet jullie voortraject er anders uit? Wat zijn de best practices, tegen welke uitdagingen en problemen loop jij aan? Jouw input, ervaringen en tips zijn van harte welkom!

Afbeelding intro met dank aan 123RF.